8 Minuten Lesezeit 22 Jänner 2020
Seifenblasen

Nachhaltige Wertschöpfung durch Transparenz in der Beschaffung

Von

Christoph Pressleitner

Leiter Supply Chain and Operations, Managementberatung | Österreich

Unterstützt Supply-Chain-Transformationen, um Einkauforganisationen effizient aufzustellen, Planungssicherheit zu gewährleisten und Produktionsprozesse zu vereinfachen.

8 Minuten Lesezeit 22 Jänner 2020

Wer seine Ausgaben kennt, ist anderen einen Schritt voraus.

Wenn wir an den Einkauf im modernen Unternehmenskontext denken, sehen wir inzwischen einen bedeutenden strategischen Partner für die anderen Unternehmensbereiche. In den letzten Jahren hat er einen systematischen Wandel von einer losen Beschaffungsfunktion zu einem zentralen Bindeglied vollzogen.

Dennoch sehen wir diesen Wandel nicht abgeschlossen, sondern noch voll in Gang. Insbesondere externe Einflüsse und die fortschreitende Digitalisierung treiben auch künftig die Veränderung und wirken sich zunehmend auf den Einkauf aus, sie bieten aber auch Chancen. Um dabei die Beschaffung abgestimmt auf die Bedürfnisse im Unternehmen optimal einzugliedern, bedarf es mehr als lediglich inkrementeller Optimierungsansätze. Eine End-to-End-Betrachtung der Beschaffungsprozesse ist notwendig, unter Einbeziehung der vor- und nachgelagerten Prozesse. Viele unserer Kunden sind sich dessen bewusst und setzen bereits weitreichende Schritte, um sowohl die Kosten und die Qualität als auch die damit einhergehenden Risiken optimal auszubalancieren. 

Dabei herrscht in der Beschaffung erhebliches Potenzial, nachhaltige Wertsteigerung zu erzielen, sie steht parallel jedoch auch vor drei wesentlichen Herausforderungen:

  1. Heterogene Systemlandschaft
  2. Nicht harmonisierte Prozesse
  3. Nicht harmonisierte Daten

Diese Herausforderungen werden evident, wenn Unternehmen versuchen, Transparenz beispielsweise durch den Einsatz von Advanced Analytics zu schaffen. Oftmals sehen wir daher Projekte, die sich verzögern oder nur begrenzt Wert liefern. Transparenz ist aber in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld essenziell, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Transparenz im Einkauf ist nur der erste Schritt, um ihn als anerkannten Partner in der Organisation zu verankern. Erweitere Supply-Chain-Analysen erlauben prädiktive Modelle, um den Nutzen durch den Einkauf weiter zu steigern.

Mithilfe von Advanced-Analytics-Plattformen werden Führungskräfte befähigt, wichtige Entscheidungen auf einer soliden Basis zu tätigen. Auch im Einkauf hat die Technologie das Potenzial, die Wertschöpfung durch die Schaffung von Transparenz und die Nutzung von Vorhersagemodellen signifikant zu steigern, Einsparungen zu generieren und die anderen Funktionen bestmöglich zu unterstützen.

Speziell im Einkauf ergibt sich der Mehrwert, der durch Beschaffungsanalysen erzielt wird, aus der Fähigkeit, konsequent und systematisch genaue, proaktive Erkenntnisse bereitzustellen, nach denen sich Kategorieverantwortliche richten können, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Wie die Grafik zeigt, ergeben folgende Faktoren kumulativ den Wertbeitrag in Organisationen:

  1. Einsparungen erhöhen: Um Einsparungen zu generieren, gibt es eine Reihe von Hebeln, unter anderem die Reduktion des Maverick Spend (der Beschaffung außerhalb standardisierter Beschaffungswege), die Verbesserung der Verhandlungsstärke und die Rationalisierung der Lieferantenbasis.
  2. Working Capital optimieren: Ein möglichst positives Working Capital kann erreicht werden, indem Zahlungsbedingungen und Zahlungsziele optimiert werden und der Cashflow besser verwaltet wird.
  3. Wertverlust verhindern: Ziel ist es, die Unternehmens-Compliance konsequent zu überwachen, eventuelle Abweichungen von betrieblichen Vorgaben frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern sowie das Risikomanagement zu verbessern.
  4. Produktivität steigern: Indem man den manuellen Aufwand in Organisationen darauf reduziert, automatisierte Berichte und Daten zu konsolidieren, Ressourcen zu zentralisieren und Kapazitäten effizient zu skalieren, wird der Grundstein für die Implementierung beschreibender und prädiktiver Datenmodelle gelegt.

