Vers un accroissement des échanges par voie électronique : la TVA s’adapte aux évolutions du marché via des changements légaux et administratifs créant l'opportunité d'économies substantielles

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Agefi Luxembourg

December 2012

Ces dernières années ont été marquées par l’utilisation croissante des nouvelles technologies  tant par les particuliers que par les acteurs économiques et ce dans tous les domaines. Ainsi, une étude menée en Belgique montre que 35% des moyennes et grandes entreprises utilisent déjà un système de facturation électronique. De plus, il apparaît que 35% d’entreprises supplémentaires ont planifié d’adopter ce système au cours de l’année 2014 et 40% des dirigeants interrogés envisagent la disparition totale des factures papier d’ici 2020.

Cette volonté de tendre vers la facturation électronique semble justifiée majoritairement par les gains d’efficacité que présentent le format électronique, ainsi que les économies réalisables et dans une moindre mesure la limitation de l’impact écologique de l’émission des factures1.

La matière fiscale, et notamment la TVA, n’a pas été épargnée par ces changements. Au contraire, afin de rester en phase avec les transformations technologiques et l’évolution des pratiques, le gouvernement a, depuis plusieurs années maintenant, engagé des réformes de fond afin de faire entrer la pratique fiscale dans l’ère des nouvelles technologies.

Dans le cadre de cette dynamique, Monsieur le ministre des Finances Luc Frieden a rappelé les dernières mesures en cours tendant à la modernisation de l’Administration de l’Enregistrement (AED), lors d’une conférence de presse le 26 novembre 2012. Ces réformes s’inscrivent dans la volonté des autorités de mettre en place une stratégie « tout électronique » et visent par ce biais à notamment améliorer  l’efficacité de l’AED, tant concernant l’imposition que le contrôle de l’assujetti.

Différentes mesures phares se dégagent de ces récentes évolutions : harmonisation des dispositions TVA relatives à la facturation électronique au niveau européen au 1er janvier 2013 modifiant ainsi le cadre juridique luxembourgeois, l’obligation de dépôt électronique des déclarations TVA via « e-TVA », ainsi que la transmission des données requises par l’Administration en cas de contrôle sous forme de « fichier d’audit informatisé (FAIA) ».

1. Facturation électronique

Les règles de base en matière de facturation électronique ont été fixées originairement au niveau communautaire par une directive datant de 2001 (2001/115/CE). Conformément à cette directive, l’assujetti voulant adopter le système de facturation électronique est tenu d’utiliser la technologie imposée par les Etats Membres devant assurer l’authenticité de l’origine des factures et l’intégrité  de leur contenu. Ceci  implique un coût lié, d’une part à l’investissement en technologie et, d’autre part, au défaut d’harmonisation au sein de l’Europe. Ainsi, ces restrictions technologiques ont été l’un des principaux obstacles au développement de la facturation électronique, empêchant principalement les petites et moyennes entreprises d’adopter ce système.

C’est pourquoi la Commission européenne, dans le but de développer la compétitivité des entreprises européennes, a lancé un processus dès 2008 visant à harmoniser et simplifier l’accès à la facturation électronique, et le Conseil européen a adopté en 2010 une nouvelle directive (2010/45/EU).

Cette directive devrait être transposée au Luxembourg d’ici la fin de l’année au travers d’une loi (un projet de loi a déjà été déposé devant  la chambre des députés en date du 24 août 2012 et devrait être adopté ces prochains jours) afin que ces dispositions soient effectivement intégrées dans le cadre législatif luxembourgeois à compter du 1er janvier 2013.

L’un des objectifs principaux de cette directive est de mettre sur le même pied les factures électroniques et les factures en version papier, la seule différence résidant dans le support employé sans que des obligations soient imposées.

Avantages de la facturation électronique

La mise en place de la procédure de facturation électronique présente divers avantages pour les entreprises.

