Zehn Grundregeln für eine erfolgreiche Implementierung von RPA
RPA mag einfach klingen. Für eine erfolgreiche, rasche Umsetzung braucht es jedoch eine detaillierte Planung, gut koordinierte Prozesse und höchste Präzision. Die folgenden zehn Regeln können bei der Implementierung helfen.
1. Beginnen Sie mit einer Machbarkeitsstudie
Während viele die Vorteile von RPA sehen, kann ein rasch umsetzbares Pilotprojekt für Begeisterung sorgen und Zynikern den Wind aus den Segeln nehmen.
2. Finden Sie Fürsprecher und holen Sie sie an Bord
Veränderung trifft oft auf Abwehr, selbst wenn alle von ihr profitieren. Daher braucht es für einen RPA-basierten Wandel viel Unterstützung und verlässliche Förderung. Gleich zu Beginn gilt es, funktionale Führungskräfte und Meinungsmacher ausfindig zu machen.
3. Wählen Sie Prozesse mit Bedacht
Erfolgreiche erste Schritte bilden die Grundlage für den Gesamtprojekterfolg. Überlegen Sie daher genau, mit welchen Prozessen Sie am besten beginnen. Wählen Sie Prozesse, bei denen Erfolg quasi vorprogrammiert ist und sich Unannehmlichkeiten in Grenzen halten.
4. Sorgen Sie für die richtige Erwartungshaltung
Weniger versprechen und mehr liefern lautet die Devise. So halten Sie die Erwartungshaltung rund um die potenziellen Vorteile auf einem realistischen Level. Vermeiden Sie einen Hype oder Euphorie in Hinblick auf die möglichen Gewinne, die RPA für das Unternehmen oder einzelne Mitarbeiter bringt. Lassen Sie die Endergebnisse für sich selbst sprechen.
5. Garantieren Sie rasche Erfolge
Die Erfolgschancen steigen mit kleinen und übersichtlichen Automatisierungssets eher als mit großen und komplexen. Nutzen Sie einen „Aufbauen-Testen-Anwenden“-Prozess, um Ihre Lösung Schritt für Schritt zu perfektionieren.
6. Machen Sie Einsparungen sichtbar, während Sie sie gleichzeitig nutzen
Tatsächliche Gewinne zeigen sich erst, wenn eingesparte Stunden für neue Aufgaben produktiv genutzt werden. Dennoch ist es wichtig, klar aufzuzeigen, wie viel im Vergleich zum Ursprungsaufwand eingespart werden konnte.
7. Planen Sie nachhaltig
Institutionalisieren Sie Struktur und Governance, um bestehende Automatisierungen produktiv zu verwalten, und priorisieren Sie noch nicht genutztes Potenzial. Verfolgen Sie eine ganzheitliche Strategie, im Rahmen deren Sie Mitarbeiter aufbauen, umschulen und so im Unternehmen halten können.
8. Profitieren Sie von Zusatztools
Finden und erkennen Sie Tools, mit denen Sie Ihre Umsetzung von RPA ergänzen und stärken können.
9. Machen Sie IT zum Projektpartner
Wert aus RPA schafft nicht nur der Fachbereich, sondern immer auch die IT. Da sich die Implementierung von Automatisierungsprozessen meist kurzfristig, aber dennoch umfassend gestaltet, müssen Fachbereich und IT Hand in Hand arbeiten. Sonst sind Verzögerungen und Ressourcenverschwendung vorprogrammiert.
10. Bleiben Sie lösungsorientiert
Investieren Sie in die Entwicklung einer passenden Lösung, mit der Sie die Mehrheit aller Variationen, Übergaben und Prozessziele abdecken. In der Regel fallen 30 Prozent der Zeit oder weniger für die tatsächliche Konfiguration des Bots an.
Wie aus einem Backoffice ein Technologiezentrum wird
Der Weg zu KI über das Backoffice muss zweckmäßig sein und einer gemeinsamen Vision folgen. So können Sie die Reaktionsfähigkeit und die Entscheidungen bestimmen, die dem GBS abverlangt werden. Dafür muss das Geschäft mit der aktuellen Position der GBS in der Wertschöpfungskette und deren angestrebtem Ziel optimal abgestimmt werden.
Die Zentren werden alle Vorteile der Automatisierung zu einem kohärenten Leistungsversprechen zusammenführen müssen, so wie ein Dirigent die Klänge verschiedener Instrumente zu einem Musikstück zusammenfügt.
Gleichzeitig können die Zentren den Grad der Automatisierung entlang des Wertekontinuums sowie entlang der Reifekurve nach oben navigieren. Mit jedem Automatisierungsexperiment werden sich neue Chancen für den Ausbau des Gesamtprojekts bieten, und aus dem Backoffice wird schlussendlich ein digitales Technologiezentrum.
Um diesen Wandel erfolgreich zu vollziehen, sollten Sie:
Im Recruiting auf allen Ebenen mehr auf Flexibilität und Technologiekompetenz setzen
Für ein stabiles Technologiezentrum braucht es Mitarbeiter, die nicht nur über Fachwissen, sondern auch über technologisches Know-how verfügen.
Mitarbeiter einbeziehen
Starten Sie nach der Implementierung von RPA innerhalb desselben Teams ein Folgeprojekt, um zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und Ideen von quantitativ signifikantem Wert zu schaffen.
Pilotprojekte umfassend planen
Rollen Sie neue Technologien ruhig flächendeckend aus, tun Sie dies jedoch auf kontrollierte Art und Weise. Es ist ein Mythos, dass Technologien unerschwinglich sind. Meist finanzieren sie sich selbst.
Interesse für neue Technologien und Veränderung wecken
Beschleunigen Sie den Wandel, indem Sie ein Aktivierungsmodell erstellen und so das Thema Automatisierung in den Fokus rücken und die richtige Einstellung dazu schaffen.
Das aktuelle Dashboard entsorgen
Starten Sie Diskussionen über Geschäftsergebnisse und die eigentlich Begünstigten: die Kunden. Der erste Schritt besteht hier darin, den aktuellen Wert in Worte zu fassen.
Eher Wert aufzeigen, als um Budgets buhlen
Streben Sie nicht nach Exklusivbudgets. Zeigen Sie den Wert auf, indem Sie bescheiden investieren und unternehmerisch denken.