13 sep. 2021
Revideret vejledning til regnskabsinstruksen fra Økonomistyrelsen

Revideret vejledning til regnskabsinstruksen fra Økonomistyrelsen

Af EY Danmark

EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning.

13 sep. 2021
Relaterede emner Government and public sector

Institutionerne skal årligt opdatere regnskabsinstrukserne i overensstemmelse med den netop reviderede vejledning fra juni 2021.

Økonomistyrelsen har i juni 2021 udsendt en revideret vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstruks.

Regnskabsinstruksen skal opdateres i overensstemmelse med den reviderede vejledning

Alle regulerede institutioner er jf. §9 stk. 3 i bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen m.v. forpligtet til at udarbejde en regnskabsinstruks.

Regnskabsinstruksen indsendes årligt til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

Styrelsen for Undervisning og Kvalitet forventer, at institutionerne hvert år gennemgår og opdaterer regnskabsinstrukserne. Styrelsen forventer nu, at institutionerne opdaterer deres regnskabsinstrukser i overensstemmelse med den reviderede vejledning fra Økonomistyrelsen.

Nyt i den reviderede vejledning

Den reviderede vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser har, ud over at være ajourført i forhold til regnskabsbekendtgørelsen for 2018, gennemgået en større gennemskrivning med fokus på at blive mere handlingsanvisende samt mere læsevenlig.

Der er få nye afsnit i forhold til den tidligere vejledning, men nogle underafsnit har fået en ny rækkefølge. Det er i vejledningen gjort meget tydeligt, hvilke oplysninger der SKAL fremgå af instruksen, og hvor man kan søge inspiration til de enkelte emner.

De nye afsnit

Vejledningen indeholder følgende nye afsnit i forhold til den tidligere vejledning:

  • 3.5 Forvaltning af finansielle anlægsaktiver
  • 3.8.1 Pengeoverførelser
  • 4. Institutionens interne kontrol og risikostyring
  • 5.4 Brugeradministration
  • 6. Godkendelse af instruks

Finansielle anlægsaktiver

Forvaltning af finansielle anlægsaktiver skal indeholde en beskrivelse af forretningsgange og ansvar mm. for værdipapirer og udlån. Disse områder er ikke nye, men var blot placeret under andre områder i den tidligere vejledning.

Pengeoverførsler skal foretages elektronisk

Pengeoverførsler under afsnit 3.8.1 er et nyt punkt under forvaltning af betalingsforretninger. Det er hovedreglen, at betalingsforretninger skal foretages ved anvendelse af elektroniske overførsler mellem pengeinstitutter, derfor skal institutionens retningslinjer for evt. fravigelse herfra beskrives.

Institutionernes interne kontrol og risikostyring

Et helt nyt afsnit er punkt 4. Institutionens interne kontrol og risikostyring der består af fire punkter

  • Vedligeholdelse af det interne kontrolsystem
  • Ajourføring af regnskabsinstruksen
  • Opfølgning på revisionsbemærkninger
  • Rapportering om regelbrud og besvigelser

Afsnittet skal indeholde en beskrivelse af hovedelementerne i institutionens tilrettelæggelse af den interne kontrol og risikostyring. Institutionen skal etablere forretningsgange og interne kontroller, herunder funktionsadskillelse, som sikrer, at dispositioner foretages i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis, så der sikres en korrekt regnskabsaflæggelse.

Instruksen skal indeholde en beskrivelse af de ansvarlige for den løbende opfølgning på risici og kontroller, og på at de fastlagte kontroller gennemføres i praksis. Ligesom den skal indeholde en beskrivelse af de ansvarlige for, at der løbende sker overvågning af, om risikoeksponeringen forandrer sig og som følge heraf ændrede krav til kontroller.

Regnskabsinstruksen skal opdateres i forbindelse med ændringer minimum 1 gang årligt. Instruksen skal indeholde retningslinjer herfor samt oplysning om den ansvarlige.

Ligeledes skal instruksen indeholde retningslinjer for hvordan og hvor ofte, der skal ske opfølgning på revisionsbemærkninger, samt den ansvarlige herfor.

Der skal udarbejdes en fortegnelse over revisionsbemærkninger indeholdende følgende:

  • Dato for afgivelse af revisionsbemærkning
  • Beskrivelse af revisionsbemærkningen
  • Henvisning til journalsag
  • Angivelse af ansvarlig chef for håndtering af revisionsbemærkningen
  • Dato for løsning/ håndtering af revisionsbemærkningen

I forhold til rapportering om regelbrud og besvigelser skal instruksen indeholde retningslinjer for rapportering herom til ministeriet og rigsrevisionen.

Brugeradministration og brugerrettigheder ved it-anvendelse

Under afsnittet om beskrivelse af institutionens it-anvendelse er der kommet et nyt punkt 5.4 Bruger administration. Afsnittet skal beskrive institutionens forretningsgange for administration af brugeradgange og brugerrettigheder i egne og fællesstatslige it-systemer, der anvendes i økonomiadministrationen.

Ligeledes bør de etablerede kontroller til sikring af brugerrettighederne beskrives.

Godkendelse af instruksen

Afsnit 6 skal indeholde godkendelsen af instruksen. Det er institutionens ledelse, der skal godkende regnskabsinstruksen. Der er således ingen krav om, at revisor skal godkende instruksen.

Revisor anvender instruksen i forbindelse med sin revision af institutionen herunder revision af væsentlige forretningsgange og interne kontroller. Hvis revisionen giver anledning til bemærkninger eller forslag til forbedringer, vil revisor rapportere herom.

Det kan derfor være hensigtsmæssigt i forbindelse væsentlige opdateringer af instruksen at lade revisor gennemgå instruksen, så eventuelle uhensigtsmæssigheder kan rettes inden instruksen godkendes.

Kontakt: Helle Lorenzen, Associate Partner i EY, tlf. 2529 5605

 

Sammendrag

Den reviderede vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstruks indeholder en række nye afsnit, fx om elektronisk pengeoverførsel, intern kontrol og risikostyring samt afsnit om brugeradministration og brugerrettigheder ved it-anvendelse. Revisor anvender instruksen i forbindelse med sin revision af institutionen, og det kan derfor være hensigtsmæssigt, at revisor gennemgår instruksen ved væsentlige opdateringer, så eventuelle uhensigtsmæssigheder kan rettes inden instruksen godkendes.

Om denne artikel

Af EY Danmark

EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning.