Omkostningsreduktioner er et af de emner, der står øverst på agendaen i de offentlige organisationer.
Summary: Erfaringer viser, at mange store projekter vedrørende omkostningsreduktion i den offentlige sektor ikke giver egentlige gevinster i form af blivende lavere omkostningsniveauer. Vi har derfor undersøgt, hvordan offentlige organisationer arbejder med projekter vedrørende omkostningsreduktioner, hvilke udfordringer de møder, og hvilke dilemmaer de offentlige ledere stilles overfor.
Vores undersøgelse, som bygger på interviews med en række offentlige ledere, viser en nogle interessante resultater og belyser fem centrale temaer i arbejdet med omkostningsreduktioner:
1. Omkostningsreduktioner skal knyttes tættere til organisationens strategi
For offentlige ledere bliver projekter vedrørende omkostningsreduktioner mere og mere vigtige. Samtidig har disse projekter i mange offentlige organisationer kun en begrænset sammenhæng til organisationens øvrige strategi, og netop det at skabe denne sammenhæng er en af de største udfordringer fremadrettet.
Vores interviews viser, at mange organisationer styrer deres omkostningsreduktioner gennem simple rammereduktioner. Det er vores vurdering, at en rammereduktionstilgang kan skabe indledende momentum i forhold til en omkostningsreduktionsproces. Med tiden er der dog behov for, at omkostningsreduktionerne prioriteres i forhold til strategien, og at de rigtige områder udvælges til effektivisering. Det kræver en økonomistyring, der kan understøtte de strategiske beslutninger.
2. Igangsættelse af omkostningsreduktionerne og inddragelse af organisationen
Forankring og ejerskab i organisationen er også en af de største udfordringer ved omkostningsreduktionsprojekter. Samtidig viser vores undersøgelse, at der er en tendens til at forankring og ejerskab bliver nedprioriteret på bekostning af dataanalyse i forbindelse med projekterne.
For de offentlige ledere eksisterer der altid en afvejning af, hvor meget organisationen skal inddrages, og hvor stor dataanalysen skal være. Det er vores vurdering, at der i forbindelse med større og længerevarende effektiviseringsprojekter er behov for at styrke inddragelsen af organisationen for at høste effektiviseringsgevinsterne.
3. Omkostningsreduktionsprojekter bør foretages overalt i organisationen
Ifølge vores undersøgelse er de offentlige organisationers serviceydelser og it blandt de områder, der vurderes til at have stort fremtidigt potentiale for omkostningsreduktioner. Samtidig er der vanskeligheder i forhold til det eksterne niveau og vanskeligheder i forhold til organisationen, og det skaber barrierer for at effektivisere disse områder.
Vores vurdering er, at kommende omkostningsreduktionsprojekter ikke kun bør rettes mod administration og sagsbehandling - kerneforretningen i serviceydelserne bør også effektiviseres. Derfor kræver det fokus på discipliner som interessenthåndtering og gevinstrealisering, hvis omkostningsreduktionsprojekter skal lykkes i de offentlige organisationer.
4. Gevinstrealisering er afgørende i implementeringen af omkostningsreduktioner
Netop sikkerhed for realisering af gevinster er det område, som de offentlige ledere vurderer som det vigtigste kriterium for, hvilke omkostningsreduktioner de vil implementere. Herefter følger hensynet til organisationen og hensynet til det eksterne niveau.
Det er vores vurdering, at gevinstrealisering og -styring er blandt de områder, hvor der er det største potentiale i forbindelse med offentlige omkostningsreduktioner. Hensynet til organisationen og det eksterne niveau er altid helt centralt, men det må ikke blive en stopklods for at implementere meningsfulde og rigtige omkostningsreduktioner. Her er gevinststyringsværktøjer blandt de redskaber, der kan sikre, at bekymringer hos både det eksterne niveau og i organisationen håndteres og at gevinsterne ved projektet dokumenteres.
5. Ledelsesansvar og dilemmaer ved omkostningsreduktioner
I vores undersøgelse har vi diskuteret værktøjer og metoder til at gennemføre omkostningsreduktionsprojekter med de offentlige ledere. Dette erstatter dog ikke ledelsesinitiativet, som måske er det mest relevante parameter for at lykkes med omkostningsreduktionsprojekter.
Vi har sammenfattet syv dilemmaer, som offentlige ledere står over for i forbindelse med denne type projekter. Fælles for dem er, at der ikke kan gives entydige svar på dilemmaerne, men at offentlige ledere altid må forholde sig til disse – og på baggrund heraf træffe de nødvendige beslutninger, der følger af det ledelsesansvar, som de har taget på sig.
Next »
