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Revenue Leakage: comment détecter les pertes de revenus dans votre entreprise et les récupérer ?

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EY - Revenue Leakage: comment détecter les pertes de revenus dans votre entreprise et les récupérer ?

Selon les estimations, 1 à 5 % de l’EBITA s’échappe des entreprises sans que personne ne s’en aperçoive parce que celles-ci ne maîtrisent pas totalement leur gestion des contrats et le suivi des paiements. C’est ce qu’affirme Nikolaas Vanderlinden, Executive Director Advisory (Risk) chez EY.

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EY - Nikolaas Vanderlinden

Nikolaas Vanderlinden
Executive Director EY Advisory (Risk)
+32 3 270 1201
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Comment se fait-il que les entreprises laissent de l’argent filer entre leurs doigts sans raison ?

« Aujourd’hui, les entreprises opèrent selon une économie en réseau typique : tout, de la logistique de l’achat de marchandises à la livraison du café et au nettoyage des bureaux, se fait sur la base de contrats, et cela implique énormément d’argent. C’est souvent au niveau de ces contrats que le bât blesse, pour toutes sortes de raisons, souvent d’ordre pratique. Il n’est pas rare qu’il s’avère qu’il n’existe aucun contrat, que le contrat a expiré ou que personne du service des achats ne sait en quoi il consiste exactement. Les avenants ont disparu, d’autres accords tarifaires ont été passés par e-mail, et ainsi de suite. »

EY détecte 90 % de ces pertes d’argent (revenue leakage) que le client lui-même ne remarque même pas. « Tout d’abord, à l’aide de data mining, nous exécutons un programme de reporting des exceptions sur les opérations liées aux comptes fournisseurs en vue de détecter des doubles paiements ou paiements incorrects. » Une fois qu’une transaction erronée est décelée, elle est d’abord validée en interne avec le client, puis avec la partie tierce (qui corrige la différence).

Dans un second temps, (toutes) les transactions avec des parties tierces spécifiques (souvent des fournisseurs) sont parcourues en détail. C’est la contract compliance review, qui débute par une évaluation des risques sur les principaux fournisseurs. « Nous demandons au service des achats du client de juger ses plus gros fournisseurs selon des critères tels que la complexité, l’ordre de grandeur, les expériences précédentes, etc. Sur cette base, nous analysons ensuite les fournisseurs présentant les plus gros risques. »

Grâce à ses services intégrés de Revenue Leakage, EY parvient à détecter, récupérer et prévenir les pertes d’argent.

Les anomalies remontent à la surface

Concrètement, EY recalcule tous les prix sur la base des contrats, compare ces prix à ceux qui figurent dans le système tarifaire du client, puis avec les montants effectivement payés par le client au cours des dernières années (sur facture).

« Cette façon de procéder met au jour les anomalies. Par exemple, dans un contrat figure noir sur blanc une tarification basée sur les prix en vigueur au moment de l’ordre d’achat mais, si l’on tient compte de calculs complexes liés à l’indexation, il s’avère que le client paie en réalité des factures basées sur le moment de l’expédition. Bien que l’on entende souvent que ce soit ‘un phénomène habituel dans le secteur’, ce n’est pas ce que mentionne le contrat original et une telle chose joue rarement en faveur du client. Les réductions constituent un autre exemple : elles sont par exemple convenues pour toutes les transactions en Belgique et aux Pays-Bas mais, dans la pratique, s’avèrent n’être appliquées qu’aux transactions belges. Souvent, ces calculs erronés passent inaperçus.

Un dernier exemple : des prix facturés et entre-temps modifiés (par exemple dans un échange d’e-mails entre le service des achats et le fournisseur), mais les services financiers des deux entreprises n’en ont pas connaissance et continuent donc d’appliquer les anciens prix. Parfois, également, on applique tout simplement des prix erronés. »

Des third party reviews pour une vue d’ensemble

Le client n’a aucune visibilité sur certains aspects de la fixation des prix. Ainsi, les fournisseurs appliquent parfois des indices de prix en fonction de l’efficacité de leur processus de production. Pour se faire une meilleure idée de ces informations internes du fournisseur, EY peut effectuer un third party audit. Celui‑ci se base sur les clauses d’audit des contrats, mais aussi, tout simplement, sur la bonne volonté du fournisseur, qui souhaite que ses rapports avec des clients importants restent transparents.

Pour ses services relatifs aux pertes de revenus, EY emploie une équipe de personnes sachant se servir des données, passer les contrats au crible et analyser les processus avec un œil critique.

« Pour les grands détaillants, nous nous concentrons sur les nombreuses transactions d’importance moindre avec des fournisseurs extrêmement divers, typiques pour ce secteur. Pour les grandes entreprises de production, en revanche, nous examinons de près les transactions plus importantes par le biais d’une analyse poussée des données. »

Procédure de suivi

Une procédure de suivi possible pour les entreprises est de prendre en main leur gestion des contrats. « L’idée est de conserver et gérer les contrats, mais aussi de les rédiger. Les entreprises peuvent alors souvent adopter une approche bien plus futée sur le plan commercial. Pour reprendre l’exemple précédent : une tarification basée sur la date d’achat ou d’expédition ? Les entreprises doivent réfléchir stratégiquement à cela, car ces détails peuvent faire une grande différence. »

EY peut, dans le cadre d’une procédure de suivi, élaborer des templates de contrats ou mettre en place des mesures de contrôle interne. Il est également possible de mieux adapter les systèmes tarifaires du client aux besoins réels de l’entreprise. Il est en effet illogique qu’un produit soit emballé de trois manières différentes alors que les prix de ces trois différents emballages ne peuvent figurer dans le système tarifaire. »

« Ces revenue leakage reviews et procédures de suivi relèvent d’un véritable partenariat avec les clients », affirme Vanderlinden. « Nous assistons le service financier et faisons en sorte que les entreprises puissent collaborer entre elles de la bonne manière. »