Impulse - Corporate Magazine EY Belgium

Snelle toegang tot juiste informatie is cruciaal

Ernst & Young-studie over financiƫle integratie na overname

  • Share

Wie een overname voorbereidt van een andere onderneming, kan het best zo snel mogelijk inzage krijgen in de financiële informatie van de over te nemen onderneming, niet alleen voor de cijfers op zich, maar zeker ook om inzicht te krijgen in de manier waarop de andere organisatie haar financiële rapportering en boekhouding voert.

Dat blijkt uit een recente studie, Aligned for growth – Reporting on post-deal success, die Ernst & Young uitvoerde bij ruim 200 ondernemingen over heel Europa die de voorbije drie jaar een overname achter de rug hadden. De studie keek met name naar de manier waarop financiële, boekhoud- en rapporteringsfuncties werden geïntegreerd.

Vertaalprobleem

“De meerderheid van de bevraagde financieel directeurs komt met hetzelfde antwoord: ‘als ik het opnieuw moest doen, zou ik me financieel beter voorbereiden’”, stelt ook Martine Blockx, vennoot bij Ernst & Young vast. “Vooral op het vlak van operationele cijfers laat de voorbereiding vaak te wensen over, terwijl de manier waarop elk bedrijf deze cijfers hanteert, grondig kan verschillen. Je kan dus het best nog voor de overname nagaan of je beiden dezelfde taal spreekt, en indien nodig tijdig aan een vertaling beginnen.

Zo niet dreig je eerst kostbare tijd te verliezen aan dat vertaalproces voor je aan managementrapportering of budgetting & forecasting kan beginnen.”

Als gevolg hiervan blijkt maar liefst 60% van alle bevraagde financial en accounting executives die recent bij een overname betrokken waren, problemen te hebben om de nodige informatie te vergaren voor de ‘financial statement disclosure’.

“Naarmate het einde van het boekjaar nadert, komt het bedrijf onder steeds grotere druk te staan om volledig transparant te communiceren met de stakeholders”, zo concludeert het rapport. “De gevolgen van inaccurate rapportering kunnen bijzonder ernstig zijn, soms zelfs een verlies van het vertrouwen in de managementcapaciteiten binnen het bedrijf veroozaken en in sommige gevallen zelfs een ‘restatement’ (of herformulering) in een later kwartaal nodig maken. Als de financiële functies op het juiste moment – zowel voor als na de overname – toegang krijgen tot de juiste informatie, wordt het risico op inaccurate rapportering sterk verlaagd en kan het management met veel meer vertrouwen communiceren over de financiële impact van een overname.”

Nochtans blijkt uit de studie dat managers hier lang niet altijd in slagen. Gevraagd of hun organisatie de synergieën heeft bereikt die ze voor ogen had met de overname, antwoordde maar liefst 20% dat ze het echt niet wisten. In België is het nog erger gesteld: hier gaf 40% van de respondenten ruiterlijk toe dat ze er geen benul van hadden of de beoogde synergieën waren bereikt. “Dat is toch verbijsterend om vast te stellen”, reageert Martine Blockx. “Je steekt als organisatie zoveel tijd en geld in een overname en je kan niet objectief vaststellen of de doelen werden bereikt? Nochtans zijn er instrumenten om de realisatie van synergieën op te volgen. Maar als je nog niet de taal spreekt van het overgenomen bedrijf op het moment van de overname, wordt het natuurlijk moeilijker om betrouwbare en snelle informatie te bezorgen over synergieën en dergelijke.”

Gebrek aan voorbereiding

In cijfers uitgedrukt is het gebrek aan financiële planning vooraf zeer duidelijk: 39% van de bevraagde bedrijven begon met de financiële en boekhoudintegratie op het moment van de overname (19%) of nadien (20%). In België ligt dit cijfer nog wat hoger: hier begon 40% er pas na de overname mee, en 7% op het moment van de overname zelf. “Veel van de problemen die we elders bespreken, vloeien hieruit voort,” zegt Frank Lapeirre, vennoot bij Ernst & Young overtuigd, “want als je pas bij de overname vaststelt dat de manier van boekhouden en financiële rapportering grondig verschilt, is het onbegonnen werk om al snel feedback te geven over het financiële welslagen van de overname.”

