Steeds meer bedrijven opteren voor elektronische facturatie

  • Share

View this page in English - French  

Belgische ondernemingen zetten mee de toon in Europa

Brussel, 26 april 2012 – Volgens de CFO Barometer, een bevraging op initiatief van CFO Magazine en EY bij een representatief staal van Belgische CFO’s in middelgrote en grote ondernemingen, kiest 36% van de Belgische ondernemingen vandaag reeds voor elektronische facturatie. Daarenboven blijkt dat nog eens 35% binnen de twee jaar elektronische facturatie wil implementeren. Feit is dat de nieuwe Europese regelgeving hieromtrent e-invoicing alvast een duwtje in de rug geeft door de BTW-richtlijnen te versoepelen en minder rigide te zijn in de opgelegde systemen en elektronische formaten. Een belangrijke uitdaging voor de bedrijven blijft echter het overtuigen van klanten en leveranciers om de wederzijdse voordelen van elektronische facturatie te onderkennen. 

Elektronische facturatie in de lift
Dat elektronische facturatie aan een opmars bezig was, werd al enige tijd vermoed en recent werd dit ook bevestigd in een bevraging van EY i.s.m. CFO Magazine. Meer nog, uit de recente CFO Barometer blijkt dat België op dit vlak bij de beste leerlingen van de klas zit. Van de Belgische ondernemingen gebruikt 36% elektronische facturatie terwijl het Europese gemiddelde zich tussen de 20 à 30% van de ondernemingen situeert. Uit de barometer blijkt dat Belgische bedrijven voor elektronische facturatie kiezen om drie redenen: meer efficiëntie, minder kosten, en ten slotte, het verminderen van de ecologische voetafdruk. Marc Joostens, vennoot bij EY die het Centre of Excellence voor e-invoicing binnen EMEIA leidt, preciseert: “bedrijven denken verder dan pure kostenbesparing vanuit een crisissituatie. De insteek is veel positiever en gericht op het verbeteren en automatiseren van processen. Daarnaast spelen ook de verhoging van de controle op het facturatieproces en een efficiëntere archivering duidelijk een rol bij de keuze voor elektronische facturatie.”

Wie slim is... kiest voor elektronische facturatie
“Toch is de ROI van een investering in elektronische facturatie voor de ‘cijfermatige CFO een belangrijk issue”, zegt Sarah Heuninck, hoofdredacteur CFO Magazine. Een kwart van de ondervraagde ondernemers geeft aan dat de investering in elektronische facturatie vrij snel rendeert. De tijdshorizon voor de return on investment is weliswaar afhankelijk van de context maar doorgaans blijkt het mogelijk om e-invoicing binnen de 3 jaar, en in sommige gevallen zelfs binnen het jaar te laten renderen. Daarentegen blijft het wel opvallend dat bijna 31% van de ondervraagde CFO’s bekent niet te weten of de investering zich inmiddels heeft terugbetaald. Een doordachte en planmatige aanpak van de CFO blijkt hier essentieel.  “Vaak wordt het geheelplaatje uit het oog verloren en zien we een eerder gefragmenteerde aanpak die leidt tot grote vertragingen in de analyse en implementatie van elektronische facturatie. Wie het doordacht aanpakt, ziet doorgaans vrij snel de voordelen”, aldus Marc Joostens.

Sarah Heuninck: “Toegegeven, in de praktijk is het niet altijd even eenvoudig om de ROI te berekenen. Het mag dan nog relatief eenvoudig zijn voor klantenfacturen, voor leveranciersfacturen is de ROI iets moeilijker te becijferen omdat er verschillende analyses uitgevoerd moeten worden.” Wellicht verklaart dit ook het relatieve verschil in de toepassing van elektronische facturatie: van de bedrijven die elektronische facturatie toepassen doet 72,1% dit voor hun klantenfacturatie en slechts 58,1% voor hun leveranciersfacturatie.

Zorgt nieuwe Europese richtlijn voor doorbraak?
De Europese Unie wil reeds lange tijd elektronische facturatie stimuleren maar de bestaande wetgeving schoot haar doel in de praktijk voorbij. Zo bleken bedrijven het moeilijk te hebben om het overzicht te behouden van de vele en soms rigide verplichtingen en dit vooral in een internationale context. Een nieuwe richtlijn die tegen 1 januari 2013 omgezet moet zijn, creëert een nieuw kader dat heel wat soepeler is en waardoor er wellicht wat twijfels worden weggenomen. Marc Joostens beschouwt de nieuwe richtlijn alleszins als “een mogelijke nieuwe stimulans voor een definitieve doorbraak van elektronische facturatie... op voorwaarde dat de lidstaten deze niet weer elk op hun eigen manier gaan interpreteren.”