Um diese Wertbeiträge zu heben, ist es notwendig, die Daten in einer gemeinsamen, unternehmensübergreifenden Plattform zusammenzufassen. Diese Datenplattform enthält neben Prozesskennzahlen die Informationen zu sämtlichen einkaufsrelevanten Transaktionen und darüber hinaus die Daten aus den unterstützenden Funktionen über die Entwicklung des zukünftig zu erwartenden Bedarfs.

Der größte Hemmschuh liegt im Moment noch bei der Sammlung der Daten. Herausforderungen für Unternehmen zur Nutzung von Advanced Analytics im Einkauf sind vor allem die folgenden:

  • Sicherstellung der Datenqualität (aus den fragmentieren Systemen) und Analyse der mit den verfügbaren Daten möglichen Berichte: Ein Beispiel hierfür ist die Kategorisierung des Spend, die oft schon fehlerhaft oder gar nicht vorhanden ist und ohne die Unterstützung durch intelligente Tools eine Nachkategorisierung de facto unmöglich macht.
  • Akkurate Erfassung der Daten, um klare Antworten zu erhalten und diese zu verknüpfen, sowie deren Aufbereitung: Dafür fehlen oft klare Definitionen von Prozessen und deren konsequente Umsetzung in den jeweiligen IT-Systemen.
  • Schaffung einer harmonisierten und standardisierten Stammdatenbasis über das gesamte Unternehmen hinweg: Neben der Bereinigung der Daten fehlen häufig die organisatorischen und prozessualen Voraussetzungen für eine nachhaltige Sicherstellung der Stammdatenqualität. Ein zuerst notwendiges Stammdatenprojekt bedeutet oft eine Verzögerung von Advanced-Analytics-Projekten im Umfang von Monaten bis Jahren.
  • Nach einer initialen Optimierung durch Spend-Analysen ist der nächste essenzielle Schritt deren Etablierung im täglichen Geschäft. Hier geht es vor allem um die Einbindung der definierten Analysen in die Systemlandschaft der Organisation und um die Implementierung der notwendigen Prozesse, um die Datenqualität sicherzustellen und die Erfassung einfach und effizient zu gestalten.

In Zukunft werden führende Organisationen in der Lage sein, gigantische Mengen an Informationen einfach und effizient zu nutzen, um den Wettbewerb zu übertreffen, indem sie aufschlussreichere und gut abgesicherte Entscheidungen treffen und ihre Fähigkeiten in Echtzeit transformieren.

Wenn man diese Praktiken in ihrer Gesamtheit sieht und entsprechende Maßnahmen implementiert, ist es dem Einkauf möglich, nicht nur Einsparungen zu erzielen und Transparenz zu erzeugen, sondern auch nachhaltig Wert für das Unternehmen zu stiften.

Im Bereich der Beschaffungsanalyse haben wir die folgenden führenden Praktiken identifiziert, um Organisationen in diesem Prozess zu unterstützen:

  • Erweiterung der Analysefunktionen über die gesamte Supply Chain, um Einsparungsmöglichkeiten zu identifizieren: Für eine wertschöpfende Einkaufsorganisation ist es essenziell, die relevanten Informationen aus dem gesamten Unternehmen zu nutzen, sowohl im direkten als auch im indirekten Bereich.
  • Verwendung fortgeschrittener präskriptiver und prädiktiver Datenmodelle zur Optimierung der organisatorischen Leistung in diesem Zusammenhang: Hierzu können z. B. auch Datenmodelle genutzt werden, die bereits für eine Supply- Chain-Planung am Puls der Zeit entwickelt wurden.
  • Entwicklung anwenderorientierter und mobiler Reporting- Lösungen, um Anwender jederzeit zu unterstützen und Reports leicht zugänglich zu machen
  • Abschöpfung der Social-Media-Potenziale, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, das Unternehmen zu schützen und Innovation und Wachstum zu fördern.

Fazit

Einfluss des systematischen Wandels auf die Beschaffung.

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Christoph Pressleitner

Leiter Supply Chain and Operations, Managementberatung | Österreich

Unterstützt Supply-Chain-Transformationen, um Einkauforganisationen effizient aufzustellen, Planungssicherheit zu gewährleisten und Produktionsprozesse zu vereinfachen.