27 nov. 2020
Business woman writing on glass wall

Opgørelse af den regnskabsmæssige feriepengeforpligtelse ultimo 2020

Af EY Danmark

EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning.

27 nov. 2020

Få et overblik over reglerne ved opgørelse af den regnskabsmæssige feriepengeforpligtelse ultimo 2020 i uddannelsesinstitutioner.

Kort opsummering 
  • Opgørelse af den regnskabsmæssige feriepengeforpligtelse ultimo 2020 er afhængig af, hvordan den enkelte institution har valgt at afvikle ferie dels i 2020 og dels fremadrettet.
  • Opgørelsen af skyldige feriedage og feriefridage skal vurderes ud fra institutionens faktiske ferieafholdelse. 

Opgørelse af den regnskabsmæssige feriepengeforpligtelse ultimo 2020 indeholder flere udfordringer, dels som følge af overgangen til ny ferielov og opgørelse af feriepenge til indefrysning, og dels som følge af økonomistyrelsens vejledning fra september 2020 om nyt beregningsgrundlag for skyldige feriedage efter overgang til samtidighedsferie.

Opgørelsen vil i høj grad være afhængig af, hvordan den enkelte institution har valgt at afvikle ferie dels i 2020 og dels fremadrettet og kan få store økonomiske konsekvenser for årets resultat, hvis der er store forskydninger i antallet af skyldige feriedage og feriefridage i forhold til tidligere.

Nedenstående gennemgås de forskellige udfordringer for at skabe klarhed over reglerne og sikre en korrekt indregning i årsregnskabet for 2020.

Opgørelse af feriepenge til indefrysning

Værdien af feriepenge til indefrysning opgøres ved at den ferieberettigede løn i indefrysningsperioden ganges med 12,5 %.

Opgørelsen af den ferieberettigede løn følger de samme principper som gælder ved fratrædelse.

Den ferieberettigede løn i indefrysningsperioden 1/9 2019 -31/8 2020 består af:

  • Den almindelige optjente løn inkl. over- og merarbejde.
  • De ansattes eget bidrag til pensionsordninger inkl. eget ATP-bidrag.
  • Løn under afholdelse af særlige feriedage.
  • Minus løn under afholdelse af ferie (normalt 5 uger).

For at lønsystemet kan opgøre det korrekte grundlag for beregning af feriepenge til indefrysning, er det afgørende, at medarbejderens ferieafholdelse i indefrysningsperioden er indberettet korrekt.

Herudover skal der ske særlig indberetning vedrørende medarbejdere, der har været på orlov i indefrysningsperioden.

Hvis dette er på plads, vil det være muligt allerede nu at opgøre det samlede beløb til indefrysning.

Ved brug af lønsystemet SLS er det muligt at trække en foreløbig rapport Uddata 827, hvoraf feriepenge til indefrysning er opgjort pr. medarbejder og totalt.

Den endelige rapport med uddata, der indrapporteres til fonden Lønmodtagernes Feriemidler, vil være klar den 21. december 2020.

Ved brug af andre lønsystemer kan der være andre muligheder for at opgøre beløbet. Ved brug af Silkeborg Data fremgår feriepenge til indefrysning som en oplysning på den enkelte medarbejders lønseddel, men det er ikke pt. muligt at trække en samlet rapport fra Silkeborg Data.

Forrentning af beløb til indefrysning i perioden 1/9 2020 – 31/12 2020

Feriepenge til indefrysning skal indekseres pr. påbegyndt måned, indtil beløbet er indbetalt til Fonden. Indekseringen starter 1. september 2020, hvor opsparingen af feriepenge til indefrysning slutter. Den faktiske indeksering udmeldes dog først pr. 31. maj året efter dvs. første gang 31. maj 2021.

Indekseringen opgøres på baggrund af strukturstatistikker fra Dansk Arbejdsgiverforening, og har på det seneste ligget i intervallet 2,2 – 2,5 % p.a.

Institutionen er derfor nødt til at beregne indekseringen for perioden 1/9 2020- 31/12 2020 på baggrund af et skøn over den forventede indeksering.

Det beregnede beløb udgiftsføres som en finansiel post i resultatopgørelsen og tillægges opgørelsen af feriepenge til indefrysning i balancen.