Daarnaast zal veel ook afhangen van de goede verstandhouding tussen de ondernemingen en de fiscale administratie. In dit opzicht zullen de ondernemingen moeten zorgen voor degelijke interne processen en controles die de nodige garanties bieden met betrekking tot de authenticiteit en, de integriteit en de leesbaarheid van de facturen. Elk bedrijf staat namelijk – al dan niet met externe hulp – in voor het in kaart brengen van het gehele facturatieproces. Bij controles door de fiscale administratie zal elke onderneming moeten aantonen dat het niet om een fictief opgemaakte factuur gaat, bijvoorbeeld aan de hand van documentatie van het facturatie- en archiveringsproces . Uit de CFO Barometer blijkt dat 35,4% van de ondernemingen alvast zekerheid inbouwen door een beroep te doen op een externe adviseur om de BTW conformiteit van hun elektronisch facturatieproces na te kijken.

Klanten en leveranciers mee in het bad?
Eén van de fundamentele factoren die de slaagkans van een e-invoicing project bepalen, is de acceptatiegraad van klanten en/of leveranciers van het nieuwe facturatieproces. Hier schuilt voor de bedrijven nog een belangrijke uitdaging. De bevraging toont immers aan aan dat er bij de klanten en leveranciers vaak nog enige koudwatervrees bestaat. Het vertrouwen van leveranciers blijkt groter te zijn dan dat van de klanten maar partijen vrezen onder andere dat de BTW recuperatie in het gedrang kan komen door een mogelijk gebrek aan BTW conformiteit. Marc Joostens wijst op het belang van communicatie: “open en tijdige communicatie met je externe partij is essentieel. Ze moeten een goed overzicht krijgen op het proces en de BTW conformiteit en zo gerustgesteld worden.” Ten slotte blijkt uit de CFO Barometer ook dat het belangrijk is dat het te volgen traject goed is uitgestippeld en dat iedereen binnen de onderneming vanaf de start betrokken is. Enkel als de hele organisatie in het project gelooft, zal elektronische facturatie een succes worden.

Over de CFO Barometer
De CFO Barometer is een onafhankelijk research initiatief van de redactie van CFO magazine in samenwerking met EY. Maandelijks wordt bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Barometer is lokaal, waardoor de resultaten heel respresentatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Barometer een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO.

Alle resultaten van de CFO Barometer zijn ook beschikbaar op de tabletversie van CFO Magazine en op www.cfobarometer.be

Over EY
EY is wereldwijd toonaangevend op het gebied van Assurance & audit, tax, transactions en advisory. Onze 152.000 mensen delen wereldwijd dezelfde waarden en staan voor kwaliteit. Wij maken het verschil door onze mensen, onze cliënten en de samenleving te helpen hun mogelijkheden optimaal te benutten.

Over Financial Media
Financial Media is de enige onafhankelijke, multimediale uitgever van kennis en knowhow voor de financiële directie. De organisatie is sterk ingebed in de financiële departementen van de middelgrote en grote bedrijven en in de grotere non for profit/publieke organisaties. Met haar publicatie CFO Magazine bereikt Financial Media niet alleen de CFO’s van deze ondernemingen, maar ook diens belangrijkste medewerkers zoals controllers, treasury managers, creditmanagers, accountants enz… Onafhankelijk onderzoek toont aan dat elk nummer van CFO Magazine gemiddeld 4,3 lezers heeft binnen dezelfde onderneming. Naast de traditionele print editie van CFO Magazine heeft Financial Media ook een tablet kiosk waarin naast het interactieve CFO Magazine ook extra content wordt gepubliceerd.

Naast CFO Magazine bouwt Financial Media vooral op diverse inhoudelijk gedreven evenementen en opleidingen. Financial Media ontwikkelt voortdurend nieuwe events in functie van de kennisbehoefte van de CFO’s en hun medewerkers en in functie van de voor hen relevante actualiteit. Met de combinatie van CFO Magazine, CFO E-zine (bereik van meer dan 8000 finance professionals), CFO Barometer, de tablet-applicatie en publicaties, de website, de waaier aan (sub)community-events en de opleidingen is Financial Media de leidende leverancier van kennis en knowhow voor de financiële directie.