Impulse - Corporate Magazine EY Belgium

Consolidatie wordt volwassen

Organisatie en voorbereiding even belangrijk als tools

  • Share

Wanneer ondernemingen willen consolideren, moeten ze het type consolidatie afstemmen op hun doelen en ontwikkeling, maar zich ook richten op best practices, zowel op het vlak van teams, instrumenten, processen, afsluittijden, frequentie van consolidatie enz. Dat meent althans Vincent Etienne, vennoot bij Ernst & Young.

Bij het lezen van de resultaten van de CFO Barometer over consolidatie, koppelt Vincent Etienne deze aan de statistieken van de Nationale Bank over de neergelegde geconsolideerde jaarrekeningen. “In 2012 heeft de NBB 825 geconsolideerde rekeningen geregistreerd voor het boekjaar 2011. Ongeveer 70% van deze geconsolideerde rekeningen werd opgesteld volgens de Belgische standaarden, de resterende 30% op basis van de IFRS. Van de geconsolideerde rekeningen in IFRS was ongeveer 40% van beursgenoteerde ondernemingen.” Deze gegevens tonen aan dat de Belgische normen een breed toepassingsgebied kennen en dat de IFRS zich niet enkel beperken tot beursgenoteerde bedrijven. Aan de hand van deze CFO Barometer graven we dieper in het domein van consolidatie bij onze Belgische bedrijven en analyseren we de praktische organisatie, het technische luik en de faciliterende IT-systemen.

De meerderheid van de respondenten consolideert zijn jaarrekeningen. Met welke vraagstukken zitten ondernemingen vandaag wanneer het gaat over consolidatie?

Vincent Etienne: “De meest pertinente vraag over het consolidatieproces en de bijbehorende reporting stelt zich geregeld tijdens de verschillende stappen van de totstandkoming van een groep en is duidelijk verbonden met de doelen die men daarbij stelt voor de geconsolideerde rekeningen. In het geval van beursgenoteerde bedrijven, die investeerders hebben met gelijklopende eisen, bestaat de verplichting om elk semester geconsolideerde rekeningen voor te leggen. Genoteerde groepen op gereglementeerde markten publiceren hun rekeningen volgens het referentiekader van de IFRS, wat een bijkomende complexiteit geeft en dus meer organisatie en middelen vereist. Bij niet-genoteerde groepen, wanneer de consolidatie slechts gedaan wordt om te beantwoorden aan statutaire verplichtingen, verschillen de ingezette middelen sterk. Zo zullen het proces en de rapportering ongetwijfeld beter georganiseerd zijn, zowel qua instrumenten als wat teams betreft, wanneer deze managementrapportering de algemene directie toelaat om de groep te sturen op basis van de geconsolideerde rekeningen.”

Eén op de vijf consolidaties sluit niet aan bij de interne managementrapportering. Is dit problematisch of aanvaardbaar?

Vincent Etienne: “Dat hangt alweer af van de doelen die de groep vooropstelt. Het is mogelijk dat beide niet op elkaar aansluiten. Dat is ongetwijfeld niet wenselijk indien de groep ook gehouden is om sterk te communiceren met de buitenwereld over de resultaten en de evolutie van de activiteiten. In dit geval vergemakkelijkt een reconciliatie het communicatieproces naar de buitenwereld en laat het een grotere coherentie daarin toe. Deze afstemming is echter veelal moeilijk realiseerbaar, gezien alweer die verschillende doeleinden van enerzijds de geconsolideerde cijfers en anderzijds de interne managementrapportering.”

70% van de ondervraagden vertrouwt de activiteiten van consolidatie niet aan anderen toe. Waarom? Wanneer kan outsourcing voordelig zijn?

Vincent Etienne: “Ik zou eerst willen opmerken dat slechts 13,6% van de respondenten meer dan één FTE inzet voor de consolidatie. De overige financiële departementen maken hun geconsolideerde rekeningen intern met maximum één FTE. Het feit dat de consolidatie voor het merendeel dient uitgevoerd te worden door één enkele persoon in veel ondernemingen, houdt risico’s in voor de interne controle en de continuïteit van de dienst. Het belangrijkste risico is dat het proces onvoldoende zou bekend zijn en gedocumenteerd worden, wat een zeer oncomfortabel ‘black box’-effect geeft voor de CFO. Bovendien geeft de centralisatie van het consolidatieproces bij één persoon, zelfs bij één persoon die hier deeltijds mee bezig is, andere risico’s, zoals gebrek aan alle noodzakelijke expertise. Het inzetten van een bijkomende externe kracht om deel te nemen aan het consolidatieproces en de documentatie ervan, laat toe om de risico’s te verzachten zonder dat dit noodzakelijk duurder hoeft te zijn.”

