Pozor na nastavení outsourcingu, hrozí vysoké sankce

Pozor na nastavení outsourcingu, hrozí vysoké sankce

18. listopadu 2021
Předmět Tax Alert
Kategorie Zaměstnanci Právo

Zobrazit zdroje

Poslední novela zákona o zaměstnanosti rozšířila s účinností od 2. srpna 2021 okruh subjektů, kterým lze udělit pokutu za zastřené zprostředkování zaměstnání. Vedle subjektů, které zastřené zaměstnání zprostředkovávají, je tak nově možné pokutovat i příjemce (uživatele) zaměstnanců dodaných nelegálně třetími osobami.

Zajištění (části) činnosti zaměstnavatelů třetími osobami

Zaměstnavatelé k zajištění svých podnikatelských a jiných činností nejčastěji využívají svých vlastních zaměstnanců. V případě potřeby mohou zaměstnavatelé k zajištění částí své činnosti využít třetích osob nebo jejich zaměstnanců. V rámci takové spolupráce lze rozlišit mezi třemi základními modely – dočasné přidělování agenturních zaměstnanců, dočasné přidělování mimo režim agenturního zaměstnávání a tzv. outsourcing.

K dočasnému přidělování zaměstnanců v rámci agenturního zaměstnání potřebuje přidělující zaměstnavatel povolení ke zprostředkování zaměstnání vydávané Úřadem práce. Pro dočasné přidělování mimo agenturní zaměstnávání pak musí být splněny podmínky upravené v § 43a zákoníku práce, zejména absence marže a písemná dohoda se zaměstnancem. V obou případech mají dočasně přidělení zaměstnanci právo na srovnatelné podmínky, jaké mají zaměstnanci uživatele (společnosti, ke které jsou přiděleni).

Mimo výše popsané varianty získání zaměstnanců od jiného zaměstnavatele pak může zaměstnavatel některé své činnosti tzv. outsourcovat. Tedy smluvně přenést jejich provádění na osobu samostatně výdělečně činnou nebo na jinou společnost.

Rizika outsourcingu

Rizika posouzení vztahu s fyzickými osobami jako závislé činnosti, takzvaného švarcsystému, a souvisejících pokut ze strany státních úřadů, jsou si zaměstnavatelé většinou vědomi a snaží se tyto vztahy nastavit tak, aby se jednalo skutečně o činnost nezávislou, v režii příslušného dodavatele.

Po novele zákona o zaměstnanosti se však společnosti musí podrobněji podívat i na své smluvní vztahy s jinými společnostmi, včetně společností v rámci skupiny. V praxi velice často dochází k situacím, kdy jsou zaměstnanci mezi zaměstnavateli pronajímáni k výkonu práce bez splnění zákonných podmínek. Smluvně si strany vztah zdánlivě upraví jako poskytování služby nebo zhotovení díla, tedy jako outsourcing, ale fakticky se jedná o pronájem pracovní síly bez agenturní licence. Práci zaměstnancům totiž přiděluje, organizuje ji a kontroluje klient, nikoli zaměstnavatel. Jedná se tak o zastřené zprostředkování zaměstnání, které zákon o zaměstnanosti striktně zakazuje.

V případě zjištění zastřeného zprostředkování zaměstnání mohl Inspektorát práce dříve pokutovat pouze osoby, které své zaměstnance pronajímaly bez řádného oprávnění. Na základě novely zákona o zaměstnanosti však může být sankce uložena i osobě, která výkon zastřeného zprostředkování umožní, to znamená zaměstnavateli, který služeb zaměstnanců jiného zaměstnavatele využívá a – zjednodušeně řečeno – nakládá s nimi obdobně jako s vlastními zaměstnanci (i když placeni jsou nadále poskytovatelem služby/díla).

Právnickým osobám hrozí za neoprávněné zprostředkování zaměstnání pokuta v rozmezí 50.000 Kč až 10.000.000 Kč. V případě fyzických osob je možné udělit pokutu až do výše 5.000.000 Kč.

Dle aktuálního programu kontrolních akcí Státního úřadu inspekce práce patří odhalování zastřeného zprostředkování zaměstnání mezi jednu z hlavních činností inspekce. S cílem odhalit skutečnou podstatu smluvního vztahu mezi zaměstnavateli se inspektoři v rámci kontroly zaměřují jak na samotné smluvní uspořádání, tak i na faktické nastavení vztahů skrze osobní pohovory s dotčenými zaměstnanci.

