Steuerkontrollsysteme sind die Voraussetzung für eine begleitende Kontrolle - aber nicht nur.
Eine wesentliche Voraussetzung für den Wechsel von der herkömmlichen Ex-post-Betriebsprüfung zur begleitenden Kontrolle durch die Finanzverwaltung ist das Vorhandensein eines Steuerkontrollsystems (SKS). Ein solches hat aber darüber hinaus und unabhängig von der Durchführung der begleitenden Kontrolle eine eigenständige wesentliche Bedeutung.
Mit dem Jahressteuergesetz wurde das Pilotprojekt „Horizontal Monitoring“ in die „begleitende Kontrolle“ überführt. Neben der Erfüllung steuerlicher Zuverlässigkeitskriterien ist bereits bei der Antragstellung ein von einem Steuerberater oder einem Wirtschaftsprüfer erstelltes Gutachten über ein eingerichtetes Steuerkontrollsystem vorzulegen. Dieses Gutachten ist alle drei Jahre zu erneuern. Das neue Konzept einer „Cooperative Tax Compliance“ verpflichtet teilnehmende Unternehmer somit zur Selbstkontrolle.
Ein Steuerkontrollsystem wird meist nicht isoliert eingeführt, sondern ist Teil eines umfassenden internen Kontrollsystems. Gerade die Schnittstelle zu und Abhängigkeit von Vorsystemen (z. B. Buchhaltung) zeigt die Notwendigkeit der umfassenden innerbetrieblichen Verankerung eines Steuerkontrollsystems.
Nach dem Jahressteuergesetz 2018 ist das für die begleitende Kontrolle erforderliche Steuerkontrollsystem mit folgendem Grundsatz definiert:
Das Steuerkontrollsystem umfasst die Summe aller Maßnahmen (Prozesse und Prozessschritte), die gewährleisten, dass
- die Besteuerungsgrundlagen für die jeweilige Abgabenart in der richtigen Höheausgewiesen und
- die darauf entfallenden Steuern termingerecht und in der richtigen Höhe abgeführt werden.
Es leitet sich aus der Analyse aller steuerrelevanten Risiken ab und wird an geänderte Rahmenbedingungen laufend angepasst. Die Risikoanalyse, die daraus folgenden Prozesse und Prozessschritte sowie die erforderlichen Kontrollmaßnahmen sind überprüfbar dokumentiert. Die Dokumentation wird laufend aktualisiert.
In der Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die Prüfung des Steuerkontrollsystems (SKS-Prüfungsverordnung), die von 25.9.2018 bis 5.11.2018 begutachtet wurde und bei Redaktionsschluss noch nicht final veröffentlicht war, konkretisiert das Finanzministerium unter anderem die Systematik bei der Erstellung von Befund und Gutachten bei der Erstprüfung und bei der Folgeprüfung sowie die Ziele des Gutachtens und dessen erforderliche Mindestinhalte. Die Verordnung hat dabei einschlägige veröffentlichte deutschsprachige Standards über die Prüfung von betrieblichen Kontrollsystemen berücksichtigt (z. B. IDW-Prüfungsstandards).
Im Detail hängt die Ausgestaltung eines Steuerkontrollsystems natürlich von den individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens/einer Unternehmensgruppe (wie Größe, Organisationsstruktur, Mitarbeiteranzahl, Anzahl von Tochtergesellschaften, Anzahl von Konzerngesellschaften und Betriebsstätten, Risikoprofil, Steuerstrategie etc.) ab.
Hinsichtlich der wesentlichen Komponenten eines Steuerkontrollsystems ist Folgendes zu berücksichtigen:
1. Kontrollumfeld
Die Finanzverwaltung erwartet vom Unternehmer und jenen Personen, die die obersten Leitungsaufgaben ausüben, ein Bekenntnis zur Steuerehrlichkeit sowie die Vorgabe von Verhaltensgrundsätzen. Dies bedingt auch die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen und beispielsweise die Einführung von Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und Berichtsstrukturen, Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter.
2. Beurteilung der steuerlichen Risiken
Mit einem Steuerkontrollsystem sollen die steuerlichen Risiken angemessen begrenzt werden. Eine Risikokontrollmatrix ist daher eine der wesentlichen Säulen eines Steuerkontrollsystems. Es sind sowohl Risiken aus der laufenden Geschäftstätigkeit als auch aus außerordentlichen Sachverhalten (Änderung von Geschäftsmodellen, Verrechnungspreisvereinbarungen, Änderungen von verwendeten Technologien) zu beurteilen. Die steuerlichen Risiken sind hinsichtlich ihres Gefahrenpotenzials in Bezug auf ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und die betraglichen Auswirkungen zu bewerten. Eine Dokumentation der steuerrelevanten Prozesse ist ein weiteres Kernstück eines Steuerkontrollsystems.
3. Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen
Es sind jene Regelwerke zu definieren, die auf die Ziele des Steuerkontrollsystems ausgerichtet sind und die auf der Beurteilung der steuerlichen Risiken beruhen. Diese Maßnahmen haben entweder präventiven (fehlervermeidenden) oder detektiven (fehleraufdeckenden) Charakter.
Ein Steuerkontrollsystem erfordert weiters laufende Informations- und Kommunikationsmaßnahmen, Sanktions- und Präventionsmaßnahmen sowie eine institutionalisierte regelmäßige Überwachung und Verbesserung.