Förbättring av svensk hälso- och sjukvård: Jämförelse mellan ERP- och satellitsystem

Utforska för- och nackdelarna med ERP- och satellitsystem inom svensk hälso- och sjukvård. Gör ett informerat val för en sömlös verksamhet och bättre patientdatasäkerhet.

Inom hälso- och sjukvårdssektorn är välfungerande IT-system avgörande för att leverera specialiserad patientvård, säkerställa kontinuitet i verksamheten, effektiv resursanvändning och upprätthålla säkerheten för patientdata. Dessa system är av största vikt för att stärka allmänhetens förtroende för hälso- och sjukvårdssystemet.

Enterprise Resource Planning (ERP) och satellitsystem är två olika tillvägagångssätt för hälso- och sjukvården att hantera dess hälso- och sjukvårdsdata och optimera verksamheten. De två systemvarianterna har båda sina fördelar och nackdelar som måste övervägas noggrant.

ERP-systemlandskap:

Några av fördelarna med ERP-system är att dessa erbjuder integrerad datahantering där olika funktioner centraliseras samt att överflöd och fel minskas. Genom att implementera ERP-system kan verksamhetsprocesserna standardiseras och effektiviseras för samtliga sjukhus inom en och samma hälso- och sjukvårdsregion. Implementationen av ett ERP-system säkerställer en kontinuitet i hur olika delar av verksamheten fungerar, till exempel inköp, patientfakturering och hantering av leveranskedjan. EY:s erfarenhet av att stödja regioner i Norge som är ansvariga för hälso- och sjukvårdsförvaltning visar på en betydande förbättring av datakvaliteten genom avskaffandet av olikartade och föråldrade system. En av EY:s Managing Partners i Norge beskriver det som att "implementationen av ett ERP-system är som att dirigera en symfoni, harmonisera processer och standardisera stamdata. Det skapar ett smidigt informationsflöde och säkerställer att hälso- och sjukvårdspersonalen har rätt data vid rätt tidpunkt, vilket leder till en mer effektiv och patientcentrerad vård".

Förutom datacentralisering erbjuder ERP-system robusta rapporterings- och analysverktyg som ger hälso- och sjukvårdsadministratörer värdefulla insikter om sjukhusets verksamhet, patientresultat och finansiella resultat. Denna typ av insikter lägger grunden för ett informerat beslutsfattande baserat på data. Ett konkret och framgångsrikt exempel är från ett av Tysklands universitetsjukhus där SAP:s ERP-system spelade en avgörande roll under pandemin. Systemet underlättade realtidsanalys och sömlös distribution av sjukvårdsutrustning på 48 vårdavdelningar fördelade över 25 sjukhus vilket optimerade fördelningen av patienter över hela regionen.

Vi har även sett liknande datadrivna och prediktiva förmågor i SAP:s lagerhanteringsmodul, vilket möjliggjorde att en av Tysklands största klinikkoncerner kunde inviga det mest avancerade logistikcentret i Tyskland för leverans till kliniker och hälso- och sjukvårdsinrättningar. Enligt deras CIO är deras beställnings- och leveransprocesser nu i hög grad automatiserade, vilket möjliggör för deras kliniker att få mer tillförlitliga, intelligenta och marknadsoberoende leveranser. I tidigare genomförda implementationer har vi sett att molnbaserade digitala lagerplattformar kan förbättra leveransprestandan med 85%-100% samt minska lagret för vissa artiklar med 30 dagar. Detta sparar inte bara kostnader utan hjälper även klinikerna att bättre hantera globala störningar i medicinska leveranskedjor, såsom COVID-19-pandemin och konflikten i Ukraina.

