Opgørelse af den regnskabsmæssige feriepengeforpligtelse ultimo 2020 indeholder flere udfordringer, dels som følge af overgangen til ny ferielov og opgørelse af feriepenge til indefrysning, og dels som følge af økonomistyrelsens vejledning fra september 2020 om nyt beregningsgrundlag for skyldige feriedage efter overgang til samtidighedsferie.
Opgørelsen vil i høj grad være afhængig af, hvordan den enkelte institution har valgt at afvikle ferie dels i 2020 og dels fremadrettet og kan få store økonomiske konsekvenser for årets resultat, hvis der er store forskydninger i antallet af skyldige feriedage og feriefridage i forhold til tidligere.
Nedenstående gennemgås de forskellige udfordringer for at skabe klarhed over reglerne og sikre en korrekt indregning i årsregnskabet for 2020.
Opgørelse af feriepenge til indefrysning
Værdien af feriepenge til indefrysning opgøres ved at den ferieberettigede løn i indefrysningsperioden ganges med 12,5 %.
Opgørelsen af den ferieberettigede løn følger de samme principper som gælder ved fratrædelse.
Den ferieberettigede løn i indefrysningsperioden 1/9 2019 -31/8 2020 består af:
- Den almindelige optjente løn inkl. over- og merarbejde.
- De ansattes eget bidrag til pensionsordninger inkl. eget ATP-bidrag.
- Løn under afholdelse af særlige feriedage.
- Minus løn under afholdelse af ferie (normalt 5 uger).
For at lønsystemet kan opgøre det korrekte grundlag for beregning af feriepenge til indefrysning, er det afgørende, at medarbejderens ferieafholdelse i indefrysningsperioden er indberettet korrekt.
Herudover skal der ske særlig indberetning vedrørende medarbejdere, der har været på orlov i indefrysningsperioden.
Hvis dette er på plads, vil det være muligt allerede nu at opgøre det samlede beløb til indefrysning.
Ved brug af lønsystemet SLS er det muligt at trække en foreløbig rapport Uddata 827, hvoraf feriepenge til indefrysning er opgjort pr. medarbejder og totalt.
Den endelige rapport med uddata, der indrapporteres til fonden Lønmodtagernes Feriemidler, vil være klar den 21. december 2020.
Ved brug af andre lønsystemer kan der være andre muligheder for at opgøre beløbet. Ved brug af Silkeborg Data fremgår feriepenge til indefrysning som en oplysning på den enkelte medarbejders lønseddel, men det er ikke pt. muligt at trække en samlet rapport fra Silkeborg Data.
Forrentning af beløb til indefrysning i perioden 1/9 2020 – 31/12 2020
Feriepenge til indefrysning skal indekseres pr. påbegyndt måned, indtil beløbet er indbetalt til Fonden. Indekseringen starter 1. september 2020, hvor opsparingen af feriepenge til indefrysning slutter. Den faktiske indeksering udmeldes dog først pr. 31. maj året efter dvs. første gang 31. maj 2021.
Indekseringen opgøres på baggrund af strukturstatistikker fra Dansk Arbejdsgiverforening, og har på det seneste ligget i intervallet 2,2 – 2,5 % p.a.
Institutionen er derfor nødt til at beregne indekseringen for perioden 1/9 2020- 31/12 2020 på baggrund af et skøn over den forventede indeksering.
Det beregnede beløb udgiftsføres som en finansiel post i resultatopgørelsen og tillægges opgørelsen af feriepenge til indefrysning i balancen.
Mulighed for indbetaling af beløb til indefrysning i 2021
Der er endnu ikke taget stilling til, om det bliver muligt for uddannelsesinstitutioner at indfri feriepenge forpligtelsen over for fonden i 2021. Indtil videre er udsigten derfor, at betalingen først skal ske, når medarbejderen forlader arbejdsmarkedet.
Så længe forpligtelsen ikke er indbetalt til fonden, vil der skulle ske indeksering af beløbet, og der skal ske registrering for hver enkelt medarbejder.
Forhåbentligt bliver der åbnet op for, at den enkelte institution under hensyntagen til den konkret likviditets- og rentemæssige situation selv kan vælge, hvorvidt det vil være mest hensigtsmæssigt at indbetale midlerne eller ikke.
Hvis beløbet ikke forventes indbetalt til fonden i 2021, skal feriepenge til indefrysning optages som langfristet gæld i regnskabet.
Opgørelse af skyldige feriedage og feriefridage ultimo 2020
Opgørelsen af skyldige feriedage og feriefridage ultimo 2020 afhænger af, hvordan ferieafholdelsen har været tilrettelagt i 2020.
Som følge af overgang til den nye ferielov og kravet om indefrysning har der ikke været så mange feriedage til rådighed for sommerferien i 2020 som tidligere, hvilket har medført forskellige løsninger på institutionerne for at få feriekabalen til at gå op.
Opsparing af feriefridage og afvikling af feriefridage følger fortsat de gamle regler, hvilket betyder, at der opspares 5 dage pr. kalender år, men afviklingen er forskudt til det kommende år i perioden 1/5 – 31/4.
Den maksimale forpligtelse pr. 31/12 2020, under forudsætning af at alt ferie efter gamle regler er afviklet i 2020, samt at alle medarbejdere har været ansat hele året, kan opgøres således:
- 25 dage til indefrysning (1/9 2019 – 31/8 2020).
- 5 feriefridage optjent i 2019 (kan afvikles i perioden 1/5 2020 – 31/4 2021).
- 5 feriefridage optjent i 2020 (kan afvikles i perioden 1/5 2021 – 31/4 2022).
- 8,32 dage til samtidighedsferie (1/9 2020 -31/12 2020).
I alt 43,32 dage.
Hvis der afholdes samtidighedsferie i perioden 1/9 -31/12 2020 eller der er afviklet feriefridage i perioden 1/5 -31/12 2020, så kan antal dage reduceres med op til 13,32 dage. Den minimale forpligtelse pr. 31/12 2020, vil alt andet lige udgøre 30 dage.
Hvis alt den optjente samtidighedsferie er afholdt pr. 31/12 2020, vil der kun være 16,68 feriedage samt 5 feriefridage til den kommende sommerferie.
