3 minutters læsetid 17 maj 2021
Whistleblowerordninger i uddannelsesinstitutioner

Whistleblowerordninger i uddannelsesinstitutioner – er I klar?

Af EY Danmark

EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning.

3 minutters læsetid 17 maj 2021

Lovforslag i høring: Arbejdsgivere i den offentlige og private sektor med 50 eller flere ansatte skal etablere en whistleblowerordning.

Så kom det længe ventede danske lovforslag, som implementerer EU-whistleblowerdirektivet. Lovforslaget er sendt i høring, og hvis det vedtages i den form, som det foreligger i nu, vil danske arbejdsgivere (juridiske enheder) i den offentlige og private sektor med 50 eller flere beskæftigede være forpligtet til at etablere en whistleblowerordning.

Efter CVR-lovens § 3 forstås ved juridisk enhed følgende entiteter: 

  • En fysisk person i dennes egenskab af arbejdsgiver eller selvstændigt erhvervsdrivende
  • En juridisk person eller en filial af en udenlandsk juridisk person
  • En trust eller et juridisk arrangement, der ligner en trust
  • En statslig administrativ enhed
  • En region
  • En kommune
  • Et kommunalt fællesskab

Den danske lov om beskyttelse af whistleblowere skal i tråd med EU-direktivet sikre, at en whistleblower gives den størst mulige beskyttelse, så indberetningen kan foretages sikkert og fortroligt - så den, der puster i fløjten om alvorlige forhold i offentlighedens interesse, beskyttes mod repressalier.

17. december 2021

Den danske lov træder i kraft den 17. december 2021 og bestemmer, at alle offentlige institutioner samt private virksomheder med mindst 250 beskæftigede senest den 17. december 2021 skal have implementeret en whistleblowerordning. De statslige institutioner skulle dog allerede være klar den 20. november 2020.

Efter lovforslaget får de private virksomheder med 50 – 249 beskæftigede en frist indtil 17. december 2023 til at være på plads med en whistleblowerordning.

Mulighed for at indberette til Datatilsynet

Selvom de mindre private virksomheder får en frist indtil 17. december 2023 til at implementere en whistleblowerordning, så kan samtlige danske arbejdstagere, herunder arbejdstagere på mindre arbejdspladser med under 50 beskæftigede, allerede fra den 17. december 2021, indberette direkte til en ekstern whistleblowerordning i det danske Datatilsyn.

På den baggrund bør virksomhederne allerede nu overveje at være klar til december 2021 med en intern whistleblowerordning.

Hvem skal kunne indberette?

Ordningen skal stilles til rådighed for arbejdsgiverens arbejdstagere.

Det er derimod valgfrit for den enkelte arbejdsgiver, om man ønsker at stille ordningen til rådighed for andre, herunder samarbejdspartnere og leverandører.

Hvad kan der indberettes om?

Der kan indberettes om overtrædelser af visse områder af EU-retten samt om alvorlige nationale lovovertrædelser og andre alvorlige forhold, herunder fx om:

  • Hvidvask
  • Økonomisk kriminalitet og overtrædelse af gældende regnskabsregler
  • Bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk, korruption, tyveri, svig
  • Brud på arbejdssikkerheden
  • Miljøforurening
  • Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, herunder seksuel chikane og vold
  • Brud på datasikkerheden

Hvad kan der ikke indberettes om?

Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold vil som udgangspunkt falde uden for lovens anvendelsesområde, medmindre en sådan indberetning vedrører en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold. Fx kan der ikke ske indberetning om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, såsom sygefravær, alkohol, påklædning mv., og oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt heller ikke være omfattet af lovens anvendelsesområde.

De væsentligste krav til ordningen

Arbejdsgiveren skal sikre en ordning, hvor indberetningen behandles af en upartisk whistleblowerenhed – enten en intern eller en ekstern enhed. Dette forudsætter blandt andet, at arbejdsgiver sikrer en såkaldt whistleblowerorganisation, hvor indberetningerne behandles af relevante udpegede ansvarlige alt afhængig af, hvem indberetningen vedrører.

Fortrolighed og it-sikkerhed

Ordningen skal sikre fortrolighed og passende it-sikkerhed, så oplysninger om såvel indberetter som den indberettede ikke kommer uvedkommende til kendskab, herunder blandt andet med nødvendig sikring af kryptering i forhold til opbevaring og behandling af de indberettede personoplysninger.

Anonymitet

Ordningen skal ikke kunne sikre anonymitet, men da flere undersøgelser viser, at mange arbejdstagere undlader at foretage indberetning, hvis de ikke har mulighed for at være anonyme, vælger mange en ordning, hvor anonymitet er implementeret.

Systemunderstøttet whistleblowerordning

Arbejdsgiver skal – under hensyn til den konkrete organisation – sikre en hensigtsmæssig indberetningskanal. Det er ikke et krav, at ordningen skal være understøttet af et specifikt it-system, men for at sikre overholdelse af ovennævnte krav – herunder særligt kravene til it-sikkerhed og databeskyttelse – vælger mange en systemunderstøttet løsning.

EY kan hjælpe

På den baggrund er EY nu klar til at bistå vores kunder med den lovpligtige WB-pakke, som lovforslaget stiller krav om. Få kort skitseret lovforslagets krav og de WB-services, som EY står klar med.

EY’s ydelser kan skaleres alt efter jeres individuelle behov både i etableringsfasen (fastlæggelse af lovpligtig intern WB-organisation, politikker, interne retningslinjer/instrukser/processer, informationsmeddelelser, opfølgningsskrivelser til whistleblower mv.) samt ved selve den tekniske whistleblowerløsning, hvor I gennem vores samarbejdspartner har mulighed for at vælge en online webbaseret og en sikker indberetningskanal.

Hvis I ønsker EY’s bistand til dele eller hele whistleblowerløsningen, foreslår vi, at vi holder et kort virtuelt introduktionsmøde, hvor I fortæller om jeres ønsker og behov. Dette møde er gratis.

Kontakt:
Julie Gerdes, Leder af arbejds- og ansættelsesret, EY Law, tlf. +45 2529 3403
Bodil M. Brabæk, Director, Head of Data Privacy, EY Law, tlf. +45 2529 3268

Sammendrag

Den danske lov træder i kraft den 17. december 2021 og medfører, at alle offentlige institutioner samt private virksomheder med mindst 250 beskæftigede senest den 17. december 2021 skal have implementeret en whistleblowerordning.

Ordningen skal stilles til rådighed for arbejdsgiverens arbejdstagere. Det er derimod valgfrit for den enkelte arbejdsgiver, om man ønsker at stille ordningen til rådighed for andre, herunder samarbejdspartnere og leverandører.

Om denne artikel

Af EY Danmark

EY er en af verdens førende organisationer inden for revision, skat, transaktioner og rådgivning.