Nytænkning af arbejde: Fremtidens bæredygtige og inklusive arbejdsplads

Med bæredygtighed, inklusivitet og medarbejderoplevelsen som højeste prioriteter har vi nu en stor mulighed for at ændre den måde, vi arbejder på.

Ved begyndelsen af pandemien foretog mange virksomheder og deres medarbejdere over hele verden en hurtig overgang til hjemmearbejde, hvilket fuldstændigt ændrede den måde, som organisationer fungerer og medarbejderne engagerer sig på. Det har tvunget os til at gentænke, hvor, hvornår og hvordan vi arbejder. Vi har nu en unik mulighed for at kombinere førende løsninger fra før COVID-19 med viden og indsigt fra primært at arbejde hjemmefra. Hvad er fordelene ved en hybrid arbejdsmodel? Hvilke udfordringer skal vi løse? Hvordan kan vi nytænke den fysiske arbejdsplads, så den rummer mere bæredygtighed, inklusion, sundhed og produktivitet? I denne artikel, der er den fjerde i serien Nytænkning af arbejde, går vi i dybden med "bricks", dvs. den fysisk arbejdsplads, og leder efter svar på nogle af disse spørgsmål.

Formålet med "fremtidens arbejdsplads"

Den fysiske arbejdsplads, som vi kender den, spiller en central rolle for mange medarbejdere og kunder som en integreret del af deres arbejdspladsoplevelse. Arbejdspladsens fremtidige rolle skifter nu fra "stedet", hvor man arbejder, til et "forbindelsessted", der tjener mange formål, så som innovation, samarbejde og det sociale aspekt. De fysiske rammer (bricks) er et af de tre væsentlige elementer (bricks, bytes, behavior), der er nødvendige for at nytænke arbejdsformatet, og henviser til et netværk af rum, der understøtter alle de forskellige aktiviteter, som medarbejdere udfører i løbet af en arbejdsdag. I fremtiden vil medarbejdere ikke være bundet til et enkelt rum. De vil i stigende grad vælge at arbejde eksternt for at kunne fokusere og koncentrere sig individuelt. Ture til kontoret vil primært være med henblik på samarbejde og uformelle fysiske møder med kolleger. Dette skift i formålet med virksomhedsrum er i gang nu, og kan hjælpe virksomheder med at forbedre bæredygtighed, arbejdsplads- og medarbejderoplevelsen, inklusion og omkostnings- og pladseffektivitet ‒ på én gang.

EY var for nylig vært for roundtable møder for 39 store organisationer i Skandinavien, og konstaterede, at ingen af dem betragtede kontoret som det eneste fremtidige arbejdssted. Hele 45% så snarere det fremtidige kontor som et "forbindelsessted", hvor man kun kommer for at mødes, samarbejde og være innovative. Ni procent får kun plads til, at medarbejderne møder op til læring og arrangementer. Atten procent vil lade deres medarbejdere beslutte, hvordan de skal lede sig selv og bruge de mange forskellige rum i et "netværk af rum". Virksomheder vil også se nye typer rum opstå i kontorer, såsom studier, hybride mødelokaler til flere og enkelte deltagere samt sociale mødecentre for flere virksomheder.

Hvis formålet med virksomhedsrum ændrer sig, skal (facility) services også ændres. Vi forudser meget mere intensiv brug af den (resterende) plads i fremtiden, hvilket vil kræve mere servicepersonale på stedet i arbejdstiden, som ubesværet bevæger sig rundt og udfører de nødvendige serviceopgaver. "workplace guides" og "vibe-managers" vil fokusere på "se-føl-lyt", dvs. arbejdspladsoplevelsen, og understøtte inklusive arbejdspladsadfærd. Alle services vil blive justeret til at understøtte det nye formål med arbejdspladsen.

Den nye teknologikløft

Ny teknologi, såsom sensorer og apps, anvendes allerede til at understøtte lokalisering af kolleger, plads og bestilling af tjenester. Der foreligger dog stadig en betydelig kløft i forhold til at forbinde mange separate løsninger med data fra arbejdspladser, så medarbejderne kan træffe mere informerede beslutninger. Virksomhederne bliver nødt til at udvikle teknologien bag dynamiske planlægningsværktøjer, der eksempelvis kan understøtte planlægning af et møde med kort varsel, med hensyntagen til hvor kollegerne aktuelt befinder sig og hvor de foretrækker at være fysisk, samt at få det hele til at passe sammen med de tilgængelige arbejdspladsressourcer.

Den bæredygtige arbejdsplads

I mange organisationer er "bricks" ofte den næst- eller tredjestørste omkostningskategori (i konkurrence med lønninger og IT-omkostninger). Hvis medarbejderne kan arbejde eksternt på langt sigt, giver det nogle organisationer mulighed for at reducere behovet for virksomhedsejendomme betydeligt, selv i betragtning af fremtidig øget social afstand.

Skiftet accelereres yderligere af, at kontorbygninger for mange virksomheder er en af de primære direkte emissionskilder for CO2 og andre stoffer. CO2-reduktion er af EY identificeret som en af otte megatrends for 2022, der vil forme verden nu, i morgen og fremover. En reduktion af det krævede kontorareal og tilknyttede CO2-emissioner understreger kun behovet for, at organisationer udforsker hybride modeller. Data og teknologi vil være stærke kræfter bag realiseringen af dette.