Mulighed for indbetaling af beløb til indefrysning i 2021

Der er endnu ikke taget stilling til, om det bliver muligt for uddannelsesinstitutioner at indfri feriepenge forpligtelsen over for fonden i 2021. Indtil videre er udsigten derfor, at betalingen først skal ske, når medarbejderen forlader arbejdsmarkedet.

Så længe forpligtelsen ikke er indbetalt til fonden, vil der skulle ske indeksering af beløbet, og der skal ske registrering for hver enkelt medarbejder.

Forhåbentligt bliver der åbnet op for, at den enkelte institution under hensyntagen til den konkret likviditets- og rentemæssige situation selv kan vælge, hvorvidt det vil være mest hensigtsmæssigt at indbetale midlerne eller ikke.

Hvis beløbet ikke forventes indbetalt til fonden i 2021, skal feriepenge til indefrysning optages som langfristet gæld i regnskabet.

Opgørelse af skyldige feriedage og feriefridage ultimo 2020

Opgørelsen af skyldige feriedage og feriefridage ultimo 2020 afhænger af, hvordan ferieafholdelsen har været tilrettelagt i 2020.

Som følge af overgang til den nye ferielov og kravet om indefrysning har der ikke været så mange feriedage til rådighed for sommerferien i 2020 som tidligere, hvilket har medført forskellige løsninger på institutionerne for at få feriekabalen til at gå op.

Opsparing af feriefridage og afvikling af feriefridage følger fortsat de gamle regler, hvilket betyder, at der opspares 5 dage pr. kalender år, men afviklingen er forskudt til det kommende år i perioden 1/5 – 31/4.

Den maksimale forpligtelse pr. 31/12 2020, under forudsætning af at alt ferie efter gamle regler er afviklet i 2020, samt at alle medarbejdere har været ansat hele året, kan opgøres således:

  • 25 dage til indefrysning (1/9 2019 – 31/8 2020).
  • 5 feriefridage optjent i 2019 (kan afvikles i perioden 1/5 2020 – 31/4 2021).
  • 5 feriefridage optjent i 2020 (kan afvikles i perioden 1/5 2021 – 31/4 2022).
  • 8,32 dage til samtidighedsferie (1/9 2020 -31/12 2020).

I alt 43,32 dage.

Hvis der afholdes samtidighedsferie i perioden 1/9 -31/12 2020 eller der er afviklet feriefridage i perioden 1/5 -31/12 2020, så kan antal dage reduceres med op til 13,32 dage. Den minimale forpligtelse pr. 31/12 2020, vil alt andet lige udgøre 30 dage.

Hvis alt den optjente samtidighedsferie er afholdt pr. 31/12 2020, vil der kun være 16,68 feriedage samt 5 feriefridage til den kommende sommerferie.

Eksempel 1

Ferien for ferie året 20/21 er planlagt som følger:

  • 5 dage i oktober (efterårsferie).
  • 20 dage i juli/august (sommerferie).
  • Til vinterferien i uge 7 anvendes 5 feriefridage (optjent i 2019).

Ovenstående ferieplan medfører følgende forpligtelse pr. 31/12 2020:

  • 25 dage til indefrysning (optjent 1/9 2019 – 31/8 2020).
  • 5 feriefridage optjent i 2019 (kan afvikles i perioden 1/5 2020 – 31/4 2021).
  • 5 feriefridage optjent i 2020 (kan afvikles i perioden 1/5 2021 – 31/4 2022).
  • 3,32 dage til samtidighedsferie (optjent 1/9 2020 -31/12 2020).

I alt 38,32 dage.

Eksempel 2

Ferien for ferie året 20/21 er planlagt som følger:

  • 5 dage i oktober (efterårsferie).
  • 20 dage i juli/august (sommerferie).
  • 5 feriefridage (optjent i 2019) anvendt i perioden 1/5 2020 -31/12 2020.

Ovenstående ferieplan medfører følgende forpligtelse pr. 31/12 2020:

  • 25 dage til indefrysning (optjent 1/9 2019 – 31/8 2020).
  • 5 feriefridage optjent i 2020 (kan afvikles i perioden 1/5 2021 – 31/4 2022).
  • 3,32 dage til samtidighedsferie (optjent 1/9 2020 -31/12 2020).

I alt 33,32 dage.

