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Die elektronische Rechnung - Vorteile der elektronischen Rechnung richtig nutzen

Das e-Invoicing (elektronische Rechnung) bietet bei richtiger Umsetzung erhebliche Kostenvorteile und erhöht die Prozesssicherheit. In Studien der EU-Kommission wird von Einsparungspotenzialen von bis 70 Prozent bei einem Wechsel von Papier zur elektronischen Rechnungsstellung bzw. deren Empfang gesprochen.


Kosten- und Prozessvorteile

Die Erhöhung der Prozesssicherheit wird durch einen hohen Automatisierungsgrad und den damit einhergehenden Wegfall von manuellen Prozessschritten realisiert. Im Einzelnen lassen sich die Vorteile wie folgt zusammenfassen:

  • Kostenvorteile
    • Beim Rechnungsausgang entfallen Druck-, Distributions- und Portokosten
    • Möglichkeit des schnellerer Zahlungseingang durch die direkte Rechnungsstellung und -versendung sowie nachhaltiges Forderungsmanagement und Mahnwesen
    • Realisierung von Skonto durch eine schneller und effizientere Rechnungseingangsprüfung
    • Beschleunigung des Freigabeprozesses


  • Prozessvorteile
    • Medienbruchfreie Verarbeitung durch direkte Datenübernahme in die vorhandenen Systeme
    • Automatisierte inhaltliche Prüfung der Eingangsbelege
    • Möglichkeit zur Abschaffung des Papierarchivs

Damit diese Potenziale realisiert werden können, muss der Prozess auf die elektronische Rechnung umgestellt werden. Die zu tätigenden Investitionen amortisieren sich nach kurzer Zeit.

Elektronische Rechnung 


Prozessanpassungen und Softwareauswahl

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung erfordert Prozessanpassungen und die Einführung entsprechender Software. Die Softwareauswahl bestimmt sich im Wesentlichen durch die Bewertung der folgenden Punkte:

  • Rechtliche und gesetzliche Anforderungen in den relevanten Ländern
  • IT Landschaft im Unternehmen
  • Umfang und Art der Rechnungsstellung von den Geschäftspartner und an die Kunden

Die Bewertung ermöglicht es Ihnen, die optimale Lösung für die elektronische Rechnung zu treffen. Diese kann entweder ein Dienstleister zur Verfügung stellen oder durch den Kauf der entsprechenden Software und deren Einführung realisiert werden. Vereinfacht dargestellt existieren die folgenden drei Möglichkeiten, wobei ebenfalls Mischformen umsetzbar sind:

  • EDI Rechungsaustausch 
  • Rechnungsaustausch per E-Mail mit/ohne Signatur
  • Nutzung von Portallösungen

Unabhängig von der Art und dem Umfang der Lösung sollte ein Dienstleister- und/oder Softwareauswahlprozess wesentlicher Bestandteil des Einführungsprojekts sein.

Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Ermittlung des Einsparungspotenzials, sondern helfen Ihnen im gesamten Umstellungsprozess dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen und erfolgreich umzusetzen.


Kontakt

Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Martina Ortmann-Babel
Mittlerer Pfad 15
70499 Stuttgart
Telefon +49 (711) 9881 15754
E-Mail Martina Ortmann-Babel 

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