Udlægshåndtering – har du styr på kvitteringerne?

Det kan være svært at bevare overblikket over kontantudlæg og betalinger, der er foretaget med firma- eller privatkort.

Har du sælgere, konsulenter eller andet personale ansat, som arbejder ude af huset?

En virksomhed med personale og arbejdsopgaver, der ikke foregår på kontoret, ved, hvor stor en udfordring det kan være at bevare overblikket over de forskellige kontantudlæg og betalinger, der er foretaget med firma- eller privatkort.

I dag har de fleste en smartphone ved hånden, og det er nemt og hurtigt at tage et billede af kvitteringen, som herefter kan mailes til bogholderen. Bogholderen skal derpå sørge for, at informationerne fra kvitteringen indtastes, godkendes og bogføres i virksomhedens økonomisystem. I nogle tilfælde afleveres kvitteringerne i én samlet bunke, hvorefter bogholderen efterlades med oprydningsarbejdet. Den klassiske situation i forbindelse med udlægshåndtering er ikke særlig effektiv, og hvad sker der i situationer, hvor den fysiske kvittering er forsvundet, samtidig med at billedet er for sløret til, at alle informationerne kan aflæses?

Med de rette digitale værktøjer til håndtering af udlæg betalt med privat- eller firmakort (fx i forbindelse med kørsel, diæter og bilag til momsrefusion) er du og din virksomhed fri for denne type bekymringer og ineffektivitet. Udlægshåndteringen bør ske hurtigt, nemt og effektivt, og med disse værktøjer har du mulighed for at tage et billede af kvitteringen, indtaste de relevante informationer med det samme, sætte godkendelsesproceduren i gang og holde øje med, hvornår det givne bilag er godkendt. Efter godkendelse kan udlæggene overføres og bogføres i virksomhedens økonomisystem. Man begrænser dermed den administrative byrde, som ofte lander hos bogholderen, da informationer tilknyttes løbende af de respektive medarbejdere, som foretager udlæg, fremfor at bogholderen må stå for indhentning af de relevante oplysninger efterfølgende. Idéen er illustreret nedenfor.

EY's Finance Operate & Transformation  kan hjælpe dig med at finde den rette løsning til håndtering af din virksomheds udlæg.

Vores onlineteam har seks års erfaring med implementering af digitale værktøjer til automatisering af de administrative processer. Gennem tiden har vi hjulpet mange virksomheder ved at vejlede om alternative ERP-løsninger og ved at implementere sådanne løsninger. Vi har assisteret flere med at lave et fuldstændig integreret setup, som sparer kostbar tid i forretningsgangen - tid, som kan bruges på de ting, som giver virksomheden merværdi.

Ønsker du at høre om markedets alternative løsninger, og hvordan de passer til din forretning?

Kontakt EY's Finance Operate & Transformation  for en uforpligtende snak om mulighederne.