Ook de vaststelling dat ruim de helft (51%) van de organisaties grotere of kleinere onverwachte problemen ondervond in de financiële integratie, vloeit hieruit voort: wie niet goed is voorbereid, zal natuurlijk sneller op onaangename verrassingen stoten. En ook hier scoort België nog gevoelig hoger: 80% van de organisaties had grotere of kleinere onverwachte problemen bij de integratie. Van de respondenten die problemen ondervonden met de integratie van de financiële rapportering, bleek 65% problemen te ondervinden met verschillen in de accounting policies tussen het overnemende en het overgenomen bedrijf. Vooral op het vlak van management reporting bleken de verschillen in policies tussen overnemer en overgenomene aan de basis van de problemen te liggen. Allemaal problemen die voorkomen kunnen worden met een goede financiële voorbereiding nog voor de overname. Ook de verklaringen voor het mislopen die zich in de ‘softe’ hoek bevinden, kunnen teruggebracht worden tot een gebrek aan voorbereiding. “Als bedrijven bijvoorbeeld zeggen dat ze een gebrek aan bekwame accounting en finance professionals als een van de oorzaken voor de problemen zien, en in België is dat een bedrijf op de vier, dan hadden ze dit kunnen verwachten als ze de overname goed hadden voorbereid, en hadden ze hierop kunnen anticiperen”, aldus Frank Lapeirre. “Ook het gebrek aan communicatie tussen beide partijen – een andere vaak gehoorde oorzaak voor de integratieproblemen – kan trouwens dikwijls worden herleid tot een gebrekkige voorbereiding en dus onvoldoende inzicht in de manier van rapporteren van de overgenomen organisatie”, vult Martine Blockx aan. “Wie de taal van de andere niet begrijpt, kan er ook moeilijker mee communiceren.”

Communiceren en coördineren

Nochtans is een heldere en open communicatie tussen overnemer en overnamedoelwit, zowel vooraf als in elke fase van het overnameproces, voor vele bevraagden een absolute voorwaarde om een geslaagde financiële integratie na de overname te bereiken. 33% van de respondenten die problemen ondervonden met management reporting zou in de toekomst werken aan een betere alignering, coördinatie en communicatie tussen de twee organisaties.

“Ondernemingen die regelmatig een overname doen, weten dat een goed partnership met het finance team van de over te nemen onderneming essentieel is voor een vlot financieel integratieproces”, aldus de auteurs van deze studie. “Wie vanaf het begin duidelijkheid schept over de respectieve rollen en verantwoordelijkheden in het overnametraject en wie zichtbaar en als ploeg samenwerkt om de gezamenlijke doelen te bereiken, zal aanzienlijk bijdragen tot het welslagen van het integratieteam.”

Tijdig plannen en goed plannen

Gebrekkige communicatie, een schijnbaar gebrek aan bekwaam personeel bij de andere partij, ja zelfs gebrekkige systemen: er worden veel redenen aangehaald om te verklaren waarom de financiële rapportering, de managementrapportering en de budgetten en forecasts op zich laten wachten, maar vaak ligt een laattijdige en onzorgvuldige planning dus aan de oorzaak.

“Een goede voorbereiding is het halve werk,” besluit Martine Blockx, “en die blijft zeker niet beperkt tot het begrijpen van de financiële boekhouding van de andere partij. Voldoende training voorzien, een efficiënte en gestructureerde planning opstellen, en voldoende aandacht voor de integratie van IT en de ondersteunende systemen zullen bijdragen tot een snellere integratie.”

“Niet alleen financieel, maar ook op andere vlakken (sales en marketing, supply chain, logistiek, HR om er maar enkele te noemen) is het essentieel om de integratie tijdig voor te bereiden”, vult Frank Lapeirre aan. “Pas als je erin slaagt om tegen het moment van de overname de belangrijkste vragen al te hebben beantwoord, zal je er echt in slagen om de beoogde synergieën te realiseren, én dit te meten. Zo’n voorbereiding vraagt natuurlijk heel wat tijd. Een gedetailleerd actieplan opstellen en opvolgen, de risico’s identificeren, en ook na de overname de integratie blijven stuwen: het is niet altijd even evident om hier naast je dagtaak tijd voor vrij te maken. Daarom is het goed dat je kunt terugvallen op betrouwbare partners zoals Ernst & Young.”