Øg din virksomheds fokus på kerneaktiviteterne og spar penge!
Facilities Management 15. december 2011
Ernst & Young’s erfaringer fra en lang række Facilities Management-projekter viser, at det er muligt både at realisere store besparelser og fastholde serviceniveauet ved at professionalisere varetagelsen af virksomhedens støttefunktioner. Vi har drevet en lang række projekter, der i gennemsnit har givet besparelser på over 20 % og et øget fokus på kerneaktiviteterne.
Eksempel på besparelsespotentiale (virksomhed med 1.000 medarbejdere)
Ernst & Young’s analyser viser, at virksomheder i gennemsnit bruger 20.000-30.000 kr. per medarbejder om året på Facilities Management. En virksomhed med 1.000 medarbejdere vil derfor typisk have en gennemsnitlig totalomkostning på 20-30 mio. kr. per år. Hvis der kan realiseres et besparelsespotentiale på 20 % vil der i gennemsnit kunne spares 4-6 mio. kr. per år.
Facilities Management handler om effektiv drift af støttefunktioner omkring arbejdspladsen, ejendomme og andre processer, for eksempel rengøring, kantinedrift, vedligeholdelse af ejendomme som alle virksomheder behøver for at kunne gennemføre sine kerneaktiviteter. Facilities Management er den støttefunktion der oftest outsources helt eller delvist. Det er vores erfaring, at virksomheder der gennemfører outsourcinger ofte har et stort fokus på at fastlægge rammerne for samarbejdet (dvs. volumen, pris, max antal fejl, procedurer for ændringer osv.), men at mange ikke i tilstrækkelig grad fokuserer på de organisatoriske tilpasninger i egen organisation.
En central del af den interne organisering er oprettelsen af en bestillerorganisation. Denne har til opgave at styre og koordinere samarbejdet med en leverandør og den købende virksomhed. I forhold til bestillerorganisationen har vi identificeret følgende kritiske succesfaktorer:
- Design bestillerorganisationen så tidligt som muligt i transformationsprocessen.
- Bestillerorganisationen skal have et ’køber’ fokus frem for et ’produktions’ fokus.
- Håndter problemer og udfordringer på det rette niveau.
- Fokuser på kontinuerligt at forbedre samarbejdet med leverandøren og betragt samarbejdet med leverandøren som et langvarigt forhold.
- Monitorer og benchmark løbende leverandørens performance (både internt og eksternt).
For at kunne styre og koordinere samt udvikle samarbejdet er det nødvendigt, at virksomheden har konkrete data at forholde sig til. Én af måderne at tilvejebringe sådanne data, er ved at foretage benchmarking (internt og eksternt). Erfaringen fra vores Facilities Management Benchmarkingprogram er, at deltagerne opnår følgende fordele:
- Et databaseret grundlag og vurdering af virksomhedens serviceniveauer og effektivitet.
- Støtte til identifikation af forbedringsområder og forslag til effektive løsninger.
- Adgang til et fagligt netværk med mulighed for at knytte kontakter og udveksle erfaringer.
Ernst & Young driver for 11. år i træk i Sverige og for 4. år i træk i Danmark, et nordisk Facilities Management Benchmarkingprogram med ca. 40 virksomheder, hvor bl.a. Novo Nordisk, Danske Bank, Vestas og Posten Norden er blandt nogle af deltagerne.
Quick wins
Vi præsenterer her tre quick wins, som vil kunne implementeres i din virksomhed med det samme og dermed generere hurtige besparelser.
- Vores analyser viser, at brugertilfredsheden inden for rengøring ikke påvirkes af, om der foretages hovedrengøring eller ej. En quick win vil derfor være at afskaffe den halvårlige/årlige hovedrengøring.
- Foretag rengøring med klude af mikrofiber i stedet for at bruge vand og sæbe, hvilket er både billigere og mere miljøvenligt.
- Tilpas antallet af postrunder om dagen efter behov. Mange virksomheder har 3-5 runder per dag, men dette kan for de fleste reduceres til én gang om dagen, uden at brugertilfredsheden falder.
Kort om Ernst & Young’s Outsourcing Advisory
Ernst & Young har gennemført mere end 50 Facilities Management transformationsprojekter fordelt på virksomheder i hele Norden. Vi har assisteret og støttet virksomhederne i projekter omkring Facilities Management og fast ejendom inden for strategiudvikling, potentiale- og leverandøranalyse, implementering, review (evaluering af implementeret løsning) samt benchmarking.
Kontakt os
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte executive director Claus F. Christensen, tlf. 5158 2830 eller manager Frederik Krarup, tlf. 3010 5408.
Læse mere om Ernst & Young’s Outsourcing Advisory.
