Motivuje krize projektové manažery k dodržování plánovaných rozpočtů a termínů?
Výsledky průzkumu řízení projektů Ernst & Young: podíl úspěšných českých projektů roste Praha, 15. října 2009 – Z průzkumu o úrovni projektového managementu v České republice, který letos již počtvrté uskutečnila společnost Ernst & Young, vyplývá, že kvalita projektů rok od roku stoupá. Čeští manažeři se zlepšují v řízení projektů, které jsou stále častěji dokončovány včas a nepřekračují plánovaný rozpočet. Dle výsledků průzkumu se jim to daří díky realizaci většího počtu menších projektů. Třetina respondentů nicméně stále vidí prostor pro zlepšení. Největším přínosem profesionálního přístupu k řízení projektů je dle respondentů vzájemná koordinace projektů a efektivnější řízení zdrojů.
Průzkum probíhal v první polovině roku 2009 v České republice, Maďarsku, Polsku a na Slovensku. V České republice se jej zúčastnily tři desítky organizací. Téměř polovina z nich patří mezi Czech Top 100. 46 % respondentů tvoří velké společnosti nad 2000 zaměstnanců.
Projektoví manažeři obecně vnímají úroveň řízení projektů ve svých společnostech lépe než v minulém roce. Nezanedbatelných 28 % účastníků průzkumu však označilo řízení projektů za nevyhovující a s ohledem na jejich budoucí potřeby vyjádřilo nutnost jeho zlepšení.
„Za rostoucím počtem úspěšných projektů je možné vidět rok od roku vyšší počet specializovaných projektových manažerů, svou roli hrají také průběžné vyhodnocování vývoje projektu a uplatnění zkušenosti z již realizovaných projektů. Podstatný vliv může mít bezpochyby také tlak, který je na manažery vyvíjen v souvislosti se současnou recesí,“ vysvětluje Petr Knap, partner oddělení podnikového poradenství Ernst & Young v České republice.
Úspěšnost projektů se postupně zvyšuje, pouze 3 % projektů byla pozastavena nebo zrušena před plánovaným dokončením (6 % projektů v roce 2008). Téměř dvě třetiny všech projektů jsou dokončeny včas a nepřekročí daný rozpočet. Nad rámec rozpočtu nebo po plánovaném termínu bylo dokončeno 35 % projektů (36 % v roce 2008 a 43 % v roce 2007).
Zlepšení je patrné v případě dodržování termínů, se zpožděním bylo letos dokončeno 27 % projektů. Pro srovnání v roce 2008 bylo dokončeno v pozdějším termínu 31 % projektů a v roce 2007 celkem 38 %. Typické je 20% zpoždění v porovnání s plánovaným datem dokončení. Plánovaný rozpočet překročilo v roce 2009 21 % projektů (v roce 2008 se jednalo o 20 %, v roce 2007 pak o 23 % projektů). Nejčastěji šlo o navýšení rozpočtu o 20 %, což je srovnatelné s výsledky předchozích ročníků průzkumu.
„Důležité je nepodcenit kvalitní a dostatečnou přípravu a plánování projektu. Nejvíce projektů se dostane do potíží nebo se nakonec nerealizuje vůbec právě kvůli špatnému počátečnímu definování projektu, z důvodu rozdílných očekávání ohledně vedení a organizace projektu nebo nereálnému plánu a rozpočtu,“ říká Markéta Hofmanová, senior konzultantka v oddělení podnikového poradenství Ernst & Young se specializací na projektový management.
Za poslední rok vzrostl podíl společností, které zaměstnávají specializované projektové manažery (58% v roce 2009 oproti 46 % v roce 2008). Tři čtvrtiny respondentů uvedly, že mají ve společnosti orgán, který vykonává funkci projektové kanceláře. Za plně kompetentní a kvalifikovanou ji přitom považuje 30 % respondentů, což představuje značný posun od minulého roku, kdy mělo stejný názor pouze 13 % respondentů. 15 % uvádí, že je nutné zásadně zlepšit její fungování.
Vybrané výsledky
Typický „český projekt“. Třemi nejčastějšími projekty za posledních pět let jsou:
modernizace IT včetně systémové integrace
restrukturalizace interních procesů nebo reorganizace
vývoj či uvedení nových produktů.
Rozpočet typického “českého projektu“ přesahuje hranici 100 000 EUR. V porovnání s rokem 2007 jde v průměru o menší projekty. Typický český projekt je realizován více než půl, ale méně než jeden rok za přispění týmu o velikosti 5 – 10 členů.
Příčiny neúspěchu. Pěti nejčastějšími důvody neúspěchu projektů jsou podle průzkumu:
změna rozsahu projektu v důsledku jeho špatného počátečního vymezení
rozdílné očekávání výstupů z projektu
nedostatečný rozpočet
změna rozsahu projektu v důsledku následných vnějších změn
nedostatečné řízení projektu / nejasná organizační struktura.
Mezinárodní srovnání
V letošním roce se poprvé uskutečnil podobný průzkum také na Slovensku, v Polsku
a Maďarsku. Ze srovnání vyplývá, že se obecně v regionu nejčastěji realizuje stejný typ projektů, tj. modernizace IT, restrukturalizace procesů a reorganizace a vývoj uvádění nového produktu. Co se týče délky trvání projektu, v ČR je podobně jako v Polsku i na Slovensku většina projektů realizována déle než půl roku. Dlouhodobé projekty trvající déle než jeden rok představují čtvrtinu všech realizovaných projektů v ČR, na rozdíl od necelé pětiny v Polsku
a na Slovensku a pouhé desetiny v Maďarsku.
Zatímco v České republice nebylo dokončeno podle původního plánu zhruba 35 % projektů, například v Maďarsku jsou selhání častější - nepodařilo se realizovat až 51 % projektů. V průměru 21 % respondentů průzkumu překročilo rozpočet projektu – 23 % na Slovensku a 25 % v Maďarsku. Rozpočet byl nejčastěji překročen o 20 %.
K překročení stanoveného termínu ukončení projektu došlo v průměru u 27 % respondentů v České republice, 26 % na Slovensku a 34 % v Maďarsku. Termín byl nejčastěji překročen
o max. 20 %.
Rostoucí trend zaměstnávání specializovaných projektových manažerů je patrný ve všech zemích. Avšak zatímco v Čechách nemá žádný orgán, který by vykonával funkci projektové kanceláře pouze čtvrtina respondentů, v Maďarsku je to 35 % a na Slovensku dokonce 38 % společností.
Nejčastější důvody neúspěchu realizace projektů jsou stejné jak v České republice, tak na Slovensku, v Maďarsku i Polsku: změna rozsahu projektu kvůli špatnému počátečnímu vymezení a rozdílné očekávání výstupů z projektu.