Vidare är ERP-system utmärkta för att effektivisera administrativa uppgifter som fakturering och ärendehantering vilket leder till förbättrad operativ effektivitet och kostnadsreducering. I ett hälso- och sjukhussamarbete som involverade 6 000 anställda såg vi tack vare förbättrade och automatiserade arbetsflöden en minskning med 2 000 manuella inmatningar. I ytterligare ett samarbete med en norsk region resulterade den EY-ledda ERP-implementation i en betydande kostnadsbesparing inom IT-drift när de äldre systemen, som ofta är dyra att underhålla, ersattes. Denna implementation möjliggjorde minskade driftskostnader och en mer effektiv resursallokering.

Ytterligare en fördel är att ERP-system är mycket anpassningsbara och kan tillgodose behoven hos hälso- och sjukvårdsorganisationer i alla storlekar. SAP, en av de ledande leverantörerna av ERP-system, tillhandahåller branschanpassade lösningar och mallar som sjukhus kan anpassa efter sina unika behov samtidigt som de följer branschstandarder och regler. Dessutom är integration av specialiserade system som elektroniska patientjournalssystem, laboratoriehanteringssystem och medicinska bildlösningar möjligt. Denna interoperabilitet säkerställer att data flödar sömlöst mellan system vilket minskar manuell datainmatning och risken för fel.

EY har vid implementationer av ERP-system dock observerat vissa utmaningar som hälso- och sjukvårdsorganisationer bör ta i beaktning. Hälso- och sjukvårdsorganisationer står ofta inför utmaningen att säkerställa hanteringen av konfidentiell data vilket är särskilt viktigt när det gäller känslig information som behandlingsdata och patientnamn. Med en växande trend där olika ERP-leverantörer går mot en mer molnbaserad lagring är det avgörande för hälso- och sjukvård att ha en proaktiv strategi för datasäkerhet. En annan viktig utmaning att vara medveten om vid ERP-implementationer är kopplad till att arbetssätt och rutiner ofta skiljer sig mellan olika sjukhus och avdelningar. Varje medicinsk avdelning har unika sätt att arbeta på vilket kan göra en sjukhusöverskridande implementation av ERP-system till en komplex uppgift, dock inte omöjlig.

Slutligen kan användargränssnittet för ERP-system ibland vara svårt att navigera i vilket då kräver en investering från implementeringspartnern och leverantören för att säkerställa användarvänlighet. Målet är att effektivisera användarupplevelsen, göra den mer intuitiv och användarvänlig, vilket minimerar den tid som vårdpersonal tillbringar med att navigera i systemet och ger mer tid för arbete som fokuserar på patienterna.

Satellitsystemlandskap:

Satellitsystem erbjuder specialisering inom olika hälso- och sjukvårdsfunktioner, såsom elektroniska patientjournaler, radiologiinformationssystem och apotekshanteringssystem. Specialiseringen leder till förbättrad prestanda inom specifika avdelningar och ökar användarnöjdheten. Dessa system är ofta flexibla och gör det möjligt för hälso- och sjukvårdsorganisationer att välja och integrera lösningar som är skräddarsydda för deras unika behov. Systemet stöder gradvis implementation, vilket innebär att organisationer kan lägga till eller ersätta system efter behov och erbjuder på så sätt ett alternativ som är mindre verksamhetsstörande jämfört med en omfattande implementation av ett ERP-system.

Samtidigt medför införande av satellitsystem sina egna utmaningar. De kan skapa datasilos, vilket resulterar i fragmenterad och otillgänglig information inom organisationen. Hanteringen av flera fristående system är komplicerad, särskilt när uppdateringar eller underhåll är nödvändiga, vilket kräver kunnig IT-personal och potentiellt ökande IT-kostnader.

Även om specialiserade system ofta är inriktade på sina användares behov, till exempel läkares, kräver ett satellitsystemlandskap att användare måste kunna hantera flera användargränssnitt och system som inte kommunicerar med varandra och inloggningstider och växling mellan system tar värdefull tid från arbete med patienter. Sammantaget kan det vara en utmanande uppgift att säkerställa kompatibilitet mellan olika system, vilket kan leda till datadiskrepanser och operativa ineffektiviteter.