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Die elektronische Rechnung -
Bedarf eines internen Kontrollsystems

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren soll nach Auffassung der Finanzverwaltung die Prüfung gewährleisten in Bezug auf

  • die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung (wurde die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der dargestellten Quantität und Qualität erbracht)
  • den Zahlungsanspruch
  • die Richtigkeit der Kontoverbindung des Rechnungsausstellers

Entscheidend hierbei: Inhaltlich sind die oben genannten Anforderungen bekannt. Auch bei einer Papierrechnung muss der Steuerpflichtige die genannten Punkte bei der Eingangskontrolle der Rechnung für eine Lieferung und Leistung überprüfen. Auch muss das innerbetriebliche Kontrollverfahren kein IT-gestütztes oder automatisiertes Verfahren sein.

Der Gesetzgeber fordert, dass die Prozesse für die elektronische Rechnung Bestandteil des Interne Kontrollsystems sind. Eine Erweiterung des internen Kontrollsystems muss im Einklang mit der Risikostrategie des Unternehmens stehen:

 

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Insofern gelten die gleichen Anforderungen wie für das bestehende Interne Kontrollsystem:

  • Effizienz
    • Fokussierung auf wesentliche Risiken
    • Automatisierung von Kontrollaktivitäten
  • Nachvollziehbarkeit
    • Dokumentation des Interne Kontrollsystems
  • Wirksamkeit
    • Eindeutigkeit der Informations- und Eskalationsprozesse
    • Klar geregelte Verantwortungen und Zuständigkeiten

Obwohl der Gesetzgeber bei der Gestaltung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens dem Steuerpflichtigen freie Hand zu lassen scheint, sollte der Einstieg in den dritten Weg der „technisch neutralen“ Lösung nicht ohne gesonderte Vorkehrungen erfolgen. Denn wenn die Finanzverwaltung – beispielsweise im Rahmen einer Außen- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung – das innerbetriebliche Kontrollverfahren für nicht ausreichend hält, ist der Vorsteuerabzug aus allen elektronisch empfangenen Rechnungen in Gefahr.

Daher sollten Steuerpflichtige das innerbetriebliche Kontrollverfahren so einrichten, dass es in einem standardisierten Prozess im Alltagsgeschäft organisatorisch gelebt wird und gegenüber der Finanzverwaltung anhand von Verfahrensdokumentationen und Arbeitsanweisungen belegt werden kann. Viele Unternehmen können für das innerbetriebliche Kontrollverfahren auf ihrer bereits für Papierrechnungen bestehende Eingangskontrolle aufsetzen. Ob und inwieweit ein bestehender Prozess ergänzt oder angepasst werden muss, ist im Einzelfall zu prüfen.

Ferner ist zu beachten, dass bei der elektronischen Rechnungsstellung neben den Anforderungen des Umsatzsteuergesetztes (UStG) auch die Erfordernisse anderer Gesetze (HGB und AO) und damit die Standards der Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu erfüllen sind.

Wir haben eine Risiko-Kontroll-Matrix entwickelt, die wir auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Damit helfen wir Ihnen, die geforderten rechtlichen Voraussetzungen zu erfüllen. Gerne stehen wir Ihnen bei der Einrichtung bzw. Anpassung ihres innerbetrieblichen Kontrollverfahrens und der für das e-invoicing notwendigen Prozesse zur Verfügung.

 

Kontakt

Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Martina Ortmann-Babel
Mittlerer Pfad 15
70499 Stuttgart
Telefon +49 (711) 9881 15754
E-Mail Martina Ortmann-Babel 

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