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Intégrer des robots au département financier pour une meilleure productivité

CFO

EY - Intégrer des robots au département financier pour une meilleure productivité

Les technologies numériques ont conquis leur place dans de nombreux secteurs et entreprises. Même les départements financiers découvrent les avantages de l’automatisation. Les tâches routinières et le traitement des données peuvent être standardisés et numérisés, ce qui permet aux collaborateurs de revaloriser leurs tâches. Dans ce Baromètre CFO, nous étudions dans quelle mesure ces ‘Chief Financial Officer’ sont prêts à utiliser les technologies innovantes.

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EY - Johan Jacques

Johan Jacques
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Reza Guillaume
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« Les entreprises doivent continuellement miser sur l’augmentation de la productivité comme base d’une poursuite de la croissance économique. Cependant, ces dernières décennies, la croissance de la productivité a baissé de façon significative (de 4,3 % d’année en année dans les années 70, elle est passée à 0,6 % depuis début 2000, avec même des années de croissance négative). Si on ajoute à cela le vieillissement accru de la main-d’œuvre (10 000 nouveaux pensionnés par mois en 2019 en Belgique), tous les secteurs et entreprises doivent faire preuve d’ouverture d’esprit et accepter l’essor des nouvelles technologies », affirme Johan Jacques, Executive Director chez EY.

« Ces nouvelles technologies joueront également (ou bien continueront de jouer) un rôle important dans le recrutement de nouvelles générations d’employés », ajoute Reza Guillaume, Executive Director chez EY.

Johan Jacques : « Les départements finance doivent eux aussi s’y mettre. Dans les entreprises, la finance joue généralement un rôle moteur dans la promotion de nouvelles technologies. Pourquoi ? Parce que la finance englobe de nombreux processus susceptibles d’être automatisés (surtout des tâches répétitives à la valeur ajoutée relativement limitée). »

EY - CFO Barometer: Avez-vous déjà investi dans l’IA ?

Avez-vous déjà investi dans l’IA ?

  • Un peu : 40,74 %
  • Non : 59,26 %

Le rôle central de la RPA

La RPA est au cœur du lien unissant la finance et les technologies numériques. Le dernier Baromètre CFO a néanmoins révélé que la plupart des professionnels de la finance ne réalisent pas encore clairement ce que la RPA pourrait précisément leur apporter.

La RPA (Robotic Process Automation, soit l’automatisation robotique de processus) est une technologie capable d’automatiser des processus répétitifs, fondés sur des règles par le biais d’une solution logicielle. Elle peut en outre permettre aux entreprises d’économiser des coûts considérables, même s’il ressort du Baromètre CFO que seulement 25 % des répondants ont implémenté la RPA dans le but de réduire leurs coûts.

Le Baromètre CFO confirme également que 45 % des répondants n’ont pas encore investi dans la RPA. Il est donc grand temps pour eux d’y réfléchir.

Les équipes financières qui ont déjà commencé à travailler avec cette technologie possèdent d’ores et déjà une bonne base pour des systèmes avancés tels que l’intelligence artificielle, le Machine Learning et d’autres solutions hybrides (par exemple ROC + RPA + IA).

EY - CFO Barometer: Avec-vous déjà pris des mesures pour normaliser vos processus ?

Avec-vous déjà pris des mesures pour normaliser vos processus ?

  • Un peu : 37,04 %
  • Un certain nombre : 48,15 %
  • Beaucoup : 14,81 %

Vision et stratégie vs culture et comportement humain

« Si une entreprise implémente une solution numérique, elle doit disposer d’une vision et d’une stratégie claires. L’automatisation et la numérisation ne sont pas une fin en soi, mais elles doivent bénéficier d’un large soutien au sein de l’entreprise », précise Reza Guillaume.

