Zavřené školy, karanténa. Zaměstnanci pracují z domova a k tomu mají mnozí doma i děti. Následující rady vám tak možná přijdou vhod.
A už je to tu zase! Letošní rok situace představuje pro mnohé zaměstnance i firmy „kvantový skok“. Z pohledu změnového řízení je to ovšem ideální situace, zjišťujeme, že pracovat z domova je možné i v oblastech, o kterých jsme ještě vloni ani neuvažovali, nebo dokonce i u činností, kde jsme si byli stoprocentně jisti, že to nepůjde. S vidinou dalších týdnů před námi není čas na hrdinství a je potřeba hledat nové cesty a sdílet návody na přežití. Víme, že po jarní zkušenosti jste už ostřílení „matadoři“, ale přesto nezaškodí připomenout několik pravidel, jak to doma lépe zvládnout často i včetně dětí a domácí výuky.
Pravidla pro zaměstnance
1. Vymezte si pracovní prostor
Pokud máte domácí kancelář, je to ideální. I když ale pracujete doma u kuchyňského stolu, vymezte si prostor, který bude využívat jen pro práci. Třeba část stolu bude od 9 do 17 hodin pracovní, pak se může opět změnit na jídelní stůl. I takováto drobnost vám pomůže mentálně se nastavit na to, že jste v práci.
2. Zachovejte si rytmus
V pracovní dny vstávejte stejně, jako kdybyste šli normálně do práce. Přispat si můžete o víkendu. Čas obvykle určený na dojíždění můžete aktivně využít na jinou činnost. Klid domova vám navíc dává ideální příležitost k hluboké mentální práci. Proto si práci rozdělte do několika bloků, abyste soustředěnou práci zbytečně netříštili emaily nebo telefonáty.
3. Dělejte pauzy
Mezi jednotlivými bloky si dejte pauzu. Pokud můžete na chvíli vyjít na čerstvý vzduch, udělejte to. Pokud se u toho stihnete i trochu protáhnout, vaše tělo vám poděkuje. Deset minut chůze pomůže vašemu organismu víc než káva. Zkuste meditaci a mindfulness. Pokud nevíte, jak na to, dejte mi vědět…
4. Práce s dětmi, které jsou doma
Pracujete z domova, kde jsou kvůli zavřeným školám i vaši potomci? Využijte toho. Ukažte jim, jak pracujete z domova, zkoušejte s nimi různé styly učení. Máte jedinečnou možnost podílet se na rozvoji svých dětí. Ostatně jedna z nejefektivnějších metod seberozvoje je, pokud vy sami učíte někoho dalšího. Nezapomeňte však na to, že každý člen domácnosti má právo být alespoň na chvíli během dne sám. Mluvte o tom, kdo, kdy a jak bude sám. A dodržujte jeho klid a samotu. Pokud máte víc dětí, zkuste být každý den alespoň chvilku samostatně s každým dítětem. Pokud máte dětí sedm, změňte rytmus a s každým dítětem buďte samostatně alespoň jednou za týden.
5. Sám, ale ne osamělý
Při práci z domova se občas můžete cítit osamělí. Nenechte tento pocit rozrůst. Pokud vás přepadne osamělost, zavolejte svým kolegům. Můžete se domluvit i s týmem a stanovit si pravidelný čas na „kuchyňkový pokec“ on-line. Pokud to nevyjde, zavolejte alespoň někomu z rodiny nebo známým.
6. Dovolte si nebýt perfektní
Ne vždy se vše podaří tak, jak byste chtěli. Buďte k sobě a k okolí laskaví a shovívaví. Současná situace je obtížná, a tak pokud si jednou uděláte pyžamový den a nevylezete z postele, vůbec nic se nestane (pokud se vám při telekonferenci omylem nespustí video).
Pro vedoucí
7. Vyjasněte si očekávání
Nutnost práce z domova přišla už zase příliš rychle a nestihli jste se na ni pořádně připravit. Vaši podřízení jsou na tom stejně. Proto je důležité, abyste se z pozice vedoucího chopili iniciativy a se svými podřízenými si vyjasnili, co od nich budete očekávat. Jak mají být dostupní třeba na telefonu nebo emailu.
8. Komunikujte
Využijte komunikační prostředky, které máte k dispozici. Pokud budete jen psát emaily a esemesky, bude vám chybět nonverbální komunikace. Snažte se alespoň občas využívat video hovorů, abyste nahradili chybějící vizuální kontakt.
9. Pracujte s týmem
Nastavte si pravidelné porady on-line. Frekvence může být různá, ale pokud jste se na „homeofficu“ ocitli všichni, je dobré se minimálně jednou týdně spojit s každým členem týmu samostatně a pak ještě udělat týmovou poradu.
10. Pečujte o své zákazníky
Stejně jako o své podřízené pečujte o své zákazníky. Řada z nich teď také pracuje z domova. Propojte se s nimi a podpořte svůj business i v on-line rovině. Související úkoly pravidelně delegujte na své podřízené. Práce se zákazníkem tak zprostředkovaně podpoří vaši pravidelnou komunikaci s kolegy.
11. Nezapomínejte na humor
Nezapomínejte na humor. Pomůžete sami sobě i vašim kolegům odbourat stres a lépe se vyrovnat s obtížnou situací.
Pro firmy
12. Zdraví na prvním místě
Zajištění chodu firmy je jistě důležité, ale zdraví vašich lidí má prioritu.
13. Vytvářejte podmínky pro práci z domova
Přestože situace přišla rychle, pokuste se vytvořit podmínky pro práci z domova tam, kde to jde. Kreativní nápady jednotlivců mohou pomoci najít řešení, které bude vhodné pro celou firmu.
14. Využijte technologie
Využijte, co máte k dispozici. I kdybyste měli použít jen telefon a své lidi pravidelně obvolávat, udělejte to. Je to lepší řešení než firmu zavřít. Pokud využíváte technologie, zapojte do jejich využití co nejvíc lidí a nechte je vyzkoušet všechny funkce, které jsou k dispozici. Nezapomínejte na to, aby byla zajištěna bezpečnost vašich dat. Kybernetičtí zločinci ohledy na koronavirus neberou.
15. Připravte zaměstnance na budoucnost
Připravte pro své zaměstnance on-line vzdělávání podle jejich potřeb. Ať už se bude týkat využití komunikačních technologií, virtuální práce v týmu nebo odborné kvalifikace zaměstnanců. Teď máte šanci připravit své lidi pro budoucnost, která bude odlišná od toho, na co jsme zvyklí. Zamyslete se nad vším, co pro vás bude v budoucnosti důležité a začněte na tom pracovat už nyní.
