23 apr. 2020
Fællesskab og teamwork i fleksible rammer

Fællesskab og teamwork i fleksible rammer

Af

Michael Basland

Kommunikationschef i EY Danmark

Presse- og kommunikationschef med passion for ’thought leadership’ og den gode historie.

23 apr. 2020
Relaterede emner COVID-19

Træt af videomøder?

Med tilpasning og nye rutiner kan I få det bedste ud af mulighederne og få gode erfaringer med digitale værktøjer, andre samarbejdsformer og muligheder for videndeling. I bedste fald åbner det mulighed for større effektivitet, fleksibilitet og mobilitet.

Det kræver omtanke og aktiv handling at skabe højtydende teams i trivsel. Med så mange mennesker, der arbejder på distancen i den nuværende situation med COVID-19, stiller det endnu større krav end normalt. Det er en udfordring at skabe tillid, en stærk fællesskabsfølelse, holde teamwork i gang og motivationen oppe, når mange teammedlemmer er fysisk isolerede over en længere periode.

Blandt dem, der ikke er så vant til videomøder, oplever nogle, at det er mere effektivt end normalt, mens andre oplever det som trægt og langsommeligt. Med tilpasning og nye rutiner kan I få det bedste ud af mulighederne – måske også tage gode erfaringer med brug af digitale værktøjer med tilbage på kontoret.

Ikke blot en digital kopi

Der sker en hastig udvikling i digitale teknologier i disse år, hvor det ikke kun handler om at sætte strøm til og forsøge at kopiere det fysiske møde, men også integrere andre teknologier, andre former for interaktion, adgang til data og information samt muligheder for videndeling. Det bliver mere end en mødefacilitet og i højere grad en samarbejdsplatform.

Der sker også en hastig udvikling af organisationer. Fremtidens fleksible arbejde kan blive meget mere flydende – både i forhold til arbejdsformer, arbejdspladser og arbejdstider. En situation, som vi oplever med COVID-19, sætter mange udfordringer på spidsen, men er knyttet til tendenser, der på mange måder skaber forandringer i arbejdslivet i dag. De digitale og virtuelle kanaler åbner i bedste fald mulighed for større effektivitet, fleksibilitet og mobilitet.

Her er nogle tips til, hvordan du kan bruge digitale værktøjer og tilpasse dig nye arbejdsformer for dig og dit team.

Skab et fælles virtuelt rum

Kontoret er mere end et sted, hvor vi arbejder. Vi mødes, samarbejder, deler viden og bygger teams. Når vi arbejder hjemmefra, har vi brug for en digital arbejdsplads til disse ting.

  • Skab en digital arbejdsplads, hvor teamet kan samarbejde, dele viden og mødes.
  • Opret forskellige områder på din digitale arbejdsplads til forskellige formål, og glem ikke et område til sociale aktiviteter.
  • Sørg for, at ledere er synlige på den digitale arbejdsplads.
  • Skab trafik til den digitale arbejdsplads ved at bringe den til live, for eksempel med regelmæssige ledelsesopdateringer og dialog.

Hold kontakten

Når du ikke kan mødes spontant på et kontor, er det vigtigt at holde kontakten og sørge for, at alle medarbejdere kan være synlige og tilstede.

  • Book regelmæssige møder med teamet, både til diskussioner om opgaver og for at sikre, at alle har det godt. Afhængig af teamets behov kan møderne holdes en gang om dagen, to gange om dagen eller en gang om ugen.
  • Ledere kan stemme situationen af med deres teammedlemmer individuelt, fx en gang om ugen.
  • Du kan også bruge et videomøde til at invitere til frokost, kaffe eller bare hænge ud.
  • Brug evt. også åbne videomøder, hvor alle kan hoppe ind og ud, hvis de vil chatte.

Vær personlig

Tillid er grundlaget for et velfungerende team, og når medarbejdere arbejder hjemmefra, er det endnu vigtigere. At være personlig er en god måde at skabe tillid blandt teammedlemmer.

  • I videomøder: Kameraet skal være tændt.
  • Når du starter et møde, sørg for at alle ved, hvem der er til stede. Small talk er vigtigt, så afsæt lidt tid før mødets dagsorden.
  • Kig på kameraet, når du taler og ikke ned på skærmen. Og sørg for at lyden fungerer.
  • Brug evt. chatfunktionen under videomødet til spørgsmål, links eller kommentarer

Engager deltagerne

Under virtuelle møder er det endnu vigtigere at engagere deltagerne og holde koncentrationen oppe. Ellers er der en risiko for, at deltagerne mister fokus.

  • Sørg for, at dine møder er engagerende. Undgå monologer og for lange PowerPoint-præsentationer uden interaktion.
  • Involver deltagere så meget som muligt ved spørgsmål og interaktive opgaver.
  • Hav en eller flere mødeledere med klare roller.
  • Sørg for, at alle deltagere bliver hørt og kommer til orde.
  • Hold fokus og tag korte pauser under længere møder.

Prøv nye ting

En ny situation, hvor de fleste arbejder hjemmefra, kræver (nye) digitale værktøjer og arbejdsmetoder. Se det som en mulighed for at blive bedre sammen: Hvad fungerer for vores team?

  • Udnyt muligheden: Nu er det en god mulighed for at lære nye digitale værktøjer.
  • Brug chat- og samarbejdsplatforme.
  • Brug videokonferenceværktøjer.
  • Brug et digitalt whiteboard til at samarbejde under dine møder.

Pas på dig selv og andre

Dette er en udfordrende tid for både mennesker og virksomheder. Nu mere end nogensinde har vi brug for at passe på hinanden.

  • Spørg andre, hvordan de har det.
  • Sæt grænser, og vælg sammen med teamet, hvilke kommunikationskanaler og rutiner, I skal anvende.
  • Husk, at dine kolleger kan have børn derhjemme, og at de skal kombinere både privatliv og arbejdsopgaver.
  • Det er nemt at sidde fast ved skrivebordet, køkkenbordet eller hvor du end sidder og arbejder. Husk hinanden på at holde små pauser i løbet af dagen.

Sammendrag

Der sker en hastig udvikling i digitale teknologier i disse år, hvor det ikke kun handler om at sætte strøm til og forsøge at kopiere det fysiske møde, men også integrere andre teknologier, andre former for interaktion, adgang til data og information samt muligheder for videndeling.

Om denne artikel

Af

Michael Basland

Kommunikationschef i EY Danmark

Presse- og kommunikationschef med passion for ’thought leadership’ og den gode historie.

Relaterede emner COVID-19