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Le processus de consolidation

L’organisation et la préparation, des outils d’égale importance

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En matière de consolidation, les groupes doivent trouver l’organisation qui leur convient, l’adapter à leur développement, mais aussi se référer aux bonnes pratiques, que ce soit en matière d’équipes, d’outils, de processus, de délais de clôture, de fréquence de consolidation, etc. Voilà du moins l’avis de Vincent Etienne, associé chez Ernst & Young.

A la lecture des résultats du Baromètre CFO sur la consolidation, Vincent Etienne s’est livré à une recherche statistique sur les comptes consolidés publiés à la Banque Nationale de Belgique. « En 2012, la BNB a enregistré 825 comptes consolidés préparés par des sociétés belges pour l’exercice 2011. Environ 70% de ces comptes consolidés étaient préparés selon les normes belges, les 30% restants selon les normes IFRS. Assez naturellement, la quasi-totalité des comptes consolidés en normes belges concernaient des sociétés non cotées. Au niveau des comptes préparés selon le référentiel IFRS, environ 40% portaient sur des sociétés cotées. Ces données indiquent que les normes belges restent très largement d’application dans le cadre de la préparation des comptes consolidés et que les normes IFRS ne sont plus l’apanage des seules sociétés cotées. »

La plupart des répondants préparent des comptes consolidés. Quelles questions soulève aujourd’hui le processus de consolidation ?

Vincent Etienne : « La question de l’organisation la plus pertinente du processus de consolidation et du reporting se pose régulièrement au cours des différentes étapes de développement d’un groupe. Elle est clairement liée aux objectifs que l’on assigne aux comptes consolidés. Dans le cas de groupes cotés, ayant des investisseurs financiers avec des exigences similaires, l’obligation de présenter tous les semestres des comptes consolidés – et tous les trimestres des indicateurs consolidés – requiert des moyens permanents. Les groupes cotés sur les marchés réglementés publient leurs comptes selon le référentiel IFRS, ce qui introduit une complexité complémentaire et exige donc une organisation et des moyens plus importants. Dans le cas de groupes non cotés, si la consolidation n’est réalisée que pour répondre aux obligations statutaires, les moyens à mobiliser seront très différents. Les pratiques de consolidation sont aussi différentes en fonction des objectifs internes que l’on assigne à la consolidation. Ainsi, si le reporting de gestion qui permet à la direction générale de piloter le groupe est basé sur les comptes consolidés, le processus de consolidation et de reporting sera sans doute mieux organisé aussi bien en termes d’outils que d’équipes. »

Une consolidation sur cinq ne s’aligne pas sur le reporting de gestion interne (schéma 1). Est-ce problématique ou acceptable ? Un alignement est-il important ?

Vincent Etienne : « Cela dépend des objectifs que le groupe se fixe. Il est donc possible d’avoir un reporting de gestion interne qui n’est pas aligné sur les comptes consolidés. Cela n’est sans doute pas souhaitable lorsque le groupe est également tenu de communiquer fortement avec l’extérieur sur ses résultats et l’évolution de ses activités. Dans ce cas de figure, un alignement du reporting de gestion et des comptes consolidés au sein du processus de consolidation facilite le processus de communication du groupe avec l’extérieur et permet d’assurer une plus grande cohérence de la communication. Cet alignement est souvent complexe à réaliser, car les objectifs des comptes consolidés et du reporting de gestion interne, même s’ils sont convergents, ne sont pas identiques et requièrent des informations qui ne sont pas nécessairement de même nature. »

70% des sondés ne confient pas leurs activités de consolidation à des externes. Pourquoi ? Quand l’externalisation peut-elle être avantageuse ?

Vincent Etienne : « Je remarquerais d’abord que seulement 13,6% des répondants ont plus d’un équivalent temps plein (ETP) dédié à la fonction consolidation et que 30% ont effectivement décidé d’externaliser cette fonction (schéma 2). Le solde, soit 56%, réalise en interne leurs comptes consolidés avec au maximum un ETP. Le fait que la consolidation soit réalisée par une seule personne dans de nombreux groupes présente des risques évidents de contrôle interne et de continuité de service. Le risque majeur est que le processus soit insuffisamment partagé et documenté, ce qui crée ‘un effet boîte noire’ très inconfortable pour le directeur financier. Par ailleurs, la concentration du processus de consolidation auprès d’une personne, voire auprès d’une personne partiellement allouée à cette fonction, présente d’autres risques : le risque que les travaux ne soient pas réalisés avec toute l’expertise nécessaire, compte tenu de la difficulté de maintenir une veille technique sur les outils et les normes, mais aussi le risque que la consolidation prenne finalement beaucoup de temps du fait d’une maîtrise plus faible du processus, ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires. Le recours à une ressource complémentaire externe pour participer au processus de consolidation et à sa documentation permet de pallier ces risques sans que cela ne soit nécessairement plus coûteux. »

Près de la moitié des répondants utilise Excel pour la consolidation (schéma 3). Est-ce un bon outil ou a-t-il ses limites ?

