3 minutters læsetid 10 nov. 2020
953139958

Digitaliser din sagsstyring og oplev øget effektivitet gennem systemintegration

Af Kenni Louis Christensen

EY Net Source A/S, Senior Manager for Onlineteamet hos EY Net Source

Nytænkende og relationsskabende Senior Manager i EY med fokus på digital omstilling og automatisering af processer i små og mellemstore virksomheder.

3 minutters læsetid 10 nov. 2020
Relaterede emner Tax

Digital udvikling handler ikke om at arbejde hårdere, men derimod om at gøre tingene på en smartere måde. 

Den digitale udvikling tvinger os alle til konstant udvikling og optimering. Det er dog ikke nødvendigvis et spørgsmål om at arbejde hårdere, men derimod om at gøre tingene smartere og på en mere effektiv måde. Moderne digitale værktøjer kan hjælpe jer med at nedsætte tiden brugt på manuelle processer, så medarbejdere kan fokusere på vækst og værdiskabelse. Digitalisering bør ikke ses som en strukturel trussel imod virksomheden, men som værktøjer til at forbedre forretningsmodellen.

Et digitalt værktøj, som nemt og effektivt kan hjælpe jeres forretningsmodel, er sagsstyring. Det er umiddelbart det mindste problem at finde softwareløsninger – prøv blot en internetsøgning. Spørgsmålet er snarere: ”Hvordan finder vi det bedst egnede system, som kan hjælpe os med digitalisering af administrative opgaver og frigøre tid til værdiskabende arbejde i stedet?”

Sags- og opgavestyringsværktøjer kan ofte optimere administrative processer, men fordi der er stor forskel på funktionaliteten og integrationsmuligheder i de enkelte systemer, kan det synes uoverskueligt at finde det bedst egnede system til netop jeres behov.

Planlægning

Når vi i EY besøger kunder, oplever vi ofte, at der bruges mange ressourcer på manuelle planlægningsprocesser, der foregår som de ”plejer”. Ved manuelle processer findes en naturlig risiko for at miste overblikket over opgaverne eller, at ekstraarbejde aldrig bliver viderefaktureret.

En lang række sagsstyringssystemer er kendetegnet ved, at de bidrager til netop planlægningsoverblikket for igangværende såvel som færdigmeldte projekter og/eller services. Det er med til at sætte projekterne i system og skabe en nem, tilgængelig og fleksibel planlægningsallokering. Den sagsansvarlige har mulighed for at tildele personer, tid og ressourcer direkte til sagerne, hvorefter de relevante informationer er tilgængelige for øvrige kolleger på projektet. Fra produktionssiden kan medarbejderne registrere tid, ekstraarbejde og materialeforbrug. Således kan man nemt holde styr på ressourcetilgængelighed, mens løbende projektinput understøtter virksomheden i evaluerings- og faktureringsøjemed. Alt dette kan endda gøres over tablets og smartphones.

Medarbejdernes direkte registreringer i sagsstyringssystemer sparer typisk virksomheden for en del papir- og tastearbejde, foruden at det understøtter overlevering af information. Det er alt sammen noget, der sænker risikoen for fejl. Den største gevinst er måske den nedsatte risiko for at tabe penge på manglende viderefakturering af ekstraarbejde.

Projektbudgettering og evaluering

Generelt er det vigtigt at overveje ”hvad skal dette system hjælpe os med?” samt ”hvorfor ønsker vi et sådant system?”. I vores team, bruger vi ofte meget tid på at drøfte ønsker og behov til nye, digitale systemer. Ønsker og behov afhænger mange gange af projekternes størrelse, kompleksitet og varighed, og derfor er det relevant at gøre sig nogle tanker om, hvordan man ønsker at have sin sagsstyring, og hvilke krav, der er specielt vigtige for at opnå den sagsevaluering, I ønsker.

De forskellige systemer på markedet bidrager med forskellige muligheder. Nogle er meget smidige ift. specialtilpasninger, mens andre har et fastdefineret ledelsesoverblik. Begge dele kan være hensigtsmæssigt, afhængigt af jeres behov og sagstype. Nogle systemer understøtter i høj grad forkalkulation og sagsevaluering, imens andre har fokus på efterkalkulationen. Nogle systemer fokuserer på omkostninger og andre mere på timeregistrering. Nogle systemer giver tilmed mulighed for visuelle opsætninger af ledelsesoverblik (dashboards) såsom færdiggørelsesgrad og overskudsgrad på sagsniveau.

Dokumentation og kvalitetssikring

I dag kan et sagssystem være meget mere end blot planlægning, kalkulationer og tidsregistrering. Netop derfor er det vigtigt med overvejelserne omkring ønsker og reelle behov. Er det for eksempel relevant for jer at kunne dokumentere jeres arbejde med billeder og notater eller at kunne udfylde kvalitetssikringsrapporter ude på sagen?

Hvis dette er tilfældet, vil det i mange tilfælde være fordelagtigt at tænke det ind i en samlet løsning for at gøre funktionerne let tilgængelige for medarbejderen, men også for at sikre, at data efterfølgende opbevares hensigtsmæssigt.

Hvis du ønsker at høre mere om jeres muligheder for at bruge digitale værktøjer til sagsstyring, så står vores team af konsulenter til rådighed. I EY Net Source kan vi hjælpe jer videre, og vores team har mange års erfaring med uvildig rådgivning og hjælp til implementering af ERP-løsninger i SMV-segmentet.

Vi tilstræber en opsætning for jer, som frigør tid fra de tunge manuelle processer, så tiden kan allokeres til værdiskabende processer. Det er samtidig vores erfaring, at den digitale omstilling understøttes bedst, når der tages hensyn til helheden mellem brugere, processer og systemer.

Kontakt EY Net Source for en uforpligtende snak om en digital opsætning, som matcher lige netop din virksomheds behov.

 

Sammendrag

Digitaliseringen presser virksomheden, som øger indsatsen for digital modenhed. Det kan medføre et øget pres på organisationen, men brugen af digitale værktøjer til fx sagsstyring handler ikke om at arbejde hurtige, men derimod smartere. Et vigtigt skridt i digitaliseringsprocessen er at spørge sig selv: ”hvorfor gør vi det her?” og ”hvad vil vi have ud af det?”. 

Om denne artikel

Af Kenni Louis Christensen

EY Net Source A/S, Senior Manager for Onlineteamet hos EY Net Source

Nytænkende og relationsskabende Senior Manager i EY med fokus på digital omstilling og automatisering af processer i små og mellemstore virksomheder.

Related topics Tax