6 nov. 2023
BIllede af hånd tæt på, der bruger smartphone i mørket

Overvågning af medarbejdere – hvad må du som arbejdsgiver?

Forfattere
Caroline Kahns Hille

Manager, Data Privacy Law, EY Danmark

Rådgiver med erfaring inden for databeskyttelseslovgivning. Fokus på kundens kommercielle behov. Databeskyttelsesretlig rådgivning i øjenhøjde.

Bodil Hald Brabæk

Head of Data Privacy Law, Executive Director, Law, EY Danmark

Specialiseret indenfor Data Privacy og AI. Betroet rådgiver med omfattende erfaring indenfor både den private og offentlige sektor. Søger værdifulde og pragmatiske løsninger. Passioneret oplægsholder.

Julie Gerdes

Head of Employment & Labor Law, EY Law, EY Danmark

Specialist i ansættelses-, arbejdsret og persondataret. Kompetent rådgiver med et stort drive, og som hjælper både virksomheder og organisationer. Ofte benyttet foredragsholder og fast klummeskribent.

6 nov. 2023
Relaterede emner Law

Der kan være flere grunde til, at man som arbejdsgiver ønsker at indføre kontrolforanstaltninger.

Opsummering
  • Ved indførsel af kontrolforanstaltninger skal der tages højde for både ansættelsesretlige og databeskyttelsesretlige regler.
  • Indførte kontrolforanstaltninger skal være proportionale, have et driftsmæssigt formål og være sagligt begrundede.
  • Arbejdsgiver skal huske at iagttage reglerne om varsling og oplysningspligt.

Ønsket om indførsel af kontrolforanstaltninger kan bl.a. være begrundet i hensynet til driften eller tekniske og sikkerhedsmæssige forhold. Det kan dog som arbejdsgiver være vanskeligt at danne sig et overblik over de gældende regelsæt, hvis man ønsker at indføre kontrolforanstaltninger, der indebærer en form for overvågning af medarbejderne - særligt fordi arbejdsgivere i denne forbindelse skal iagttage både ansættelsesretlige- og databeskyttelsesretlige regler.

Artiklen omhandler de regelsæt, som arbejdsgivere skal være opmærksomme på ved indførsel af sådanne kontrolforanstaltninger, og artiklen vil særligt have fokus på kontrol af medarbejderes brug af elektronisk udstyr.

Det kan som arbejdsgiver være vanskeligt at danne sig et overblik over de gældende regelsæt, hvis man ønsker at indføre kontrolforanstaltninger, der indebærer en form for overvågning af medarbejderne - særligt fordi arbejdsgivere i denne forbindelse skal iagttage både ansættelsesretlige- og databeskyttelsesretlige regler.

Hvilke ansættelsesretlige betingelser gælder for indføring af kontrolforanstaltninger?

Du er som arbejdsgiver i henhold til ledelsesretten under visse betingelser berettiget til at indføre kontrolforanstaltninger over for dine medarbejdere.

Det er blandt andet en betingelse, at du kan godtgøre, at kontrolforanstaltningen har et driftsmæssigt formål og er sagligt begrundet, fx at foranstaltningen indføres af tekniske eller sikkerhedsmæssige hensyn.

Kontrolforanstaltningen skal derudover være proportional og må ikke gå videre end nødvendigt for at forfølge det driftsmæssige formål. Herudover må kontrolforanstaltningen heller ikke være krænkende over for medarbejderne. Endelig skal du som arbejdsgiver også sørge for at varsle kontrolforanstaltningerne over for medarbejderne, inden de indføres.

Er du som arbejdsgiver medlem af en arbejdsgiverforening under DA eller har tiltrådt en overenskomst, og ønsker du at indføre kontrolforanstaltninger, skal du ligeledes iagttage de særlige krav i ”Aftale om kontrolforanstaltninger”, som er indgået mellem DA og LO (nu FHO). Det følger nemlig af kontrolforanstaltningsaftalen på DA/LO-området, at kontrolforanstaltninger skal varsles overfor medarbejderne senest 6 uger inden de indføres, medmindre formålet med kontrolforanstaltningerne vil gå tabt, hvis de ikke straks indføres.

Hvad skal du rent databeskyttelsesretligt tage højde for ved etablering af kontrolforanstaltninger?

Hvis du som arbejdsgiver ønsker at indføre kontrolforanstaltninger i form af kontrol af medarbejderes elektroniske udstyr, herunder smartphones, computere og tablets, skal du huske også at tage højde for de databeskyttelsesretlige regler.