Ifølge økonomistyrelsens vejledning kan man vælge mellem at opgøre skyldige feriedage individuelt pr. medarbejder eller som et gennemsnit pr. årsværk. Da ferieafviklingen på mange institutioner er meget skemalagt, giver det god mening af anvende et gennemsnitlig antal skyldige feriedage pr. årsværk.

Efter den hidtidige vejledning var det gennemsnitlige antal feriedage opgjort til 34,5 dage. Efter den nye vejledning er det opgjort til 9,5 dage ud over de 25 dage til indefrysning, som opgøres eksakt for den enkelte medarbejder. Som det også tidligere har været gældende, skal der foretages en sandsynlighedsvurdering af, hvorvidt 9,5 dage er retvisende i forhold til ferieafholdelsen for den givne institution.

9,5 dage vil svar til følgende:

  • 5 feriefridage optjent i 2020 (kan afvikles i perioden 1/5 2021 – 31/4 2022).
  • 4,5 dage til samtidighedsferie (optjent 1/9 2020 -31/12 2020).

Dette betyder at feriefridagene fra 2019 er afviklet i perioden 1/5 -31/12 2020, samt at der er afholdt 3,82 samtidighedsferie i perioden 1/9 -31/12 2020.

Hvis institutionens ferieplan for 2021 medfører, at der vil være et større eller mindre antal skyldige ferie og feriefridage pr. 31/12 2020, vil værdien af disse dage påvirke årets resultat.

Da feriemønsteret typisk er ens år for år, vil der være tale om en engangsregulering, da forpligtelsen fremover alt andet lige vil være på samme niveau som i 2020.

Opgørelse af nyt beregningsgrundlag for indregning af skyldige feriedage og feriefridage

Økonomistyrelsen har valgt at ændre beregningsgrundlaget for opgørelsen af værdien af en feriedag i forbindelse med indførelse af den nye ferielov. Ændringen betyder, at værdien skal beregnes som værdien af den samlede løn når medarbejderen holder ferie.

Grundlaget skal derfor bestå af følgende:

  • Almindelige lønudgifter når den ansatte holder fri.
  • Medarbejderens eget pensionsbidrag.
  • Arbejdsgiver betalt pensionsbidrag.

Efter den hidtidige vejledning indgik arbejdsgiverbetalt pensionsbidrag ikke i grundlaget. Den nye metode vil alt andet lige medføre en stigning i grundlaget på ca. 11 %.

Ved anvendelse af SLS kan det nye grundlag beregnes via LDV-rapporten ”Feriepengeforpligtelsen - gennemsnitlig udgift pr. medarbejder”.

Bortset fra ændring af beregningsgrundlaget er der ikke sket ændring i metoderne for beregning af feriepengeforpligtelse. Der kan fortsat anvendes en gennemsnitmetode eller en konkret metode.

Anvendes et andet lønsystem vil grundlaget for beregning af feriepengeforpligtelsen formodentligt fortsat ske efter fratrædelsesmetoden, og vil derfor alt andet lige beregnes på et lavere niveau.

Konklusion

Opgørelsen af værdien af feriepenge til indefrysning kan formodentligt hentes fra institutionens lønsystem. Institutionen skal dog selv huske at foretage indeksering af beløbet for perioden 1/9 -31/12 2020.

Opgørelsen af skyldige feriedage og feriefridage skal vurderes ud fra institutionens faktiske ferieafholdelse. Er der en afvigelse i forhold til tidligere, vil det alt andet lige påvirke årets resultat.

Hvis man anvender SLS vil grundlaget for opgørelse af værdien af en feriedag i 2020 øges med ca. 11%, da arbejdsgiverens pensionsbidrag fremover skal indgå i beregningsgrundlaget. Det påvirker dog kun antallet af feriedage og feriefridage efter overgangen til den nye ferielov.

Kontakt: Helle Lorenzen, Associate Partner i EY, tlf. 2529 5605

 

Sammendrag

Opgørelse af den regnskabsmæssige feriepengeforpligtelse ultimo 2020 er afhængig af, hvordan den enkelte institution har valgt at afvikle ferie dels i 2020 og dels fremadrettet, og kan få store økonomiske konsekvenser for året resultat, hvis der er store forskydninger i antallet af skyldige feriedage og feriefridage i forhold til tidligere. 

Om denne artikel

Af EY Danmark

EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning.