29 apr. 2022
Foto af Ansvar og overblik ved indtræden i bestyrelsesarbejde

Ansvar og overblik ved bestyrelsesarbejde i uddannelsesinstitutioner

Af Uffe Black Jensen

Partner, Assurance, EY Danmark

Markedsgruppeleder med fokus på uddannelsesinstitutioner og partner i Horsens. Passioneret kartoffelavler og familiefar.

29 apr. 2022
Relaterede emner Government and public sector

Det at godkende årsregnskabet er i lige så høj grad at godkende økonomistyringen og institutionens struktur bag regnskabstallene.

Opsummering: 
  • En af bestyrelsens væsentligste opgaver er godkendelse af institutionens budget, samt efterfølgende aflæggelse af årsrapport.
  • Såvel Undervisningsministeriet, som Uddannelses- og Forskningsministeriet foretager løbende økonomisk tilsyn med institutionerne i deres ressort.
  • Uddannelsesinstitutioner kan bruge bestyrelsestjeklisten til at skabe overblik over mange af de væsentligste forhold, som bestyrelsen har ansvar for.

At være bestyrelsesmedlem på en uddannelsesinstitution er tids- og ressourcekrævende. Omvæltninger i taksameterfordelingen, nye uddannelsesreformer, implementering af overenskomster, øget digitalisering samt fortsat pres på elevtilgangen har de senere år skabt en mildest talt omskiftelig hverdag for de fleste institutioner og deres bestyrelser.

Det stiller nye og øgede krav til bestyrelsen, krav som nye medlemmer bør have for øje og være bekendt med, men også krav som erfarne bestyrelsesmedlemmer løbende bør selvreflektere på.

Denne artikels fokus er at give nye bestyrelsesmedlemmer et billede af institutionens regnskabs- og økonomistyringsmæssige situation, så det enkelte bestyrelsesmedlem kan forvalte det påtagne ansvar bedst muligt.

Bestyrelsens overordnede ansvar og opgaver

Bestyrelsens ansvar er beskrevet i flere sammenhænge, herunder i Kammeradvokatens ”notat om det overordnede regelgrundlag for de statslig selvejende institutioner samt bestyrelsens opgaver og ansvar” af 20. december 2005.

Af notatet fremgår bl.a., at bestyrelsen er ansvarlig overfor undervisningsministeren for institutionens drift, herunder forvaltningen af de statslige tilskud. Det ansvar påtages af bestyrelsen under de almindelige ansvars- og erstatningsregler. Bestyrelsen og det enkelte bestyrelsesmedlem skal således agere indenfor rammerne af forsvarlig adfærd herunder om bestyrelsens opgaver er varetaget, og om beslutninger er truffet på et forsvarligt grundlag.

Bestyrelsesmedlemmer har pligt til at kende institutionens økonomi

En af bestyrelsens væsentligste opgaver er godkendelse af institutionens budget, samt efterfølgende aflæggelse af årsrapport. At mange institutioner er komplekse organisationer med en dertil kompleks økonomi, fjerner ikke det overordnede ansvar for, at det er bestyrelsens ansvar at forvalte institutionens økonomi.

Nye bestyrelsesmedlemmer har derfor en pligt til at gøre sig bekendte med risici i institutionens økonomi og derved skabe sig et overblik over institutionens økonomi. Budgetopfølgning og perioderegnskaber er for langt de fleste bestyrelser et fast element i bestyrelsens forretningsorden.

Ved førstkommende bestyrelsesmøde efter konstitueringen i 2022 bør den økonomiske struktur, principper og risici belyses af den økonomiansvarlige for institutionen evt. i samråd med institutionens revisor, så nye medlemmer får overblikket inden fokus rettes mod det for institutionen helt væsentlige – skabelse af den bedst mulige uddannelse for eleverne.

Det væsentligste værktøj for et nyt bestyrelsesmedlem er at spørge ind til de områder, som er risikofyldte, og hvor der er behov for at skabe indsigt. Spørgsmålene, der kan søges afklaring på, kunne være:

  • Er der ny lovgivning eller udefra kommende ændringer, der kan påvirke institutionens styring?
  • Hvorledes er institutionens organisering og styring?
  • Er der etableret betryggende forretningsgange for økonomistyring?
  • Er der en opdateret regnskabsinstruks?
  • Er der forhold i de seneste revisionsprotokoller som kræver uddybende forklaringer, evt. bemærkninger?
  • Er der evt. dialog med ministerium eller andre myndigheder?
  • Er institutionens væsentligste risici håndteret forsvarligt?
  • Hvilke aktiviteter ud over institutionens ordinære undervisningsaktiviteter er der?

Kan ovenstående spørgsmål besvares tilfredsstillende er man som nyt bestyrelsesmedlem langt.

Overblik og tryghed skal skabes og fastholdes

Når trygheden er skabt for nye bestyrelsesmedlemmer, er det helt afgørende at fastholde det igennem løbende overblik og opfølgning på kritiske områder.

Et centralt arbejdsredskab hertil er et årshjul for bestyrelsens arbejde med de væsentlige økonomiske forhold på dagsordenen. Budgetter og opfølgning herpå, resultatlønskontrakter, årsregnskaber, strategi, investeringskalkulationer ved større anlægsinvesteringer og finansieringsstruktur bør løbende være en central del af bestyrelsens arbejde og være rodfæstet i opdaterede politikker for institutionen.

