Inzicht

Het einde van de papieren omweg

  • Share

Plasticproducent Borealis zet sinds juni vorig jaar volop in op elektronische facturatie. Intussen heeft meer dan de helft van Borealis' leveranciers de oplossing geadopteerd. Eddie Van den Eede, Europees verantwoordelijke voor de leveranciersboekhouding, vertelt over het succes van zijn project.

Hoe verloopt jullie papieren facturatieproces?
Eddie Van den Eede
: Zoals bij zoveel bedrijven van enige omvang is dat een goed geolied systeem. We ontvangen van onze leveranciers per post een papieren factuur. Die wordt dan manueel ingescand. Software die gebruik maakt van optische karakterherkenning leest de relevante informatie en slaat die op in ons ERP-systeem. Die gegevens worden dan door de boekhouding verwerkt. We archiveren de documenten elektronisch, zeven jaar lang, zoals de wet het voorschrijft.

Wat was de voornaamste reden voor de overschakeling op een elektronisch alternatief?
Van den Eede
: Kostenbesparing. Een papieren factuur kost de leverancier al snel drie euro, en voor de klant kan dat oplopen tot vier euro. Ik bekijk het zo: bij papieren documenten komen een heel aantal handelingen kijken. Bij de leverancier wordt de factuur geprint, in een omslag gestopt, gefrankeerd en op de post gedaan. De klant sorteert zijn post, scheurt de enveloppes open en scant die manueel in. Het resultaat? Een elektronisch beeld van de factuur dat bovendien niet optimaal leesbaar is. Als je die hele papieren omweg afschaft, betekent dat een belangrijke besparing en daarenboven meer efficiëntie en betere kwaliteit.

Implementatie

Hoe verliep de implementatie van het project?
Van den Eede
: De technische implementatie was vrij eenvoudig. Het kostte een programmeur twee dagen werk om ervoor te zorgen dat het ERP-systeem ook facturen aanvaardt in pdf-formaat. De leverancier kan die dan eenvoudigweg per mail naar een vaste server sturen.
De uitdagingen lagen elders. Ten eerste moesten we ervoor zorgen dat wat we doen, strookt met wat de wetgever verwacht. Daarom hebben we het project eerst uitgerold in Zweden, Finland, België en Duitsland. In die landen is het nu al toegelaten om pdf-facturen via mail te sturen. Bovendien heeft Borealis omvangrijke sites in die landen met een belangrijk volume aan facturen.
In andere landen staat de wetgeving nog niet helemaal op punt. Zo is Oostenrijk voor ons een moeilijke omgeving, omdat de wetgever daar eist dat elektronische facturen gecertificeerd worden. Leveranciers verplichten om pdf-facturen met certificatie te versturen is moeilijk te realiseren en bovendien een extra kost. Maar gelukkig verandert dat: op 1 januari 2013 moeten eenvoudig per mail verstuurde pdffacturen overal in de Europese Unie rechtsgeldigheid krijgen. Verder doen we ook altijd een beroep op EY voor een audit van onze oplossingen. Zo zijn we zeker van de rechtsgeldigheid van ons concept.

Wat was de grootste uitdaging?
Van den Eede
: Zonder twijfel: de leveranciers overtuigen. In de vier landen waar we eerst van start gegaan zijn, hebben we zo'n 1.400 leveranciers benaderd, die we uitgenodigd hebben om, zoals bij wet verplicht, een eenvoudig contractje te ondertekenen. Intussen hebben 720 van hen getekend. 130 anderen werken aan een oplossing. 350 leveranciers hebben geweigerd en 200 leveranciers reageerden nog niet. Daarmee halen we een volume van ongeveer 26 à 27 procent van het totaal aantal facturen. Ons streefcijfer is 50 à 60 procent.

Hoe verklaart u die trage penetratie?
Van den Eede
: Als je de voordelen optelt, zou de overgang naar de elektronische factuur heel snel moeten verlopen. Maar blijkbaar is het idee nog niet doorgedrongen in de markt. Ik moet telkens opnieuw uitleggen dat een elektronische factuur wettelijk toegelaten is. Veel bedrijven zijn zich blijkbaar gewoon niet bewust van belangrijke nieuwe trends in het IT-landschap. Ik vind dat een ernstige vaststelling.
Grote leveranciers zijn meestal wel op de hoogte, maar houden toch vaak de boot af. Onze vraag tot elektronisch factureren dwingt hen eigenlijk om een uitzondering te maken op hun vaak goed geolied papieren proces, dat bovendien in veel gevallen uitbesteed wordt. Veel tijd en geld zou hen dat niet kosten; het zou alleen maar besparingen opleveren. Maar blijkbaar liggen hun prioriteiten elders.
Het is ook tekenend dat wij zelf nauwelijks benaderd werden door onze leveranciers met dezelfde vraag. Van onze 1.400 leveranciers waren er maar 3 die ons zelf vroegen of ze hun facturen elektronisch mogen opsturen. Dat bewijst dat de graad van acceptatie in de markt nog heel laag is. Ik zie mezelf dan ook vooral als een begeleider van onze leveranciers naar een nieuwe digitale wereld.