Du point de vue des entreprises, en effet, l’émission et la transmission de factures électroniques permettent de faire de notables économies en termes notamment de coûts d’impression, d’envois postaux, d’intervention humaine, d’espace physique de stockage. Cette procédure permet également d’envisager des gains de compétitivité, en augmentant l’efficacité et la transparence, en réduisant les risques d’erreurs matérielles, en réduisant les périodes de paiement. Enfin, cette nouvelle procédure présente une avancée évidente allant dans le sens de la démarche de préservation de l’environnement.

A titre d’exemple, on peut considérer que l’ensemble du processus d’émission d’une facture papier, allant de l’impression et l’envoi à l’archivage, fait peser sur l’émetteur un coût de 11,10 euros contre 4,20 euros dans le cas d’une facture électronique, soit un manque à gagner de 6,90 euros par facture.

De même, le traitement de la facture par le destinataire devrait s’élever à 17,60 euros comprenant l’encodage, le paiement et l’archivage de la facture, contre 6,00 euros pour une facture émise électroniquement, soit une différence de 11,60 euros2.

A. Conditions de mise en place et validité de ce mode de facturation

A compter du 1er janvier 2013 les factures papier de même que les factures électroniques vont être considérées comme équivalentes.

La seconde directive sur la facturation donne une définition de la facture électronique. Ainsi, une facture électronique contient les informations normalement exigées dans les factures, et qui a été émise et reçue sous une forme électronique, quelle qu’elle soit.

Le type de format informatique à adopter pour la facture électronique n’est pas imposé par la directive, ce qui permettra de suivre les évolutions technologiques qui ne manqueront pas d’intervenir dans ce domaine.

Cependant, afin d’assurer la fiabilité des factures ainsi émises, celles-ci devront répondre à certaines conditions. Ainsi, il doit toujours être possible d’authentifier l’origine de la facture. Cela suppose que le fournisseur ou l’émetteur de la facture doit toujours pouvoir être identifié, tant auprès du fournisseur que du client. Une attention particulière devra être consacrée à ce point plus précisément en cas d’externalisation à un tiers ou à un « share of services center », ou encore lorsqu’il est recouru à l’auto-facturation, c’est-à-dire lorsque le client établi  la facture.

L’intégrité de la facture doit également être garantie, c’est-à-dire qu’il doit toujours pouvoir être démontré que la facture n’a subit aucune altération, que le document présenté correspond parfaitement à la facture initialement émise. Ce point concerne les informations contenues dans la facture. Le support peut toutefois évoluer sans que la validité de la facture soit remise en cause pour autant. En effet, une partie peut parfaitement émettre une facture dans un certain format informatique, puis la conserver sous un autre format, dans la mesure où les conditions de fiabilité sont respectées. Cette facture restera valable aussi longtemps que les informations contenues dans ce document resteront inchangées.

Ainsi, afin de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures, un contrôle de gestion permettant d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison des biens ou prestations de services doit exister.

De plus, la facture doit à tout moment être lisible « par un être humain », c’est-à-dire que la facture doit à tout moment être aisément consultée et comprise, sans que son format de stockage nécessite une conversion à cette fin.

Ces diverses conditions doivent de plus être remplies pendant tout la période de stockage des factures, soit 10 ans au Luxembourg.

L’ensemble de ces dispositions traduit d’une part la volonté des autorités de limiter les coûts relatifs à ces procédures et de rester en phase avec les évolutions techniques en cours et à venir.

Enfin, il faut également considérer que la facturation électronique, si elle présente un avantage certain pour les parties, ne peut toutefois pas être mise en place de manière systématique. En effet, ce mode de facturation ne peut être imposé à une partie, mais doit nécessairement résulter d’un accord, qui peut être implicite. Ainsi, un fournisseur pourra proposer l’émission d’une facture électronique au destinataire de celle-ci, qui pourra lui refuser pour des raisons techniques ou organisationnelles par exemple, sans avoir à en justifier. Dans ce cas, une facture papier devra être émise.

2. « E-TVA »

Dans le cadre de sa volonté de moderniser en profondeur le système déclaratif luxembourgeois, le gouvernement avait déjà initié la mise en place du système e-TVA consistant au dépôt en ligne par les assujettis de leurs déclarations TVA.

