EY-Studie Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Öffentliche Verwaltung in Österreich setzt voll auf Digitalisierung – fehlende Strategie, wenig Kompetenz und Überalterung oft ein Problem

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  • Digitalisierung ist in der öffentlichen Verwaltung angekommen – drei Viertel der Verantwortlichen sehen digitale Technologien als Top-Thema
  • Automatisierung von Prozessen größter Vorteil – höhere IT-Kosten und Anforderungen an Datensicherheit bringen neue Risiken mit sich
  • Österreichs öffentliche Verwaltung ist Vorreiter bei E-Government – aber nur jede dritte Einrichtung hat eine Digitalisierungsstrategie
  • Geringe Kompetenz, zu wenig Budget und Überalterung bremsen Digitalisierung
  • 86 Prozent wollen ihr Leistungsportfolio in den nächsten fünf Jahren anpassen – Bürgerservices sollen digital ausgeweitet werden
  • Datensicherheit wird wichtiger, Strafen bei Verfehlungen ab Mai 2018 deutlich höher – Aufholbedarf bei Zugriffsregeln und Information zu Datenspeicherung

Die öffentliche Verwaltung in Österreich setzt auf Digitalisierung: Für so gut wie alle Einrichtungen der öffentlichen Hand wie Ministerien oder andere Einrichtungen des Bundes (97%) sind digitale Technologien grundsätzlich wichtig, fast drei Viertel (74%) bezeichnen diese sogar als sehr wichtiges Thema.

Das sind die Ergebnisse einer Expertenbefragung der Prüfungs- und Beratungsorganisation EY unter mehr als 30 Verantwortlichen von Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung in Österreich.

Der starke Fokus auf Digitalisierung trägt bereits Früchte: Im aktuellen Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) der EU-Kommission belegt Österreich im Bereich der digitalen öffentlichen Dienste den fünften Platz unter 28 EU-Ländern. Die größten Vorteile der Digitalisierung liegen aus Sicht der öffentlichen Hand in der Automatisierung von Prozessen (94%), der Vereinfachung von Kommunikation innerhalb der Abteilung (68%) und der Erweiterung von Interaktionsmöglichkeiten mit Bürgerinnen und Bürgern (61%). Die Einsparung von Aufwand und Kosten in der Verwaltung wertet knapp die Hälfte (48%) als Pluspunkt. Bei den negativen Folgen der zunehmenden Automatisierung rangieren höhere IT-Kosten (74%) und größere Anforderungen an die Datensicherheit (71%) ganz oben. Fast jeder Zweite (45%) sieht die geringere zwischenmenschliche Kommunikation als Schattenseite.

„Die Digitalisierung ist voll in der öffentlichen Verwaltung angekommen. Nahezu alle Verantwortlichen haben das Thema weit oben auf ihrer Agenda angesiedelt. Nicht umsonst ist Österreich im Bereich E-Government im internationalen Spitzenfeld. Gerade im Vergleich zu den skandinavischen Ländern gibt es aber trotzdem noch Luft nach oben. Die Automatisierung von Prozessen muss noch stärker vorangetrieben und manuelle Schnittstellen reduziert werden. Gerade durch Robotics können Standardprozesse noch stärker vereinfacht werden. Damit könnte die öffentliche Hand nicht nur die Effizienz im Einsatz von Finanzen und Personal steigern, sondern auch einen Qualitätssprung in der Leistungserbringung machen“, so Christian Horak, Partner bei Contrast EY und fachlicher Leiter des 24. NPO-Kongresses unter dem Motto „Digitaler Wandel: Kein Stein bleibt auf dem anderen?!“.

Weniger als jeder Dritte hat eine Digitalisierungsstrategie
Trotz der guten Position im internationalen Vergleich gibt es in puncto IT- oder Digitalisierungsstrategie deutlichen Aufholbedarf in der öffentlichen Verwaltung: Weniger als jede dritte Einrichtung (29%) hat momentan einen verschriftlichen Masterplan, wie sie die eigenen Services ins digitale Zeitalter bringt. Immerhin 14 Prozent arbeiten gerade an einer Strategie, 29 Prozent haben diese zumindest geplant. Bei 29 Prozent ist Strategie hingegen gar kein Thema.

„Österreichs Verwaltung ist beim Thema Digitalisierung schon vergleichsweise weit. Die zweifellos guten Fortschritte, speziell beim E-Government, dürfen aber nicht auf der Ebene einzelner Services stehenbleiben, sondern müssen Teil eines übergeordneten Masterplans sein. Jede Einrichtung der öffentlichen Hand braucht eine verbindliche Digitalisierungsstrategie – die Leitplanken sind durch die ‚Digital Roadmap‘ schon vorgegeben. Die öffentliche Verwaltung muss die Digitalisierung treiben – und nicht umgekehrt“, so Horak.