Jak postupovat nyní?

S ohledem na novou právní úpravu ukládání pokut a zaměření kontrolních akcí inspekce práce by se společnosti neměly spoléhat na to, že má dodavatel služby vše správně nastavené a upravené, ale měly by samy aktivně přistoupit ke kontrole svých obchodních vztahů, uzavřených smluv o dílo atd. Je třeba ověřit, zda nenesou prvky závislé práce pro jejich společnost. Outsourcing se vyznačuje celou řadou specifických znaků, které jsou inspekcí práce podrobně zkoumány, a s jejichž identifikací i následným odstraněním Vám rádi pomůžeme.

Situaci v pracovněprávní oblasti pro Vás nadále monitorujeme. V případě zájmu o podrobnější informace se prosím obraťte na autorky článku nebo na další členy advokátní kanceláře EY Law či týmu EY, se kterým spolupracujete.

Autorky:

Barbora Suchá

Kateřina Suchanová

  • Tax Alert - English version

    Beware of external employees - threat of high penalties

    With effect from 2 August 2021, the latest amendment to the Employment Act has expanded the range of entities that can be fined for disguised mediation of employees. In addition to entities that provide disguised employment, it is now also possible to fine the recipients (users) of employees provided illegally by third parties.

    Provision of (part of) employers' activities by third parties

    Employers most often use their own employees to support their business and other activities. Where necessary, employers may use third parties or their employees to provide parts of their activities. In the context of such cooperation, three basic models can be distinguished – assignment of temporary agency workers, temporary assignment outside the regime of agency work and so-called outsourcing.

    For temporary assignment of employees under agency employment, the assigning employer needs an employment agency permit issued by the Labour Office. For temporary assignment outside agency employment, the conditions laid down in Section 43a of the Labour Code must be met, in particular the absence of a margin and a written agreement with the employee. In both cases, temporarily assigned employees are entitled to comparable conditions to those of the user (the company to which they are assigned).

    In addition to the options described above for obtaining employees from another employer, the employer may also outsource some of its activities. This means that such activities  can be contracted out to a self-employed person or to another company.

    Risks of outsourcing

    Employers are usually aware of the risk of the relationship with natural persons being assessed as a dependent activity and of the related fines by the state authorities, and they try to set up these relationships so that they are truly independent activities directed by the relevant supplier.

    However, following the amendment to the Employment Act, companies must also take a closer look at their contractual relationships with other companies, including companies within the group. In practice, there are very often situations where employees are hired between employers to perform work without meeting the legal conditions. Contractually, the parties appear to have contractually arranged the relationship as the provision of a service or the execution of a work, i.e. as outsourcing, but in reality it is the hiring of labour without an agency licence. The work is assigned, organised and controlled by the client, not by the employer. It thus constitutes disguised mediation of employment, which is strictly prohibited by the Employment Act.

    In case of finding out disguised mediation of employment, the Labour Inspectorate could previously only fine persons who assigned their employees without proper authorisation. However, based on the amendment to the Employment Act, a fine may also be imposed on a person who facilitates the disguised mediation of employment, i.e. an employer who uses the services of another employer's employees and - in simple terms - treats them similarly to his own employees (even though they are still paid by the service/work provider).

    Legal entities may face a fine for unauthorized mediation of employment between CZK 50,000 and CZK 10,000,000. In case of natural persons, a fine up to CZK 5,000,000 may be imposed.

    According to the current inspection programme of the State Labour Inspection Office, the detection of disguised mediation of employment is one of the main activities of the Inspectorate. In order to uncover the true nature of the contractual relationship between employers, inspectors focus both on the contractual arrangement itself as well as on the actual set-up of the relationship through personal interviews with concerned employees.

    How to proceed now?

    In view of the new legislation on the imposition of fines and the focus of the Labour Inspectorate's inspection actions, companies should not rely on the fact that the service provider has everything set up and arranged correctly, but should themselves actively proceed to check their business relationships, concluded contracts for work, etc. They should check whether they do not carry elements of dependent work for their company. Outsourcing is characterised by a number of specific features that are closely examined by the Labour Inspectorate, which we will be happy to help you identify and then eliminate.

    We continue to monitor the labour law situation for you. If you are interested in more detailed information, please contact the authors of this article or other members of EY Law or the EY team with whom you work.

    Authors:

    Barbora Suchá

    Kateřina Suchanová