Continuous Process Monitoring

  • Share

Overal waar mensen werken met grote hoeveelheden data worden fouten gemaakt, ook in de meest professionele organisaties. Het management beschikt eenvoudigweg niet over het instrumentarium om dat te voorkomen. Als de fouten al opgespoord worden, gebeurt dat achteraf. Meestal is de (financiële) schade dan al aangericht.

Met Continuous Process Monitoring (CPM) is nu een methode beschikbaar die de eigenaren van primaire processen het instrumentarium biedt om fouten tot een minimum te reduceren. CPM is een nieuw concept om tekortkomingen in processen te detecteren, op te volgen en de voortgang te monitoren. Omdat CPM de problemen aan de bron aanpakt, worden processen er structureel beter van. Een belangrijk kenmerk van CPM is dat het uitgaat van geïntegreerd risicomanagement. Dat betekent dat niet langer sprake is van los van elkaar functionerende silo’s, maar van een nauwe samenwerking tussen operationeel management (een combinatie van business en IT), Risk Management en Internal Audit.

Het CPM-proces omvat drie stappen:

  1. Diagnose. Handmatige controles behoren tot het verleden. CPM signaleert alle uitzonderingen vroeg in de keten: kort na het moment dat een transactie wordt ingevoerd.
  2. Opvolging. De gerapporteerde uitzondering wordt teruggezet in het proces naar een medewerker die kan beoordelen of deze uitzondering ook daadwerkelijk een fout is. De medewerker neemt vervolgens de noodzakelijke maatregelen aan de bron.
  3. Borging. Op basis van de opvolging van uitzonderingen is Risk Management in staat om op strategisch niveau bestaande procesanalyses aan te scherpen en nieuwe te definiëren.
    Door het leereffect van deze methode wordt het aantal fouten in processen structureel teruggebracht en zijn de risico’s in het primaire proces daadwerkelijk gemanaged.

CPM is zeer goed bruikbaar als wordt gewerkt met omvangrijke hoeveelheden data, zoals bij financiële instellingen en bedrijven in de telecom- en energiesector. Bij pensioen- en levensverzekeraars stelt de overheid extra strenge eisen aan de kwaliteit van de transactieverwerking. CPM is daarnaast een uitermate nuttig instrument in bijzondere situaties, bijvoorbeeld als sprake is van integratie of conversie van verschillende systemen.

Bij de implementatie van CPM treedt EY op als extern begeleider. Aan de hand van een diagnose van de huidige stand van zaken, inclusief een impactanalyse, maken wij de te behalen voordelen en investeringen inzichtelijk. Onze inzet is erop gericht alle betrokkenen vertrouwd te maken met de systematiek van CPM zodat de organisatie in staat is deze op succesvolle wijze zelfstandig uit te voeren en daarmee ‘in control’ is.