Wie können virtuelle Hauptversammlungen (rechtlich) sicher sein?

COVID-19 verlegt Hauptversammlungen für börsennotierte AGs und SEs in den virtuellen Raum. Dafür gelten neue Regeln.

Als Folge der Maßnahmen gegen die COVID-19-Pandemie mussten in den vergangenen Wochen einige österreichische Gesellschaften ihre geplanten Hauptversammlungen vorerst absagen oder verschieben. Mit Verordnung der Justizministerin vom 8. April 2020 wurde jetzt auf Grundlage des COVID-19-GesG eine Regelung geschaffen, die auch börsennotierten Gesellschaften (inklusive Vienna MTF) die Durchführung virtueller Gesellschafterversammlungen ermöglicht. Die Entscheidung, eine virtuelle Hauptversammlung durchzuführen, liegt beim Vorstand.

Eine virtuelle Hauptversammlung setzt voraus, dass es Aktionären von jedem Ort aus möglich ist, mittels akustischer und optischer (Ein-Weg-)Verbindung an der Versammlung teilzunehmen. Eine Zwei-Weg-Verbindung, bei der der teilnehmende Aktionär unmittelbar über ein Online-Tool Fragen stellen und das Stimmrecht ausüben kann, ist daher nicht zwingend erforderlich; eine stabile Online-Übertragung muss aber gewährleistet sein. Die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme sind in der Einberufung bekannt zu machen und müssen den Interessen von Gesellschaft und Aktionären angemessen Rechnung tragen.

Ebenfalls am 8. April hat der Stimmrechtsberater ISS eine Policy Guidance zu den Auswirkungen der COVID-19-Pandemie veröffentlicht. Für Hauptversammlungen ergibt sich daraus insbesondere, dass die Opposition gegenüber „virtual-only meetings“ für den Zeitraum der derzeitigen Vorkehrungsmaßnahmen ausgesetzt wird. Voraussetzung dafür ist, dass der Vorstand in der Einberufung klarmacht, dass der Grund für die virtuelle Abhaltung in der COVID-19-Pandemie zu sehen ist und dass Aktionäre gemessen an nationalen rechtlichen Standards weitestmöglich aktiv an der Versammlung partizipieren können.

Rolle der Stimmrechtsvertretung

In diesem Zusammenhang kommt den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertretern besondere Bedeutung zu. Die BMJ-Verordnung sieht vor, dass börsennotierte Gesellschaften für Beschlussanträge, Stimmabgabe und Widerspruch zu Protokoll nur besondere Stimmrechtsvertreter zulassen können. Die Gesellschaft hat dann zumindest vier solche Vertreter zu benennen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sein müssen. Von diesen müssen wiederum mindestens zwei dem Berufsstand der Rechtsanwälte oder Notare angehören. Die Aktionäre wählen ihre Vertretung individuell. Nur Aktionäre, die einen dieser Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt haben, sind teilnahmeberechtigt. Für die Ausübung des Fragerechts muss die Gesellschaft selbst eine geeignete Form finden. So können Fragen entweder an die Gesellschaft übermittelt und vom bzw. von der Vorsitzenden verlesen oder durch den gewählten Stimmrechtsvertreter bzw. die Stimmrechtsvertreterin gestellt werden, wofür ein elektronischer Kommunikationsweg eröffnet werden muss. Aus Perspektive der Gesellschaft bietet sich insgesamt eine möglichst weitgehende Auslagerung an den Stimmrechtsvertreter an, weil die Verantwortung für die technische Umsetzung damit zulässigerweise abgegeben und das Anfechtungsrisiko wie auch das Risiko von Schadensersatzprozessen minimiert wird. Besondere Hürden ergeben sich für Vertreter dabei aus der (allgemeinen) Vorgabe, dass Instruktionen auch während der Hauptversammlung noch abgegeben oder geändert werden können. Eine adäquate technische Ausstattung ist damit unumgänglich.

Ankündigung der virtuellen Hauptversammlung

Gesellschaften, die jetzt eine virtuelle Hauptversammlung planen, müssen dies bereits in der Einberufung mit dem (virtuellen) Ort der Hauptversammlung ankündigen; dasselbe gilt für den Modus der Briefabstimmung. Spätestens 21 Tage vor dem Versammlungstermin müssen darüber hinaus zusammen mit den üblichen Dokumenten (vgl. § 108 Abs. 3 und 4 AktG) folgende Informationen bereitgestellt werden: 1. technische Voraussetzungen für die Teilnahme (Audio und Video) 2. Nennung der besonderen Stimmrechtsvertreter und erforderliche Informationen zu deren Bevollmächtigung (bei Bedarf inkl. Formular) 3. Informationen zur Ausübung des Fragerechts und zur Widerspruchserhebung in der Hauptversammlung Die Verordnung wirkt aber auch zum 22. März 2020 zurück und ermöglicht damit die virtuelle Durchführung bereits angekündigter Hauptversammlungen. Hat eine Gesellschaft die Einberufung ihrer Hauptversammlung vor dem Erlass der Verordnung kundgemacht, dann wird von den Erfordernissen für die Einberufung abgesehen. Die nötigen Informationen müssen in diesem Fall spätestens 14 Tage vor der Hauptversammlung bereitgestellt werden. Wir unterstützen Sie gerne disziplinenübergreifend bei der Konzeption und Umsetzung der virtuellen Hauptversammlung und beraten Sie zu den relevanten technischen Fragen (Sicherheit und Verfügbarkeit der Online-Übertragung; Authentifizierung und Kommunikation zwischen Aktionären und Stimmrechtsvertreter/-in, Ausübung des Fragerechts etc).