I overensstemmelse med vores erklæring om at være CO2-negative i 2021 og -neutrale i 2025 har EY reduceret sin anvendelse af fast ejendom fra 13,8 m2 pr. person til 7,6 m2 pr. person globalt. Ved at undgå brugen af 1,9 mio. m2 i løbet af de seneste ti år reducerede EY sine emissioner med 150.000 tons CO2e, hvilket svarer til det årlige energiforbrug for 17.830 huse eller 611 millioner kilometer kørt af gennemsnitlige personbiler.

På "Head of Workplace Roundtable", som EY afholdt for 39 store nordiske organisationer på tværs af forskellige sektorer som finans, auto, lægemidler og forsyningsselskaber, sagde næsten 90 %, at de ville prioritere bæredygtighed "højt" eller "meget højt". Det er sandsynligt, at organisationer vil investere meget mere i ændringer af størrelsen og udformningen af deres arbejdspladser for at understøtte bedre hybridarbejde og forbedre arbejdsplads- og medarbejderoplevelsen. Organisationer og EY-teams er allerede i gang med at implementere initiativer såsom "effektpositive og kulstofnegative" bygninger, bylandbrug, bæredygtig adfærd og CO2-sporing forbundet med individuel adfærd.

Den inklusive arbejdspladsoplevelse

Under COVID-19 oplevede mange mere inklusive møder, hvor alle var på den samme platform og befandt sig i det samme virtuelle rum. Mange oplevede også, at arbejdslivet fik en mere menneskelig dimension, hvor man fik glimtvise indblik i folks privatliv, som ikke var set før. Vi kan også se af Microsoft-analysedata, at interne netværk på tværs af organisationer viser tegn på silodannelse og at ydre netværk skrumper. En overraskende høj andel af ansatte har overhovedet ingen 1-til-1-kontakt med deres nærmeste leder (Head of Workplace Roundtable). Vi kan se at (mandlige) ledere generelt trives meget bedre end den enlige (mor) og nyansatte  (Microsoft-undersøgelser).

De fleste moderne organisationer behandler mangfoldigheds- og inklusionsdagsordenen på bestyrelsesniveau, sammen med bæredygtighed. Dagsordenen om inklusion på arbejdspladsen handler ikke kun om køn, det handler også "bare" om, hvordan flertal og mindretal interagerer, i hvilket omfang de overhovedet tillades at optræde, samt hvordan enkeltpersoner får det hele til at give mening og om at føle, at det er i orden at beslutte hvordan man vil eller ikke vil arbejde for sig selv.

Selv før COVID-19 var det udfordrende at deltage i hybridmøder, hvor flertallet var fysisk til stede i et mødelokale, og et mindretal eller måske blot en enkelt person ringede ind udefra og måske endda ikke var visuelt til stede. Der var det uformelle forhåndsmøde i det fysiske rum, hvor det eksterne mindretal slet ikke var til stede. I løbet af mødet havde det eksterne mindretal udfordringer med at få taletid og med at følge den talte samtale og kropssproget i lokalet. Efter mødet deltog det virtuelle mindretal ikke i det uformelle, fysiske eftermøde.

Nogle organisationer besluttede, selv før COVID-19, at de slet ikke ville afholde hybridmøder. Det er ikke hensigten, at antyde, at dette er selve "løsningen" for alle organisationer efter COVID-19. Det er snarere et godt eksempel på, hvordan vi anbefaler at alle organisationer tænker over, hvilken arbejdsadfærd, de ønsker at se i deres organisation, og derefter designe bricks og bytes på en integreret måde, der understøtter dette. Hvis man derefter vælger at anvende hybridmøder af gode grunde, skal man installere hybridmødelokaler, hvor den fysiske indretning og arbejdspladsteknologi understøtter inklusion, og måske overveje retningslinjer og mødestyrerroller for hybridmøder – så alle føler sig inkluderet, uanset hvordan og hvor de vælger at arbejde. Inklusion er uden tvivl den bedste vej fremad, og når evidensen tydeligt viser, at medarbejdere, som føler sig inkluderet og har stærke arbejdspladsnetværk, er mere innovative og produktive (Microsoft-undersøgelser), så er det eneste tilbageværende spørgsmål "hvordan" man får dette til at ske.

Sådan kan EY-teams hjælpe

EY er den førende rådgiver i Norden vedrørende udviklingen af fremtidens arbejdsplads, herunder fysiske arbejdsområder. Vi er i en unik position til at samarbejde med de tre områder – HR, IT og FM (Facility Management), og til at samle dem alle i store organisationer.

Vi har ikke blot dyb faglig viden inden for områderne ”bricks”, ”bytes” og ”behavior”, vi har også udviklet en unik tilgang til at kombinere data om brugerpræferencer og -opfattelser med objektive virtuelle arbejdsadfærdsdata. Dette giver virksomhederne en databaseret tilgang, samtidig med at de kan analysere, hvordan de kan forestille sig fremtidens arbejde. Med arbejdsplads- og medarbejderoplevelsen øverst på alle organisationers dagsorden inddrages medarbejderne også i en dialog med henblik på at finde en løsning, der passer til alle.

På grund af den øgede globale udvikling i retning af bæredygtighed skal moderne ledere anerkende vigtigheden af at redesigne den fysiske arbejdsplads. Det er kun via relevante digitale værktøjer, nye partnerskabsmodeller og den rigtige indstilling i toppen at vi med succes kan nytænke fremtidens arbejdsplads og blive en moderne arbejdsgiver. Mursten kan derfor ikke stå for sig selv. De tre elementer – ”bricks”, ”bytes” og ”behavior” - skal arbejde sammen for at realisere et redesign af en ny arbejdsæra.