4 minutters læsetid 5 dec. 2019
Climate Risk Disclosure Barometer Denmark

Prisen på robotics er nu også attraktiv for mindre uddannelsesinstitutioner

Af

EY Danmark

EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning.

4 minutters læsetid 5 dec. 2019

”40 % af de samlede arbejdstimer på det danske arbejdsmarked kan automatiseres”, konkluderer Disruptionrådet i deres rapport fra 2019.

Nu er prisen på teknologien på et niveau, hvor selv små organisationer og institutioner kan være med.

I en tid med stigende datamængder bebyrdes eksisterende medarbejdere med flere og nye typer af administrative opgaver, og institutioner oplever behov for ansættelse af medarbejdere til at varetage disse opgaver, hvoraf store dele overordnet består af indtastning, flytning og/eller -bearbejdning af data.

Hvordan kan mindre institutioner effektivisere de eksisterende arbejdsgange og frigive flere ressourcer til at udvikle nye services?

I takt med den generelle udvikling i teknologier og værditilbud hos andre institutioner stiger forventningerne også til mindre institutioner og skoler.

Der skal både effektiviseres i eksisterende processer samtidigt med, at det forventes, at innovationen sættes i højsædet, og nye elevvendte services og oplevelser udvikles. Der skal vækstes på antallet af elever uden at vækste i administrationen, og derfor er det et reelt og rentabelt alternativ at udnytte mulighederne med software robotter.

Robotic Process Automation (RPA) er software robotter, som interagerer med eksisterende software i institutionens IT-miljø. Robotten foretager foruddefinerede handlinger med mus, tastatur og skærm. Jævnfør analysen fra Disruptionrådet er disse regelstyrede handlinger utallige, og vores erfaring er, at institutioner har langt flere regelbaserede opgaver, end de selv tror.

Institutioner, også de mindre institutioner, bør tænke i robotter til at varetage disse administrative opgaver, og derigennem frigøre tid for medarbejdere. Inden for undervisning og administration, vurderer Disruptionrådet, at der i fremtiden stilles større krav til problemløsning, sociale færdigheder, samarbejde samt interaktion og koordination med andre.

Derudover vil institutioner sikkert nikke genkendende til et stigende fokus på at undersøge og udvikle nye uddannelser, skræddersy nye elevoplevelser og helt enkelt være mere til stede for eleverne.

Herudover vurderer Disruptionrådet, at der i fremtiden bliver et stigende behov for ekspertise og specialistroller, hvorfor opkvalificering er en nødvendighed for at varetage blandt andet førnævnte opgaver, og sikre at institutionernes værditilbud flugter med interesserne hos potentielle elever.

Hvilke processer kan automatiseres i mindre institutioner?

Naturligvis kræver denne reallokering af ressourcer, at processer til automatisering identificeres, kvalificeres, udvikles og implementeres, og det første skridt (identificering) kan være svær. Det kræver IT og procesforståelse samt indgående kendskab til institutionernes egne arbejdsgange. Hver uddannelsesinstitution er unik, dog er der ofte processer, som gør sig gældende på tværs af alle institutioner, som har automatiseringspotentiale.

Fordelt på afdelinger kan relevante processer eksempelvis være:

Økonomi

  • Budgettering
  • Bogholderi
  • Regnskab
  • Lønadministration og -udbetaling
  • Indberetning til UVM 

Administration

  • Elev-/brugeroprettelser og -nedlægning
  • Indhentning af elevernes fagønsker
  • Automatiseret besvarelse på kundehenvendelser (giver mulighed for 24/7 dækning af kundeforespørgsler)
  • Integrationer og flytning af data mellem forskellige programmer og systemer

HR

  • On- og offboarding af medarbejdere
  • Kontrol af fravær/sygdom
  • Håndtering af mærkedage 

Mulighederne for besparelser, fejlreduktioner og effektivitetsforøgelser er mange. RPA giver desuden også mulighed for at udføre opgaver, der ikke bliver iværksat, idet opgaverne vil være for ressourcekrævende i forhold til udbyttet, hvis en medarbejder skulle udføre opgaven. Med priser fra DKK 7.500 pr. år for en robot åbnes der således op for, at opgaver, som tidligere ikke har været rentable at få udført, nu kan bidrage med værdi for institutionen, uden konstant at trække på medarbejderkapaciteten.

Generelt kan RPA bidrage med løsningen af opgaver, som for den enkelte medarbejder kan virke trivielle, og i stedet give dem mulighed for at udnytte deres evner til kognitivt og meningsfuldt arbejde samt udvikling frem for at skulle kæmpe for blot at sikre driften.

Såfremt det kunne være interessant at undersøge, om RPA kan være rentabelt at indføre i din institution, kommer vi gerne til et uforpligtende møde for at præsentere mulighederne.

Kontakt:
Nicolai Wakeley, Robotics-konsulent, tlf. 2529 3003
Daniel Paaske, Robotics-konsulent, tlf. 2529 3849
René Hasbo, Associate Partner, tlf. 2529 4718

Sammendrag

I en tid med stigende datamængder får medarbejdere flere og nye typer af administrative opgaver. Ofte består store dele af disse opgaver af indtastning, flytning og bearbejdning af data. Effektiviseringen af arbejdsgange via robotics kan frigive ressourcer fra medarbejderne til fx at udvikle nye services. 

Om denne artikel

Af

EY Danmark

EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning.