Överklagande och klagomål

  • Share

Överklagande

Ett överklagande är en formell registrering av missnöje från en klient gällande resultatet av ett certifieringsbeslut.

Aktiviteter

  1. Överklaganden kan tas emot av alla medarbetare, via post, fax, e-post eller muntligen. Överklaganden måste dock lämnas skriftligen, för kännedom till VD.
  2. Vid mottagandet av ett överklagande ska ledningens assistent registrera överklagandet i överklaganderegistret. Överklaganden kommer att överlämnas till VD. VD ska så snart som möjligt (genom ledningens assistent) skicka ett brev eller e-post som en bekräftelse på mottagandet med hänsyn till den överklagande parten.
  3. VD kommer att få bakgrunden och/eller orsaken till överklagandet utrett av en medarbetare eller anställd som är oberoende av fallet (inte varit involverade i certifieringsrevisionen eller beslutsprocessen). Inom fyra veckor ska informationen rapporteras till VD.
  4. Rapporten kommer att användas för att utarbeta korrigerande åtgärder som måste omfatta åtgärder för återförvärv av certifiering så snart som möjligt, förebyggande av upprepning och bedömning av effektiviteten av de korrigerande åtgärderna.
  5. Inom fyra veckor efter bekräftelse av mottagandet kommer VD skicka avsändaren ett brev med den föreslagna lösningen.
  6. I de fall tillämpningen av de åtgärder som nämns ovan inte leder till en godtagbar lösning eller om det presenterade förfarandet är oacceptabelt för den överklagande parten eller andra berörda parter kan rättsliga åtgärder vidtas.
  7. CertifyPoint upprätthåller filer och register över alla överklaganden som rör certifieringar samt åtgärder för återcertifieringar. Informationen används bland annat för analys vid ledningens genomgångar.

Klagomål

Aktiviteter

  1. Klagomål kan tas emot av alla medarbetare, via post, fax, e-post eller muntligen. Den anställde är skyldig att anmäla klagomålen till ledningens assistent.
  2. Vid mottagandet av ett klagomål ska ledningens assistent registrera klagomålet i klagomålsregistret. Klagomålet kommer att överlämnas till VD. VD kommer att skicka (via ledningens assistent) ett brev eller e-post som bekräftelse på mottagandet av klagomålet, till den klagande parten. Vid mottagandet av ett klagomål kommer VD bekräfta ifall klagomålet gäller certifieringsaktiviteter som han är ansvarig för, och i så fall reda ut dem. Om klagomålet gäller en certifierad klient så kommer undersökningen av klagomålet utreda effektiviteten i det certifierade ledningssystemet.
  3. VD kommer att få bakgrunden och / eller orsaken till klagomålet utrett av en medarbetare eller anställda som är oberoende av fallet (inte varit involverade i certifieringsrevisionen eller beslutsprocessen). Inom fyra veckor ska informationen rapporteras till direktören VD.
  4. Rapporten kommer att användas för att utarbeta korrigerande förfaranden som måste omfatta åtgärder för återförvärv av certifiering så snart som möjligt, förebyggande av upprepning och bedömning av effektiviteten av de korrigerande åtgärderna.
  5. Inom fyra veckor efter bekräftelse av mottagandet kommer VD skicka avsändaren ett brev med den föreslagna lösningen.
  6. I fall tillämpningen av de åtgärder som nämns ovan inte leder till en godtagbar lösning eller om det presenterade förfarandet är oacceptabelt för den klagande parten eller andra berörda parter, kommer den klagande att erbjudas möjlighet att initiera ett överklagande.
  7. I diskussion med den berörda kunden kommer klaganden och CertifyPoint att avgöra om och i vilken utsträckning klagomålet och den valda lösningen ska offentliggöras.
  8. CertifyPoint upprätthåller filer och register över alla överklaganden som rör certifieringar samt åtgärder för återcertifiering. Informationen används bland annat för analys vid ledningens genomgångar.