8 dec. 2022
Forretningskvinde rører en lysstråle med hånden på en metrostation

Ny bogføringslov og frie skoler

Af Helle Lorenzen

Leder af EY's branchegruppe for uddannelsesinstitutioner, Associate Partner, Assurance, EY Danmark

Revisor og rådgiver med fokus på uddannelsesinstitutioner. En del af revisorteamet i Horsens. Fritiden bruges på Mountain Bike, golf og familie.

8 dec. 2022

De frie skoler under Børne- og Undervisningsministeriet er omfattet af de nye krav i bogføringsloven.

Opsummering: 
  • Formålet med loven er at sikre gennemsigtighed, så har myndighederne mulighed for at gennemgå bilag og data fra de seneste 5 regnskabsår.
  • De væsentligste ændringer i den nye bogføringslov er de nye bestemmelser om krav til digitale bogføringssystemer og krav om digital bogføring.
  • Loven indebærer, at skolerne skal registrere deres transaktioner i et bogføringssystem og at registreringer og bilag skal opbevares digitalt.

Den nye bogføringslov blev vedtaget den 19. maj 2022. Formålet med loven er, at sikre gennemsigtighed fra virksomhedernes side, så myndighederne altid har mulighed for at gennemgå bilag og data fra de seneste 5 regnskabsår, hvis der skulle opstå nogen form for tvivl om, hvorvidt regnskabet er indberettet korrekt.

Den nye lov skal hjælpe myndighederne med at bekæmpe svindel og skatteunddragelse og på samme tid øge informationssikkerhedsniveauet i Danmark.

De frie skoler under Børne- og Undervisningsministeriet (efterskoler, frie fagskoler, friskoler og private grundskoler, private institutioner for gymnasiale uddannelser og kombinerede skoler) er omfattet af de nye krav i bogføringsloven jf. §2 i bekendtgørelse om regnskab for frie skoler, samt udmelding herom fra Børne-og Undervisningsministeriet den 30. november 2022.

De væsentligste og mest omfattende ændringer i den nye bogføringslov er de nye bestemmelser om krav til digitale bogføringssystemer og krav om digital bogføring. Dette indebærer, at skolerne skal registrere deres transaktioner i et bogføringssystem, og at registreringer og bilag skal opbevares digitalt på en server hos udbyder af bogføringssystemet eller hos en anden tredjepart. De fleste skoler anvender allerede i dag et bogføringssystem, men de færreste opbevarer deres bilag digitalt.

Ændringer som allerede er trådt i kraft

Den nye bogføringslov trådte i kraft pr. 1. juli 2022. Der er således en række ændringer, som allerede er trådt i kraft eller træder i kraft pr. 1. januar 2023. Disse ændringer gælder også for skolerne.

Krav om afstemninger

Det er jf. §11 i bogføringsloven et krav, at der skal foretages afstemninger, som er nødvendige for at sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser af moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter.

Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger og angivelser.

Disse frister vil for skoler typisk være månedsvis for indberetning af skatter, kvartals-/halvårsvis for indberetning af moms samt årligt for indberetning af årsregnskabet

Afstemninger til sikring af korrekt indberetning af skatter vil omfatte en afstemning mellem lønsystem, bogføring og e-indkomst.

Afstemning til sikring af korrekt indberetning af moms, vil omfatte en afstemning mellem bogføring og bank til sikring af, at bogføringen er opdateret. Herudover en sikring af, at alle indkomne fakturaer er bogført i korrekt periode, samt en momsafstemning og sandsynliggørelse til sikring af at momsposterne er bogført korrekt.

Afstemning til sikring af korrekt indberetning af årsregnskabet vil omfatte alle de sædvanlige afstemninger, der udarbejdes i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskabet, herunder bla.:

  • Afstemning af anlægsaktiver
  • Afstemning af tilgodehavende skolepenge og andre tilgodehavender
  • Afstemning af likvider og bankgæld
  • Afstemning af langfristet gæld
  • Afstemning af kreditorer og anden gæld
  • Momsafstemning
  • Lønafstemning
  • Tilskudsafstemning
Opbevaring af regnskabsmateriale

Kravene til opbevaring af regnskabsmateriale, bogføringslovens §4, er udvidet til også at omfatte dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten samt skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten.

Det betyder, at for de forhold, der beskrives i ledelsesberetningen, fx udvikling i karakterer, omtale af udvikling i energiforbruget eller andre forhold, skal der opbevares dokumentation for, hvorledes oplysningerne er fremkommet.

Beskrivelse af bogføringsprocedurer

Kravene om beskrivelse af skolens bogføringsprocedurer træder i kraft pr. 1/1 2023. Beskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af skolens procedure for bogføring med henblik på at sikre, at de løbende transaktioner registreres, og at regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis. Beskrivelser skal ligeledes angive, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for procedurerne jf. § 6 i bogføringsloven.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon til beskrivelse af bogføringsprocedurer.

Skabelonen kan med fordel anvendes, den skal dog tilpasses til de transaktioner, der er relevante for en skole fx opkrævning af skolepenge, statstilskud, lønninger, indkøb og afskrivninger.

Mange skoler har allerede i dag en beskrivelse af de væsentligste forretningsgange, som vil være et godt grundlag for den krævede beskrivelse af bogføringsprocedurer.

Procedure for registrering af transaktioner skal indeholde en beskrivelse fra data fødes til registrering, kontrol og bogføringen samt betaling.

Eksempel på beskrivelse af indkøb:

Skolens indkøb foretages af den indkøbsansvarlige (ved flere forskellige nævnes de relevante funktioner/medarbejdere).

Alle køb foretages på kredit mod fremsendelse af elektronisk faktura. Skolen anvender fakturaflowsystemet Digiflow, hvor faktura modtages og godkendes først af den indkøbsansvarlige herefter af skolelederen.

Efter godkendelse konterer og bogfører bogholderen fakturaerne. Den ansvarlige for indkøbet kontrollerer ligeledes fakturaen med hensyn til om varen er modtaget og prisen er korrekt. Betalingskladder overføres fra Digiflow til finanskladde og herefter til banken.

Bogholder (1.godkender i bank) og Skoleleder (2. godkender i bank) godkender betalingerne i netbank.

Omkostningskøb registreres på omkostningskonti, anlægskøb på anlægskonti i forbindelse med bogføring af faktura. Omkostninger, der vedrører flere perioder, periodiseres af bogholder i forbindelse med regnskabsafslutningen. Bogholder afstemmer alle modtagne kreditorudtog til underliggende fakturer når de modtages. 

Kommende ændringer - digitalisering

Som følge af loven kommer der nye krav til bogføringssystemerne, ligesom et system skal være godkendt af Erhvervsstyrelsen, for at skolerne kan anvende det i forhold til overholdelse af loven.

Det er vigtigt, at skolerne er med til at påvirke og stille krav til udbyderne af de digitale bogføringssystemer, så det sikres, at systemerne ud over at opfylde erhvervsstyrelsens krav også opfylder de krav, som skolerne har til digitalisering.

Efter den nye lov gælder der tre krav til digitale bogføringssystemer uanset, om der er tale om standard- eller specialudviklede systemer:

  • Systemet skal understøtte en løbende registrering af skolens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.  
  • Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 
  • Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Disse krav vil blive præciseret og konkretiseret i en bekendtgørelse i løbet af år 2022.

De nye regler om digital bogføring træder ikke i kraft med det samme, men vil blive implementeret over en flerårig periode. Det er dog vigtigt, at skolerne allerede nu begynder overvejelserne om, hvordan rejsen fra ikke-digital til digital skal løses. Digitalisering er ikke kun et onde, men kan være med til at effektivisere de administrative processer på skolerne samt give et bedre overblik over skolens økonomi.

