• Share

Nieuws voor de overheid

Forum

Procesgerichte aanpak bij de zesde staatshervorming

In het kader van de zesde staatshervorming gaan er vele bevoegdheden van het federale niveau naar de regio’s. In de praktijk houdt dit voor de ‘ontvangende’ administratie heel wat in, onder meer op het vlak van personeel, processen, systemen en budgetten. In deze context heeft het departement Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) van het Vlaamse Gewest aan EY gevraagd de inpassing van nieuwe bevoegdheden te begeleiden.

Procesgerichte aanpak bij de zesde staatshervorming

De opdracht bestond uit twee grote delen: enerzijds de analyse van de relevante activiteiten en bijhorende processen bij de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Wegvervoer (FOD Mobiliteit), inclusief een inschatting van personele middelen. Anderzijds een advies over hoe die activiteiten ingepast kunnen worden in het departement van het Vlaamse Gewest, en een inschatting van welke personele middelen hiervoor nodig zijn.

Procesanalyse, taakinventaris en werklastmeting

Eens de over te dragen bevoegdheden waren geïdentificeerd in de verschillende diensten van de FOD Mobiliteit, werd in workshops met FOD-medewerkers een zo nauwkeurig mogelijke procesmap opgesteld. Procesactiviteiten werden diepgaand geanalyseerd en vervolgens door de betrokken diensthoofden gevalideerd. Omdat het zelden voorkomt dat volledige diensten in hun geheel overgeheveld worden van het federale naar het regionale niveau, is het vaak noodzakelijk om tot op het niveau van taken te gaan. Het is best mogelijk dat één medewerker zowel taken uitoefent die geregionaliseerd worden als taken die een federale bevoegdheid blijven. Daarom moesten alle activiteiten gedetailleerd in kaart gebracht worden om de opsplitsing correct te laten verlopen. Er werd bovendien niet alleen nagegaan welke activiteiten overgedragen moesten worden, maar ook welke werklast die met zich meebrengen. Om een inschatting van de werklast per proces of procestaak te kunnen maken, werden pragmatische verdeelsleutels geïdentificeerd, zoals aantal dossiers per regio of aantal aanvragen of facturen per postcode.

 

Kwalitatieve inzichten

Het inpassingsadvies werd verrijkt met kwalitatieve inzichten die tijdens de proces- en taakanalyse bij de FOD werden verzameld. Zo hadden onze consultants onder meer aandacht voor mogelijke inpassingsknelpunten en -risico’s, en voor mogelijkheden tot optimalisatie van de processen en de organisatie. Een voorbeeld van een risico is de mogelijke weerstand tegen verandering. EY besteedde daarom aandacht aan veranderingsmanagement. Er werd gedocumenteerd of er weerstand bestond tegen de regionalisering en welke informatienoden betrokken medewerkers hebben. Tijdens de uitrol van de inpassing kunnen deze inzichten dan meegenomen worden en zo kan de integratie van de overgehevelde bevoegdheden in de regio’s vlotter verlopen.

 

Personeelbehoeftenplan

Ten slotte werkte EY voor het Departement Mobiliteit en Openbare Werken een gedetailleerd personeelbehoefteplan uit. Dit lijkt eenvoudiger dan het is. Enerzijds moest rekening gehouden worden met de hierboven vermelde kwalitatieve elementen. Een proces dat nu binnen de FOD efficiënt en effectief verloopt, vereist voor een kwalitatief hoogstaande dienstverlening door het Vlaamse Gewest waarschijnlijk geen verhoogde personeelsinzet. Bij een proces met veel optimalisatiemogelijkheden daarentegen kan een tijdelijke meerinzet vereist zijn maar uiteindelijk ook een besparing opleveren. Anderzijds moet bij de opsplitsing van federale bevoegdheden over de gewesten rekening gehouden worden met zogenaamde negatieve schaaleffecten, want de bevoegdheid wordt niet meer door één federale dienst maar door drie gewestelijke administraties uitgeoefend.

Meer informatie? Contacteer

Björn Vanheste
+32 (0)2 774 51 28

Alexander Mol
+32 (0)3 270 45 80