Interne controle bij het Brussels OCMW

  • Share

Het Brussels OCMW is een van de grootste OCMW’s van ons land. Gemiddeld krijgt het 577 facturen per week. Met alle betalingen zonder factuur erbij, zoals leefloon, andere sociale bijstand en lonen, voert het OCMW elke week enorm veel betalingen uit. Een goede interne controle is dan ook een must. Het Brussels OCMW heeft EY na een marktbevraging ingeschakeld om het volledige betalingsproces te analyseren en waar mogelijk de controle te optimaliseren

In het Brussels OCMW dient de Ontvanger er zich van te vergewissen dat elke betaling die hij laat uitvoeren gebaseerd is op correcte en volledige informatie, dat er voldoende beschikbaar budget is en dat de wetgeving en de beslissingen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn gerespecteerd worden. Interne controle zorgt ervoor dat de Ontvanger over een redelijke zekerheid kan beschikken dat de risico’s verbonden aan het betalingsproces worden beheerst.

Men kan dit het beste vergelijken met de spreekwoordelijke ketting die slechts zo sterk is als haar zwakste schakel. Elke schakel stelt een controle voor die het proces verstevigt. Hoe beter de controles, hoe hoger de zekerheid dat de betalingen op een correcte manier worden uitgevoerd.

Betalingsketting

EY onderzoekt elke schakel van de betalingsketting en versterkt ze waar nodig, zodanig dat het geheel een stevige ketting wordt waar het Brussels OCMW en de Ontvanger op kunnen steunen bij het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten. Op basis van interviews en regelmatige werkvergaderingen worden alle processen die leiden tot betalingen geanalyseerd.

Dit gebeurt in verschillende stappen:

  • Een eerste stap is het identificeren van alle risico’s die verbonden zijn aan de verschillende fasen in het proces en van de controles die reeds geïmplementeerd zijn.
  • Een volgende stap is nagaan welke risico’s niet of onvolledig worden afgedekt.
  • De derde stap is het formuleren van aanbevelingen om de controles te optimaliseren en de risico’s beter te beheersen.

Na het opstellen van actieplannen door het Brussels OCMW worden de verbeterde procedures in kaart gebracht door middel van stroomdiagrammen en procesbeschrijvingen. Deze vormen een leidraad voor de implementatie en de opvolging van de opgestelde actieplannen.