話說,凡走過必留下痕跡,許多足以證實不當行為的蹤跡可能以資料形式儲存或暫存於終端設備、移動設備、電腦或其他相似裝置,這些資料係透過二元方式儲存,並透過電腦設備轉換成人類可以理解的內容,常見的類型如:
文字檔、圖像檔、音檔或影像檔等格式。數位證據廣義而言就是以電腦或類似裝備儲存、傳輸,並能被用來認定或否定犯罪是否存在的資料。在企業調查中,數位證據對釐清案情的重要性,往往不亞於帳冊與金流,因此合法及有效的透過數位鑑識技術來分辨、保存及分析數位證據,對企業調查的成功與否相當重要。
1. 辨識與分析數位證據來源
在調查進行的初始階段,企業極有可能對於證據資料處於知之甚少的狀態,此時,有經驗的數位鑑識專家的首要工作是引導企業找出潛在的證據位置,再使用專業的工具和方法來蒐集必要的證據。然而,大型企業可能在系統轉換和工作流程數位化等過程中面臨限制,這些限制可能來自老舊的系統、資料儲存方式、系統權限或其他因素,因此數位鑑識專家需要視情況採取不同的作法。
然而儲存在各處的數位資料通常相當龐大,若沒有一個方向,如同大海撈針,因此在檢視證據資料時,數位鑑識專家應依案情及律師的訴訟策略去思考如何有效執行數位鑑識分析,除了可能存有的資料、資料來源的結構以及檔案本身的內容,亦應該運用不同鑑識科技去篩選並選擇最有利的證據。
另外與時間相關的資訊在企業調查中至關重要,它闡明了事件的整個時間線,包括事件的開始、發展和結束時間,除了可以協助企業釐清或追究當事人責任,亦有助組織制定或設計監測機制,以在未來即時監測或降低類似事件再次發生。因此,時間戳記的紀錄、保存與應用是數位證據中關鍵之一。
2. 數位證據的封存
電子證據開示在企業調查中最常聽到的字詞 Discovery; 或稱證據揭示,這是一在美國盛行已久的訴訟調查流程。在美國聯邦民事訴訟規則(Federal Rules of Civil Procedure, FRCP)中,規範了證據在訴訟過程中可能會產生的要求,從起始階段的資料當事人的規定、證據的準備與保存、關聯證據的判定、訴訟條件資料的產製、甚至分析科技的使用規定等,給予了訴訟雙方在證據資料準備的彈性。FRCP為因應科技快速的發展及資料量逐年增長的狀況,在2006年新增了針對數位資料的規範,並陸續微調針對證據的要求,演變成至今的electronic Discovery,或稱eDiscovery。
eDiscovery規範持續在美國及相同法律體系盛行,在筆者服務機構協助的調查中也觀察到,多數跨國企業雖然在不同法系國家設置企業調查部門,但皆使用前述規範作為內部調查的標準流程。與其進入訴訟後才開始考量法律規範的要求,建議企業在一開始就將證據資料以適用訴訟的格式準備妥善。