Cette procédure était optionnelle lors de sa mise en place, puis s’est imposée dans le cadre de certains types de déclarations spécifiques. Le dépôt des déclarations TVA par voie électronique sera obligatoire pour la majorité des assujettis luxembourgeois à compter des périodes d’impositions débutant au 1er janvier 2013. En effet, tous les assujettis soumis à l’obligation de déposer une déclaration TVA périodique (mensuelle ou trimestrielle) seront tenus de procéder ces déclarations tant périodique qu’annuelle, par voie électronique. Cette obligation de déposer les déclarations par voie électronique va également s’appliquer aux assujettis tenus de déposer des états récapitulatifs des ventes de biens et prestations de services en faveur de clients basés dans un autre Etat Membre de l’Union européenne (ou à destination d’un tel Etat). Seuls les assujettis soumis uniquement au dépôt d’une déclaration annuelle pourront encore déposer leur déclaration auprès de l’Administration sous forme papier.

De même qu’en matière de facturation électronique, la déclaration électronique présente de nombreux avantages. Ainsi, outre les économies réalisées sur les coûts d’impression et d’envoi des déclarations, il est évident que, d’une part le dépôt électronique s’avère plus facile et plus rapide pour les assujettis et que, d’autre part, le travail de contrôle et d’imposition de l’Administration est grandement facilité.

3. Fichier d’audit informatisé AED

Dans le cadre de ces procédures électroniques instaurées par l’Administration, il convient encore de faire mention du fichier d’exportation mis en place par l’AED, dénommé « Fichier d’Audit Informatisé de l’Administration de l’Enregistrement » ou « FAIA » qui permet à l’Administration d’exiger que les données relatives à l’activité économique de l’assujetti lui soient transmises sous forme électronique et dans un fichier spécifique. Ce système est inspiré des recommandations émises en 2005 par l’Organisation de Coopération et de Développement Economique (OCDE) sous le nom de « Standard audit file for tax (SAF-T) » et a été introduit dans le système luxembourgeois par une loi du 19 décembre 2008. Diverses recommandations ont ensuite été émises par l’Administration, laquelle a décidé de postposer l’obligation de transmission électronique de ces données aux impositions de l’année 2011 étant consciente que les changements introduits par le « Paquet TVA » en 2010 requéraient déjà des entreprises des investissements importants. .

Ainsi, dans un souci d’adaptation à l’évolution technologique et afin d’alléger les obligations pesant sur les assujettis, l’Administration a revu sa méthode de contrôle. Le fichier FAIA se base sur tous les enregistrements qui ont été saisis dans le système comptable, y compris les bases de données relatives aux commandes passées, aux clients, aux fournisseurs, aux factures, aux paiements, etc. Les données comptables doivent être fiables. L’Administration entend par là des données qui reflètent par leur contenu une illustration des chaînes de transactions complètes et précises. Ce fichier a été construit sous un format structuré « xml » facilement lisible et extensible. D’autres formats sont toutefois acceptés s’ils sont structurés, facilement lisibles et contiennent tous les champs et données que l’Administration peut demander.

Cependant, dans une première phase, les entreprises non soumises au Plan Comptable Normalisé ne seront pas visées. De même, celles bénéficiant d'un régime TVA simplifié, celles dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 112 000 euros, ou dont le nombre de transactions comptables annuelles ne dépasse pas les 500 unités ne seront pas concernées à court terme.

EY organisera le 9 janvier 2013 une conférence sur ces nouvelles dispositions afin d’assister les entreprises dans le cadre de la mise en conformité de leurs systèmes comptables et de facturation. Plus d’informations sur www.ey.com/lu/events.

Yannick Zeippen, Associée, EY Tax Advisory Services
Giuseppe Forte, Senior Manager, EY Tax Advisory Services

 

1 “Europese Regelgeving maakt weg vrij voor elektronische facturatie“ - La réglementation européenne ouvre la voie à la facturation électronique, Marc Joostens, Matthias Penninck, Tim Wulgaert, CFO Marometer, CFO Magazine, Avril 2012
2 Source : E-invoicing & EBPP - European market overview, Bruno Koch, Billetis, Février 2009