Kontrolforanstaltninger for elektronisk udstyr kan bl.a. være registrering af hjemmesidebesøg samt sikkerhedskopiering og gennemgang af medarbejdernes e-mails, herunder også tidligere medarbejderes e-mails.

Sådanne kontrolforanstaltninger vil ofte udgøre en behandling af personoplysninger om medarbejderen, og som følge heraf skal kontrolforanstaltningerne indføres i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler.

Det betyder bl.a., at du som arbejdsgiver skal have et behandlingsgrundlag, iagttage din oplysningspligt og sikre, at de overordnede betingelser om saglighed, gennemsigtighed og proportionalitet er opfyldt.

Såfremt man indfører - eller har indført - kontrolforanstaltninger, er det således vigtigt at sikre, at man i sin artikel 30-fortegnelse har foretaget en beskrivelse af og sikret et behandlingsgrundlag for kontrolforanstaltningen, ligesom man skal sørge for at give medarbejderen de nødvendige oplysninger om behandlingen af personoplysninger forbundet med kontrolforanstaltningen. Sidstnævnte kan med fordel sikres som en del af privatlivspolitikken til medarbejdere.

Det er i forbindelse hermed vigtigt at være opmærksom på, at der som nævnt ovenfor kan være indgået kollektive aftaler om kontrolforanstaltninger mellem arbejdsmarkedets parter, som regulerer underretningen af medarbejdere om kontrolforanstaltninger. Alt afhængigt af den pågældende branche, kan det således være nødvendigt at inddrage særlige regler ved formuleringen af privatlivspolitikken.

Der kan undtagelsesvist være tilfælde, hvor man kan undlade at oplyse medarbejderen om etablering af kontrolforanstaltninger, fx hvis medarbejderens interesse i at modtage oplysning herom bør vige for afgørende hensyn til offentlige interesser, herunder særligt i forbindelse med efterforskning og retsforfølgning af strafbare handlinger. Det er dog vigtigt at foretage en konkret vurdering fra gang til gang og således ikke fastsætte en fast praksis og procedure.

Endelig er det vigtigt at være opmærksom på, at arbejdsgiveren ikke kan tilsidesætte straffelovens regler om brevhemmelighed m.v. Dette betyder, at du som arbejdsgiver aldrig må læse en medarbejders private e-mails.

EY anbefaler

EY anbefaler, at du som arbejdsgiver forud for indføring af kontrolforanstaltninger sikrer:

  • at foranstaltningerne forfølger en berettiget, saglig interesse og er proportionale.
  • at der er taget højde for de databeskyttelsesretlige regler, herunder også saglighed og proportionalitet i forhold til de behandlede personoplysninger – men særligt at artikel 30-fortegnelsen for HR genbesøges, at det rette behandlingsgrundlag fastlægges og at oplysningspligten iagttages forud for indføring af kontrolforanstaltninger.

Hos EY Law kan du søge rådgivning hos rådgivere inden for både ansættelsesret og data privacy. Vi kan således bistå med tværfaglig, juridisk rådgivning på de områder, hvor ansættelsesretten og de databeskyttelsesretlige regler overlapper. Du er meget velkommen til at række ud til os, hvis du ønsker at vide mere herom.

Sammendrag

Det kan være vanskeligt for arbejdsgivere at navigere i de forskellige regelsæt, som er gældende for kontrolforanstaltninger, der indebærer en form for overvågning af medarbejdere. Der skal således både tages højde for ansættelses- og databeskyttelsesretlige regler, således at det sikres, at foranstaltningerne er sagligt begrundede, proportionale og korrekt varslede samt at medarbejderen i øvrigt modtager tilstrækkelig oplysning om behandlingen af personoplysninger forbundet hermed.

Om denne artikel

Forfattere
Caroline Kahns Hille

Manager, Data Privacy Law, EY Danmark

Rådgiver med erfaring inden for databeskyttelseslovgivning. Fokus på kundens kommercielle behov. Databeskyttelsesretlig rådgivning i øjenhøjde.

Bodil Hald Brabæk

Head of Data Privacy Law, Executive Director, Law, EY Danmark

Specialiseret indenfor Data Privacy og AI. Betroet rådgiver med omfattende erfaring indenfor både den private og offentlige sektor. Søger værdifulde og pragmatiske løsninger. Passioneret oplægsholder.

Julie Gerdes

Head of Employment & Labor Law, EY Law, EY Danmark

Specialist i ansættelses-, arbejdsret og persondataret. Kompetent rådgiver med et stort drive, og som hjælper både virksomheder og organisationer. Ofte benyttet foredragsholder og fast klummeskribent.

Related topics Law