For at bevare trygheden anbefaler vi alle bestyrelsesmedlemmer at skabe et personligt årshjul. Heri bør der være en række refleksionspunkter, som løbende tester, hvorvidt man er bestyrelsesmedlem i en veldreven eller udfordret institution. Refleksionspunkterne kunne være:

Veldreven institution Udfordret institution
Stabilt elevgrundlag Nedgang i elevgrundlag
Robust økonomifunktion med strategisk indsigt og stabil medarbejdersammensætning Svag bemanding i økonomiafdeling
Får søgt de midler hjem man er berettiget til og skaber selv indtægter i et vist niveau (projekter og IDV) Reduktion eller bortfald af indtægter
Løbende fokus på institutionens omkostninger og passende forhold mellem elever og lærer Institutionen har bundet sig til et for højt omkostningsniveau (her bør også skeles til leje- og leasingforpligtelser samt finansielle kontrakter)
Finansiering af bygninger og inventar med optimal rente/ finansieringsstruktur Dyre investeringer
Stabil medarbejdersammensætning Stor/ofte udskiftning i medarbejderstab
Stabilt elevgrundlag som kan danne udgangspunkt for effektiv økonomiopfølgning Stort frafald
Robust og hyppig økonomiopfølgning som kan danne grundlag for beslutninger Manglende eller mangelfuld økonomiopfølgning
Tænker og arbejder strategisk – udvikler løbende institutionen og har ledelsesmæssigt fokus på at forny og forandre indholdet af undervisningen Ofte skift i strategisk fokus

Ministeriets økonomiske tilsyn

Såvel Undervisningsministeriet, som Uddannelses- og Forskningsministeriet foretager løbende økonomisk tilsyn med institutionerne i deres ressort.

Formålet med det økonomiske tilsyn er bl.a. (jf. Undervisningsministeriets ”Strategi for økonomisk tilsyn”) at:

  • Sikre overholdelse af regler og retningslinjer
  • Understøtte effektive og bæredygtige institutioner
  • Sikre statens kreditorinteresse
  • Få systematisk viden om institutionernes adfærd

Tilsynet sker blandt andet med udgangspunkt i det aflagte årsregnskab. En retvisende beskrivelse i årsregnskabet af institutionens aktivitet og økonomiske stilling er derfor afgørende for, at tilsynet kan drage retvisende konklusioner. Vi ser eksempler på, at uoplyst grundlag fører til såvel unødvendige yderligere tilsyn som undladelse af nødvendige yderligere tilsyn.

Der er en række økonomiske indikatorer, som ministeriet må forventes at bruge, herunder en række centrale nøgletal som institutionens rentabilitet (overskudsgrad), evnen til at generere likviditet til at betale regninger i takt med forfald (likviditetsgrad), belåningen af anlægsaktiver, typisk bygninger (finansieringsgrad), samt robustheden til at kunne håndtere år med underskud (soliditetsgrad).

Det er bestyrelsen opgave, som en naturlig del af den økonomiske styring for institutionen, at udvælge de relevante måltal og fastlægge deres ideelle størrelse i forhold til det økonomiske råderum, som bestyrelsen finder nødvendigt for institutionen. Der er ingen gylden regel for, hvad der er ’det rigtige måltal’, så hverken ministeriets eller søsterinstitutioners måltal skal være retningsvisende. I stedet skal de afspejle institutionens aktivitet og deres volatilitet.

Revisor skal skabe troværdighed om bestyrelsens beslutningsgrundlag

Revision handler, sat på spidsen, om at skabe tillid og troværdighed, og om at regnskaber og økonomi er retvisende, og kan danne grundlag for de beslutninger som træffes, herunder i bestyrelsen. For såvel institutionens som bestyrelsens egen skyld bør bestyrelsen i deres valg af revisor lægge afgørende vægt på, at revisor kan skabe tillid og troværdighed.

Det er nemlig bestyrelsens ansvar, at forvaltningen sker betryggende, og de skal fastsætte rammerne for de interne kontroller mv., som ledelsen skal agere indenfor. Ledelsen skal udarbejde et retvisende regnskab. Revisors skal påse, at ledelsen agerer indenfor bestyrelsens definerede rammer, revidere regnskabet og rapportere om begge dele. Bestyrelsens tillid til at rapporten er udarbejdet på betryggende grundlag er således afgørende for, at bestyrelsen kan agere.

Uddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet får hjælp til at skabe overblik via en bestyrelsestjekliste. Listen tydeliggør mange af de væsentligste forhold, som bestyrelsen har ansvar for, bliver efterlevet.

Nye bestyrelsesmedlemmer bør få denne tjekliste udleveret sammen med den hidtidige bestyrelses kommentarer og bemærkninger. Det er en god idé at drøfte tjeklistens enkelte områder med revisor, da hovedparten af tjeklistens emner har en sådan væsentlighed, at revisor helt naturligt har været omkring emnet som et element i sin revision, hvilket også vil kunne bekræftes af revisors tjekliste i tilknytning til revisionsprotokollatet.

Sammendrag

Bestyrelsen er ansvarlig overfor undervisningsministeren for institutionens drift, herunder forvaltningen af de statslige tilskud. Det ansvar påtages af bestyrelsen under de almindelige ansvars- og erstatningsregler. Bestyrelsen og det enkelte bestyrelsesmedlem skal agere indenfor rammerne af forsvarlig adfærd herunder om bestyrelsens opgaver er varetaget, og om beslutninger er truffet på et forsvarligt grundlag.

Om denne artikel

Af Uffe Black Jensen

Partner, Assurance, EY Danmark

Markedsgruppeleder med fokus på uddannelsesinstitutioner og partner i Horsens. Passioneret kartoffelavler og familiefar.