Johan Jacques ajoute : « La culture et le comportement humain sont également d’importants facteurs de succès. De nombreuses entreprises nourrissent de grandes ambitions en matière de RPA, mais se heurtent rapidement à leur propre culture d’entreprise, à des problèmes de communication, à des processus non standardisés, etc. Les collaborateurs internes ne doivent pas percevoir les transformations numériques comme une menace, mais plutôt comme une valeur ajoutée pour leur travail (puisque leurs tâches routinières pourraient être automatisées). »

Le Process Mining pour standardiser des processus

Les résultats du Baromètre CFO révèlent que beaucoup de tâches peuvent être automatisées au sein d’une entreprise. La plupart des processus impliquent en effet une grande quantité de données et sont répétitifs, pénibles, basés sur des règles et sont pour la plupart réalisés manuellement. En outre, ils peuvent être exécutés en dehors des heures de bureau. 

Pourtant, près de 40 % des répondants n’ont pas encore pris de mesures pour standardiser ces processus, sans même parler de les automatiser. Alors, comment procéder concrètement ?

« Il existe différentes manières de les analyser et de voir où ils diffèrent du processus standard imposé par le siège », répond Reza Guillaume. « La solution la plus rentable est le Process Mining, qui consiste en une analyse approfondie des données visant à mettre en lumière les incohérences. »

EY - CFO Barometer: Il existe cinq niveaux de maturité dans la RPA. Où vous situez-vous ?

Il existe cinq niveaux de maturité dans la RPA.
Où vous situez-vous ?

  • La phase initiale : vous déployez un proof-of-concept ou projet pilote  66,67%
  • Robot team : vous lancez l’utilisation industrialisée de la robotique en automatisant davantage de processus et procédures dans un même domaine : 16.67 %
  • Robotics center of excellence : l’automatisation est mise en œuvre dans l’ensemble de la fonction financière ; un center of excellence est l’interface entre les activités et l’IT ; 16,66 %
  • Advanced Robotic CoE : sert de vue globale des processus d’affaires, à travers toute l’entreprise, avec une large utilisation de la robotique avec différentes technologies : 0,00 %
  • Main-d’ouvre virtuelle : automatisation robotisée considérée comme une partie normale de l’activité, y compris la stratégie, la budgétisation et la gestion des opération : 0,00 %

Solutions hybrides : la RPA associée à la ROC et au 'Machine Learning' (IA)

Johan Jacques : « La RPA peut être combinée à toutes sortes de systèmes existants, par exemple la ROC (reconnaissance optique des caractères). Cette application (comprenant entre autres la reconnaissance de textes imprimés) a connu une énorme évolution ces dernières années. Aujourd’hui, nous la voyons associée à la RPA et à l’IA. Grâce à la ROC, la facture est scannée et les champs sont automatiquement identifiés sur la base des données de référence du système.

La RPA permet aux données d’être traitées de façon automatique. L’IA (intelligence artificielle) permet ensuite d’interpréter ces données et de faire des propositions concrètes de posting. La productivité s’en trouve démultipliée : certaines entreprises voient leur nombre de factures d’achat entrantes traitées par ETP grimper à 60 000 par an, voire plus.

L’IA est également un outil important pour le CFO. D’une part, l’IA permet de réduire les coûts opérationnels, tandis que, d’autre part, elle offre une meilleure compréhension des données. En identifiant plus de corrélations au sein des données, le niveau des prévisions — aussi bien dans la chaîne logistique que dans les finances — peut fortement s’élever.

En outre, l’IA peut jouer un rôle majeur dans le traitement de plaintes et réclamations en identifiant les priorités, mais aussi dans celui d’autres risques comme par ex. les taux de résiliation.

De l’ambition à l’implémentation

Johan Jacques : « Les CFO des entreprises ont sans aucun doute suffisamment conscience de l’importance des nouvelles technologies dans les départements financiers. Parallèlement, de nombreux répondants ambitionnent de s’en servir. Il subsiste néanmoins beaucoup d’obstacles qui empêchent l’implémentation de la numérisation et de l’automatisation d’atteindre leur vitesse de croisière. »