Rejsen fra ikke-digital til digital

Et digitalt bogføringssystem letter virksomhedernes administrative arbejde ved at hjælpe med at holde styr på indtægter, udgifter, moms, bilag og ubetalte regninger osv. Systemet understøtter bl.a. automatisk og korrekt bogføring af udgifter og indtægter, gemmer bilag på en sikker måde og kan sende og modtage e-fakturaer. Kilde: Erhvervsstyrelsen

Rejsen fra ikke-digital til digital kræver helt grundlæggende, at der udarbejdes en digital strategi for skolen samt en plan for implementering af strategien.

Det digitale set up kræver et samspil mellem mennesker, systemer og processer.

En god proces består af tre faser:

  1. Behovsafdækning og kravsspecifikation
    Skolen gennemgår det nuværende set up og udfordrer eksisterende processer og arbejdsgange i forhold til ønsker til det nye set-up samt udarbejder en kravspecifikation over, hvad det nye system skal kunne.
  2. Valg af set-up/ leverandør
    Skolen vurderer de mulige løsninger på markedet i forhold til skolens ønsker og behov, samt vurderer prisen på implementering og de fremtidige udgifter til løsningen, samt vælger et system.
  3. Implementering
    Skolen vælger en projektleder til styring af implementeringen af det nye set-up, herunder uddannelse af bruger mm.

Med krav om digitalisering øges fokus på GDPR

Bogføringsmateriale vil, som det klare udgangspunkt, indeholde personoplysninger, og den digitale behandling heraf vil derfor være omfattet af GDPR – også selvom det alene drejer sig om for- og efternavn på den kontaktperson, som er angivet på fakturaen.

Det er derfor vigtigt, at skolerne ved implementeringen af sine bogføringsprocesser og valg af digitale løsning bl.a. sikrer følgende:

  • At bogføringsprocesserne bliver kortlagt i Skolens lovpligtige artikel 30-fortegnelse.
  • At der i bogføringsmaterialet alene registreres de personoplysninger, der vurderes at være nødvendige (saglige).
  • At de registrerede (dem, der angives personoplysninger om) bliver oplyst om, hvordan deres personoplysninger behandles som led i bogføringsprocesserne.
  • At det ved valg af den rette digitale løsning sikres, at systemet understøtter passende sikkerhed.
  • At der indgås databehandleraftale med eventuel udbyder af det valgte digitale bogføringssystem, herunder at det besluttes, hvordan skolen skal føre tilsyn med systemudbyderen.
  • At der fastsættes relevante slettefrister og procedurer for bogføringsmaterialet.
Kontakt os, hvis du har behov for hjælp med den nye bogføringslov

Hos EY har vi rådgivere i den nye bogføringslov og brugen af økonomisystemer samt GDPR, ligesom vi kommer som revisorer hos rigtig mange skoler, så tøv ikke med at kontakte os, hvis I har brug for hjælp eller sparring i forhold til implementering af den nye bogføringslov.

 

Sammendrag

Den nye bogføringslov trådte i kraft 1. juli 2022. En række ændringer er allerede trådt i kraft og andre træder i kraft pr. 1. januar 2023. De væsentligste ændringer i den nye bogføringslov er krav til digitale bogføringssystemer og krav om digital bogføring. Skolerne skal registrere deres transaktioner i et bogføringssystem, hvor registreringer og bilag skal opbevares digitalt på en server hos udbyder af bogføringssystemet eller hos en tredjepart. Bogføringsmateriale vil som udgangspunkt indeholde personoplysninger, og den digitale behandling heraf er omfattet af GDPR – også selvom det alene drejer sig om for- og efternavn på kontaktpersonen på fakturaen.

Om denne artikel

Af Helle Lorenzen

Leder af EY's branchegruppe for uddannelsesinstitutioner, Associate Partner, Assurance, EY Danmark

Revisor og rådgiver med fokus på uddannelsesinstitutioner. En del af revisorteamet i Horsens. Fritiden bruges på Mountain Bike, golf og familie.