Wie Unabhängigkeit zu strategisch starken Beziehungen führen kann

Unternehmen können dieselben Drittpersonen für interne Audits und andere Dienstleistungen einsetzen. Doch wie fördert man Objektivität?

In den vergangenen Jahren sind die Ansprüche an das interne Audit seitens der Stakeholder (z. B. Prüfungsausschüsse, Führungskräfte und andere innerhalb des Unternehmens) gestiegen. Neben der Wirtschaftsprüfung und prüfungsnahen Dienstleistungen geht es für sie bei einem internen Audit um betriebswirtschaftliche Erkenntnisse und eine strategische Beratung. Da die Anforderungen steigen und sich verändern, bedarf es mehr Wissen, Fähigkeiten sowie umfangreicher und vielfältiger technischer Erfahrung. Oft ist es schwer, diesen Bedarf im eigenen Haus zu decken.

Viele interne Prüfungsabteilungen setzen regelmäßig auf Dritte, die eine ganze Reihe an Tätigkeiten unterstützen. Dazu gehören beispielsweise die Durchführung des internen Prüfungsplans, die Generierung sachbezogener Informationen und sogar die Umgestaltung der ganzen Abteilung. Allerdings ist die interne Prüfung nicht der einzige Bereich im Unternehmen, der externe Unterstützung braucht. Unternehmen müssen sich komplexen Geschäftsfragen stellen, die den gesamten Betrieb betreffen.

Dritte, die interne Prüfungsdienstleistungen anbieten, verfügen jedoch oft über zusätzliche Fähigkeiten und Ressourcen, die anderen Teilen des Unternehmens zugutekommen können. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, die gleiche Drittperson, die interne Prüfungsleistungen anbietet, in die Entscheidung darüber einzubeziehen, wer für andere Themen herangezogen werden soll. Durch ihre betriebswirtschaftlichen Kenntnisse und Beziehungen, die sie durch interne Audits aufgebaut haben, sind sie bestens in der Lage, andere Aktivitäten im gesamten Unternehmen zu unterstützen.

Doch bei der Bewertung von Beratern wird oft falsch eingeschätzt, ob und wie ein Dienstleister interne Audit-Aktivitäten unterstützen kann, während er gleichzeitig andere Leistungen im Unternehmen erbringt.

Unabhängigkeit der Prüfung vs. Objektivität

Es ist essenziell, den Unterschied zwischen Unabhängigkeit und Objektivität zu verstehen, wie er von The Institute of Internal Auditors (IIA) definiert wird:

• Unabhängigkeit: Freiheit von Beeinflussung, die die Fähigkeit der internen Prüfungsaktivität bedroht, interne Audit-Verantwortlichkeiten unvoreingenommen wahrzunehmen.
• Objektivität: Unvoreingenommene mentale Haltung, die es internen Prüfern erlaubt, ihre Verpflichtungen so auszuführen, dass sie an ihr Arbeitsergebnis glauben und dabei keine Qualitätskompromisse eingehen. Erfordert, dass interne Prüfer ihr Urteil in Prüfungsfragen niemandem unterordnen.

Konkret bedeutet dies, dass interne Prüfer auf die Bewertung bestimmter Operationen verzichten müssen, für die sie zuvor verantwortlich waren Die Objektivität leidet vermutlich, wenn ein interner Auditor eine Wirtschaftsprüfung und prüfungsnahe Dienstleistungen für dieselbe Tätigkeit anbietet, die er selbst im vergangenen Jahr verantwortet hat. Interne Prüfer können aber dennoch Beratungsleistungen für Vorgänge anbieten, die sie zuvor verantwortet haben.

Wichtig ist, dass sich die professionellen Standards und Anforderungen an das interne Audit deutlich von jenen für das externe Audit unterscheiden und einen Prüfungsanbieter nicht davon abhalten, sowohl interne als auch externe Audit- und Beratungsleistungen anzubieten.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Dienstleister ihre Aufträge mit dem richtigen Maß an Objektivität gewährleisten können. So werden sehr häufig Firewalls zwischen dem Kernteam für die Prüfung und anderen Projektteams errichtet, die es allen Teammitgliedern ermöglichen, objektiv zu bleiben und gleichzeitig eine breite Palette von Dienstleistungen zu unterstützen. Unabhängigkeit und Objektivität sind auch möglich, wenn klar definiert wird, dass der interne Auditor oder Berater zwar Ratschläge und Empfehlungen für Entscheidungen der Managementfunktionen ausspricht, selbst aber keine Managementverantwortung übernimmt und auch keine Managementfunktion erfüllt.

Bewertung der Objektivität der internen Prüfung

Es ist wichtig, die besonderen Umstände zu berücksichtigen. Anhand dieser Fragen lässt sich bei der Vergabe von Prüfungsdienstleistungen beurteilen, ob die Objektivität einer Person in Gefahr ist:

1. Wird die Person ihre eigene Arbeit prüfen?

• Hat die Person im vergangenen Jahr kontinuierliche Kontrollaktivitäten durchgeführt, die sich auf die Durchführung von Transaktionen auswirken?
• War die Person an der Entwicklung oder Konfiguration bestimmter Anwendungen im Zusammenhang mit dem Audit-Gegenstand beteiligt?
• War die Person für etwaige Mängel oder Probleme verantwortlich, die sich aus oder im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung in Systemen ergeben?
• Hat die Person Routineaktivitäten im Zusammenhang mit den betrieblichen Abläufen des Unternehmens durchgeführt?
• Hat die Person Buchhaltungs- oder sonstige Dienstleistungen im Zusammenhang mit den Rechnungsabschlüssen oder Jahresabschlüssen erbracht, die bei der Prüfung relevant sind?
• Hat die Person Transaktionen genehmigt, ausgeführt oder bearbeitet?
• Hat die Person Originalunterlagen oder Wechsel vorbereitet?
• Hat die Person den Jahresabschluss oder die damit verbundenen Abschlussangaben vorbereitet?
• Verwahrt die Person Vermögenswerte?

2. Hat die Person im vergangenen Jahr in irgendeiner Funktion gehandelt, die einem Mitglied der Geschäftsführung im zu prüfenden Bereich entspricht?

War die Person für irgendeine Schlüsselentscheidung hinsichtlich des Designs finanzieller Informationssysteme oder deren Implementierung beteiligt?

War die Person für die Entscheidung verantwortlich, ob und wie Empfehlungen zur Verbesserung der internen Kontrolle umgesetzt werden?

3. Führt die Vertrautheit mit der Arbeit bei der Person zu Vorurteilen?

4. Wird die Person mit einem Verwandten oder einem engen Freund zusammenarbeiten?

Sollte eine dieser Fragen in der Bewertung mit Ja beantwortet werden, ist die Objektivität in Gefahr. Das Team sollte alle mildernden Umstände dokumentieren und gemeinsam mit dem Management beraten, ob diese Umstände ausreichend sind.