Juridisch in control blijven van ICT: weet wat je overeenkomt
Informatietechnologie is voor iedere organisatie een onmisbare component. Daarom moeten aan leveranciers van ICT-diensten hoge eisen worden gesteld. Afspraken over het niveau van dienstverlening worden vastgelegd in vaak gedetailleerde Service Level Agreements. Maar zijn die afspraken juridisch wel zo hard als het er op aankomt en hoe kun je je ervan verzekeren dat je ook krijgt wat je verwacht en blijf je als organisatie ‘in control’ over je ICT-omgeving?
In elk ICT-traject gaat het in de kern over drie onderwerpen: output/levering, doorlooptijd en prijs. De kans dat op een of meer van deze drie onderwerpen de verwachtingen en werkelijkheid niet hetzelfde zijn, is groot. Partijen waarmee je op ICT-gebied gaat samenwerken, kies je niet zomaar. Na een uitgebreid selectietraject van leveranciers worden rechten en plichten van alle betrokken partijen zo goed mogelijk vastgelegd, maar dat gebeurt nog te vaak alleen vanuit een procedurele of technische invalshoek. Als later blijkt dat afspraken in de praktijk ruimte laten voor verschillende interpretatie of, vaak in het geheel niet afdwingbaar zijn, dan heeft de afnemer een groot probleem. Weet wat je overeenkomt en zorg dat je de gemaakte afspraken juridisch ook kunt afdwingen, is daarom dan ook het dringende advies.
Meer aandacht voor juridische component in IT-projecten
De juridische component in complexe IT-trajecten moet in veel gevallen meer aandacht krijgen. Aan het begin van een project goed nadenken over werkbare afspraken en het vastleggen hiervan voorkomt onduidelijkheid later. Dat lijkt simpel, maar dat is het in de praktijk niet. Bij de aanvraag tot offerte zou al het basiscontract (mantelovereenkomst) moeten worden bijgevoegd. Dan weet de leverancier ook precies waar zij op inschrijft en wat haar ‘risico’s’ zijn.
Verwachtingen managen
Veel heeft te maken met de verwachtingen van partijen en het managen hiervan gedurende de uitvoering van het contract. Niet alleen aan het begin van de samenwerking, ook in het vervolg moet voortdurend helder zijn wat je van elkaar verlangt. De “devil” zit vaak in “the detail”. Klant en leverancier gaan vaak een meerjarige relatie met elkaar aan. Gaandeweg de looptijd van een contract kunnen verwachtingen uiteen gaan lopen. Het is verstandig om veranderingen op gezette tijden met elkaar door te nemen en daarover aanvullende afspraken te maken. Houd elkaar scherp en laat geen verwachtingskloof ontstaan. Daarvoor is de complexiteit en de afhankelijkheid van ICT te groot.
COBI: geïntegreerde aanpak
De gezamenlijke aanpak en bundeling van kennis en informatie tussen Holland Van Gijzen en Ernst & Young vergroot de werkbaarheid en beperkt de risico’s rondom ICT-projecten. Deze dienstverlening is gevangen in de naam COBI, Compliance, Optimalisatie, Bescherming en Inzicht. In deze aanpak worden naast de juridische aspecten tevens de technische en organisatorische aspecten en/of wettelijke verplichtingen meegenomen. De focus op zowel wet- en regelgeving (compliance), ICT-inkoopvoorwaarden (optimalisatie), privacy en informatiebeveiliging, continuïteit, licenties voor bedrijfskritische applicaties (beveiliging), en inzicht in ICT-omgeving en-kostenstructuur is uniek en overal toepasbaar.