Zowat de helft van de respondenten gebruikt Excel voor de consolidatie. Is dit een goede tool of heeft dat zijn beperkingen?

Vincent Etienne: “Voor kleine groepen met een niet zo complexe structuur en beperkte rapporteringseisen, kan het gebruik van Excel verantwoord en geschikt zijn. De vaststelling dat bijna de helft van de ondernemingen Excel gebruikt, is zonder twijfel verbonden met de grootte van de groepen in kwestie, en met het feit dat ze hun geconsolideerde rekeningen opstellen volgens de Belgische normen, die minder veeleisend zijn, zeker wat betreft de toelichtingen. Het gebruik van Excel kan echter snel op grenzen stoten wanneer de groep zich verder ontwikkelt, wanneer ze meer veeleisende boekhoudnormen moet toepassen of wanneer ze wenst dat de externe en interne rapporteringfuncties samen zouden vallen.”

De meerderheid van de respondenten wil eveneens een betere software: is dit een gat in de markt?

Vincent Etienne: “Ik ben geen dagelijks gebruiker van de programma’s voor consolidatie, maar er zijn er extreem veel. De vraag naar almaar krachtigere informatica-instrumenten voor de consolidatiefunctie komt zonder enige twijfel door de almaar toenemende eisen van de stakeholders, en de steeds toenemende datastroom die beheerd moet worden. Bovendien moeten de instrumenten voor consolidatie beantwoorden aan meerdere uitdagingen: ter beschikking staan van een veelheid aan partijen, de organisatie van het bedrijf respecteren en de kwaliteit van het geheel van de geconsolideerde rapporteringen (intern en extern) garanderen.

Het tegemoetkomen aan deze uitdagingen gaat onvermijdelijk via meer performante, maar ook complexere instrumenten.”

Wat wil dit concreet zeggen?

Vincent Etienne: “Twee eenvoudige voorbeelden illustreren dat de organisatie en de voorbereiding van het consolidatieproces even belangrijk zijn als de instrumenten van de consolidatie. Het eerste betreft het samenvoegen van de transactionele gegevens, een technisch weinig complex proces, maar vaak een lang en moeizaam werk voor de persoon die consolideert. Het is nochtans onontbeerlijk om betrouwbare geconsolideerde gegevens te verkrijgen. Omdat ze vinden dat dit weinig toegevoegde waarde geeft voor de consolidatie, investeren groepen weinig in de verbetering ervan, noch in de formalisering, noch in de methoden die toelaten om het te vereenvoudigen en te optimaliseren. Een tweede moeilijkheid waarmee men over het algemeen geconfronteerd wordt, gaat over de kwaliteit van de gegevens die aangeleverd worden door de entiteiten. De lokale teams zijn zeer vaak onvoldoende vertrouwd met de werking van de consolidatie (flow, verwerking en normen). Elk stuk ontbrekende of slechte informatie impliceert een langere tijd voor het centrale team om de lokale gegevens te incorporeren en verhogen de complexiteit.”

In hoeverre zullen de IFRS en de BE GAAP nog evolueren wat betreft consolidatie?

Vincent Etienne: “Wat betreft de IFRS is het belangrijk te vermelden dat er op 1 januari 2014 drie standaarden worden ingevoerd die de bestaande normen op het gebied van consolidatie zullen vervangen: IFRS 10 ‘Geconsolideerde Jaarrekeningen’, IRFS 11 ‘Samenwerkingsverbanden’ en IFRS 12 ‘Te verstrekken informatie over participaties in andere entiteiten’.

Op het gebied van de Belgische normen heeft het KB van 6 maart 1990 over de geconsolideerde rekeningen van de bedrijven regels ingevoerd voor de consolidatie. Dit besluit is sindsdien samengevoegd met het KB van 30 januari 2001. Sinds 1990 hebben de Belgische normen geen aanzienlijke evoluties gekend om rekening te houden of zich te aligneren met de internationale normen. Als voorbeeld kan ik de systematische afschrijving van goodwill aanhalen, die van toepassing blijft in de Belgische normen maar sinds meerdere jaren niet meer van toepassing is binnen de IFRS. Ik denk dus dat men zich niet moet verwachten aan aanzienlijke evoluties wat de Belgische normen betreft.”