Darüber hinaus sei es wichtig, diese Strategie ganzheitlich aufzusetzen, erklärt Horak weiter: „Momentan hat nur jede dritte Verwaltungseinrichtung mit einer Digitalisierungsstrategie darauf geachtet, dass diese in die Gesamtstrategie eingebunden ist. Digitalisierung ist eine allumfassende Entwicklung, die sich nicht von der Gesamtstrategie trennen lässt. Allerdings sind bereits jetzt bei mehr als der Hälfte die Geschäftsleitung oder die Strategieabteilung die Haupttreiber der Digitalisierung. Das ist ein klares Zeichen, dass die Digitalisierung in der Verwaltung als ‚Chefsache‘ eingestuft und behandelt wird.“

Hemmnisse: geringe Kompetenz, wenig Budget und Überalterung
Der Bedarf nach zusätzlichen Fähigkeiten im Umgang mit neuen technologischen Möglichkeiten bereitet vielen Verantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung Kopfzerbrechen: 58 Prozent fürchten, dass die derzeitigen Kompetenzen nicht ausreichen. Bei mehr als zwei Drittel (68%) sind momentan maximal zehn Mitarbeiter mit Digitalisierungsagenden beschäftigt. Auch die budgetären Mittel sind in vielen Fällen überschaubar: Drei Viertel (75%) der heimischen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung können nur bis zu zehn Prozent des gesamten Budgets für die Digitalisierung verwenden.

Das hohe Durchschnittsalter der Mitarbeiter ist eine zusätzliche Bremse für den Ausbau der digitalen Kompetenzen: Bei 68 Prozent machen „Digital Natives“ weniger als ein Viertel der Belegschaft aus, bei jedem Vierten sind sogar mehr als 90 Prozent der Mitarbeiter nicht mit digitalen Technologien aufgewachsen. Demensprechend ist die Rekrutierung von qualifiziertem Personal (36%) die größte Herausforderung im Rahmen der Digitalisierung, die Schulung von bestehendem Personal rangiert auf Platz drei (18%). Als zweitgrößte Herausforderung identifizieren die Verantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung das fehlende Bewusstsein für digitale Technologien (32%).

„Die Überalterung in der öffentlichen Verwaltung kann zum Hemmschuh für die Digitalisierung werden. Mitarbeiter, die nicht mit digitalen Technologien aufgewachsen sind, eignen sich diese auch deutlich schwerer und langsamer an. Es wäre daher umso wichtiger, noch stärker in Weiterbildung zu investieren. Allerdings gibt es bei der Hälfte der Einrichtungen nur wenige oder gar keine Angebote für Fortbildungen im Bereich Digitalisierung. Ohne zusätzliche Kompetenzen von außer- oder innerhalb der Verwaltungseinrichtung werden die Fortschritte bei den Services ein Leuchtfeuer bleiben und keine nachhaltigen Erfolge mit sich bringen“, so Horak.

86 Prozent wollen ihr Leistungsportfolio anpassen – Services sollen ausgebaut werden
Die Digitalisierung wird auch in der öffentlichen Verwaltung keinen Stein auf dem anderen lassen: 93 Prozent gehen davon aus, dass ihre Bedeutung in den nächsten fünf Jahren steigen wird. 86 Prozent gehen davon aus, dass sie in diesem Zeitraum ihr Geschäftsmodell bzw. Leistungsportfolio ändern müssen. Die Auswirkungen dieses Veränderungsprozesses sieht die Mehrheit positiv: Zwei Drittel (68%) möchte das eigene Leistungsportfolio um digitale Services zu ergänzen. Je 14 Prozent rechnen damit, dass bestehende Services komplett digitalisiert bzw. zur Gänze verdrängt werden. Als wichtigste Bereiche der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sehen die Befragten Mobile Devices bzw. Wearables (29%), digitale Prozesse (25%) und soziale Medien (21%).

Momentan sind 61 Prozent der Verwaltungseinrichtungen in sozialen Medien tätig. Am stärksten nutzen sie Facebook (54%) und Twitter (32%) zur Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern. 85 Prozent geben an, dass soziale Medien die Kommunikation mit den Zielgruppen verändern, 46 Prozent sehen sogar einen starken Wandel.

Datensicherheit in der öffentlichen Verwaltung wird wichtiger
Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Wichtigkeit von Datenschutz und IT-Sicherheit in der öffentlichen Verwaltung. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Automatisierung in der Datenverarbeitung: Bereits jetzt verwendet mehr als die Hälfte (55%) regelmäßig eine automatisierte Zusammenführung von mehreren Datenquellen. An der Sicherheit dieser Daten gibt es aber Zweifel: Nur 55 Prozent sehen die Daten als ausreichend geschützt, 41 Prozent halten sie für eher sicher. Fünf Prozent sind skeptisch und fürchten, dass die Daten nicht gut genug geschützt sind. Bei fast jeder fünften Einrichtung (18%) ist der Zugriff auf Kunden- bzw. Bürgerdaten nicht schriftlich geregelt. Nur zwei Drittel (68%) informieren Personen über die Speicherung und Verwendung von personenbezogenen Daten.

„Die im Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung erhöht die Standards für den Schutz von sensiblen Daten und verschärft die Strafen bei Fehlverhalten. Unter diesen Vorzeichen muss die öffentliche Verwaltung ihre IT-Sicherheit und Mechanismen zum Schutz von personenbezogenen Daten kritisch unter die Lupe nehmen und entsprechende Maßnahmen einleiten. Dazu gehören neben der technischen Seite auch die Prozesse und die Mitarbeiter, die in den nächsten Monaten intensiv sensibilisiert und geschult werden müssen“, so Horak abschließend.