Vincent Etienne : « Pour de petits groupes avec une structure peu complexe et des exigences de reporting limitées, l’utilisation d’Excel peut se justifier et être appropriée. Le constat que près de la moitié des répondants utilisent Excel est sans doute lié à la taille des groupes concernés et au fait qu’ils préparent leurs comptes consolidés selon les normes belges qui sont moins exigeantes en matière notamment de renseignements à fournir dans les annexes. L’utilisation d’Excel peut donc vite trouver ses limites lorsque le groupe se développe, qu’il adopte des normes plus exigeantes ou qu’il souhaite que les fonctions de reporting externes et internes soient unifiées. »

La plupart des répondants veulent aussi de meilleurs outils de software : y a-t-il une lacune sur le marché ?

Vincent Etienne : « Je ne suis pas un utilisateur au jour le jour des logiciels de consolidation qui sont extrêmement nombreux. Je constate que les répondants sont demandeurs pour 42,6% d’outils plus performants et pour 37,7% de moins de complexité technique. L’expression d’une certaine frustration par près de 80% des répondants s’explique toutefois. La demande d’outils informatiques de plus en plus performants pour la fonction consolidation résulte sans aucun doute des exigences de plus en plus fortes des parties prenantes et des flux d’informations à gérer qui sont sans cesse croissants. Par ailleurs, les outils de consolidation doivent répondre à plusieurs enjeux : être au service d’une multitude d’intervenants, respecter l’organisation de l’entreprise et garantir la qualité de l’ensemble des reportings consolidés (internes et externes). La rencontre de ces enjeux passent inévitablement par des outils plus performants mais aussi plus complexes … Dans ce contexte, il appartient au groupe de mesurer la performance et l’adéquation de ses outils de consolidation, mais aussi l’adéquation de son organisation et de sa préparation du processus de consolidation. »

C’est-à-dire ?

Vincent Etienne : « Deux exemples simples démontrent que l’organisation et la préparation du processus de consolidation sont aussi importantes que les outils de consolidation. Le premier concerne le rapprochement des opérations intragroupes, qui est un processus peu complexe techniquement, mais qui constitue souvent un travail long et fastidieux pour les consolideurs. Il est néanmoins indispensable pour obtenir des données consolidées fiables. Le considérant comme apportant peu de valeur ajoutée à la consolidation, les groupes investissent peu dans son amélioration, tant dans sa formalisation que dans les méthodes qui permettent de le simplifier et de l’optimiser. Une deuxième difficulté à laquelle les consolideurs sont généralement confrontés porte sur la qualité des données remontées par les filiales dans les liasses. Les équipes locales ne sont, bien souvent, pas suffisamment familiarisées avec la mécanique de consolidation (flux, retraitements, normes). Tout manque ou mauvaise information implique une augmentation du temps passé par l’équipe centrale pour fiabiliser les données locales au détriment des problématiques complexes de consolidation. »

Dans quelle mesure l’IFRS et le BE GAAP évolueront en matière de règles de consolidation ?

Vincent Etienne : « En matière d’IFRS, il convient de rappeler l’entrée en vigueur au 1er janvier 2014 de trois normes qui remplaceront des normes existantes en matière de consolidation : IFRS 10 « Etats financiers consolidés », IFRS 11 « Partenariats » et IFRS 12 « Informations à fournir sur les participations dans les autres entités ». Au niveau des normes belges, l’AR du 6 mars 1990 relatif aux comptes consolidés des entreprises a instauré les règles en matière de consolidation. Cet arrêté a été depuis intégré à l’AR du 30 janvier 2001. Depuis 1990, les normes belges n’ont pas connu d’évolutions très significatives pour tenir compte ou s’aligner sur les évolutions des normes internationales. A titre d’exemple, je citerais l’amortissement systématique du goodwill qui reste d’application en normes belges alors qu’il a été abandonné en normes IFRS depuis plusieurs années. Je ne pense donc pas qu’il faut s’attendre à des évolutions significatives en matière de normes belges. »