La signature électronique du contrat de travail

La signature électronique du contrat de travail
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Une initiative innovante et éco-citoyenne : la signature électronique du contrat de travail.

Le numérique révolutionne notre quotidien depuis quelques années. Nous sommes de plus en plus nombreux à consulter notre compte bancaire en ligne, à réserver des vacances, faire des achats ou même mais à déclarer nos impôts en ligne.  Alors pourquoi ne pas profiter des nouvelles technologies pour faciliter aussi notre vie professionnelle ?

C’est le choix que nous avons fait chez EY en optant pour la signature électronique du contrat de travail. Cette démarche innovante s’inscrit dans un projet plus large de dématérialisation des documents et des processus RH visant à réduire notre consommation de papier, à faciliter votre quotidien, et à développer un comportement éco-citoyen.

Depuis le mois de février 2013, chaque nouveau collaborateur d'EY signe son contrat de travail de façon électronique et le conserve dans un coffre-fort sécurisé dans les centres d'hébergement de la Caisse des Dépôts et Consignations qui en garantit la valeur probante et la pérennité.

Dès votre arrivée chez EY, votre coffre-fort électronique individuel pourra contenir vos fiches de paie électroniques si vous le souhaitez, vos documents RH, et même vos documents personnels (factures, contrats, avis d’imposition, etc...). Vous pourrez y conserver tout type de document numérique même en cas de départ de l’entreprise.

Pionnier dans ce domaine, nous souhaitons vous apporter un cadre explicatif et répondre aux éventuelles questions que vous pourriez avoir.

Tout savoir sur la signature électronique du contrat de travail

 

 

Bien comprendre les différentes étapes menant à la signature électronique du contrat de travail

Vous avez franchi avec succès toutes les étapes du recrutement chez EY et vous vous apprêtez à signer électroniquement votre contrat ou bien vous souhaitez tout simplement avoir des informations sur la signature électronique, voici un  récapitulatif des différentes étapes qui se présenteront à vous :

  • Après avoir été contacté par un collaborateur du service recrutement qui vous aura fait une offre d’embauche, vous recevrez un mail avec un lien vers votre contrat de travail. Nous vous invitons à cliquer sur ce lien pour vous connecter sur Primobox, la plate-forme qui héberge votre contrat de travail. Nous vous recommandons de prendre le temps nécessaire pour bien lire votre contrat avant de le signer.


  • Après avoir pris connaissance des termes de votre contrat déjà signé électroniquement par EY, le système vous demandera de vérifier votre numéro de mobile, afin de recevoir, comme pour toute transaction sécurisée, un SMS avec un code à 6 chiffres qui vous permettra de procéder à la signature..


  • Une fois que vous aurez reçu ce code, vous ne disposerez que de 5 minutes pour le saisir dans le système et ainsi signer votre contrat. Ne tardez pas !


  • Une fois que vous aurez signé électroniquement votre contrat de travail que vous aurez contrat signé, vous recevrez un mail de confirmation vous indiquant que votre contrat de travail est disponible dans votre coffre-fort électronique. En effet, comme tous les collaborateurs d’EY, vous aurez accès à un coffre-fort électronique individuel et sécurisé destiné à contenir vos fiches de paie dématérialisées si vous le souhaitez, ainsi que tout autre document RH confidentiel, et même vos documents personnels.

 

L’écrit électronique : même valeur légale que l’écrit

Vous vous posez sans doute la question de la valeur juridique de la signature électronique du contrat ?

Voici les articles de loi du code civil sur lesquels repose la valeur probante de la signature électronique du contrat de travail.

L’écrit électronique : même valeur probante que l’écrit

Art.1316-1 C.civ : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Art.1316-3 C.civ : « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. »

Signature électronique

Art.1316-4 C.civ : « La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte. Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »

La facilité de la signature électronique ne doit pas vous faire oublier le cadre légal qui l’entoure.
Nous recommandons vraiment de prendre le temps nécessaire à la lecture de votre contrat de travail.

  • Si je vois une erreur sur le contrat comment puis-je vous l’indiquer ? le faire modifier ?

Pour toute question relative à votre contrat de travail, n’hésitez pas à contacter la personne du Service Recrutement d’EY dont le nom et les coordonnées figurent dans le premier mail que vous avez reçu.

  • Combien de temps ai-je pour signer le contrat ?
    Nous vous conseillons de procéder en deux temps :
    1/ Prenez bien le temps de lire votre contrat, c’est important. Vous y accédez en cliquant sur le lien qui figure dans le premier mail du Service Recrutement d’EY.
    2/ Une fois que vous aurez pris connaissance des termes de votre contrat, vous devez valider votre numéro de mobile, ce qui déclenche l’envoi d’un SMS avec un code à 6 chiffres qui permet de vous authentifier ; vous ne disposez alors que de 5 minutes pour signer votre contrat de travail.

  • Je ne reçois pas le code par SMS, qui puis-je contacter ?

Si vous n’avez pas reçu votre SMS,  n’hésitez pas à contacter la personne du Service recrutement d’EY dont le nom est indiqué dans le premier mail que vous avez reçu, elle revérifiera votre numéro de mobile qui est peut-être erroné.

  • Une fois mon contrat signé, qui puis-je contacter si j’ai encore des questions ?

Pour toute question relative à votre contrat de travail, avant ou même après la signature, n’hésitez pas à contacter la personne du Service recrutement d’EY dont le nom et les coordonnées figurent dans le premier mail que vous avez reçu.

  • Une fois que j’ai signé électroniquement mon contrat, quelles sont les prochaines étapes ?

Le contrat que vous recevez pour signature est déjà signé électroniquement par EY. Votre contrat est désormais signé par les deux parties. Nous vous mettrons en contact avec votre gestionnaire de paie qui s'occupera de  votre dossier d'accueil.

  • Est-ce que la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature sur un support papier ?

Oui, les articles de lois sur lesquels repose la valeur probante de la signature électronique figurent dans la partie « Que dit la loi ? »

  • J’ai cliqué trop vite, puis-je faire machine arrière ?

Nous vous conseillons d’appeler la personne du Service recrutement d’EY dont le nom et les coordonnées figurent dans le premier mail que vous avez reçu.