DSGVO-Compliance dank Datenanalysen

Was ist FDA?

Unternehmen ertrinken heutzutage in Daten. Daten durchdringen alles, von Kundenakten über die Logistik bis zu den internen IT-Systemen. In nur einer Stunde generiert ein Großunternehmen Millionen von Transaktionsdaten. Prognosen der International Data Corporation (IDC) gehen davon aus, dass die globale Datensphäre bis 2025 ein Volumen von 163 Zettabytes erreicht haben wird (das sind 1 Billion Gigabytes). Man kann diese Zahl vergleichen mit einer anderen Datenmenge: Nähme man alle Bücher nehmen, die im Verlauf der Geschichte je gedruckt wurden (das sind schätzungsweise 130 Millionen Titel), so produzieren wir heute die gleiche Menge an Inhalt dieser 130 Millionen Bücher – nur etwa 80 Millionen Mal pro Tag oder 1000 Mal pro Sekunde!

Und als wäre es nicht genug Herausforderung, dieses enorm wachsende Datenuniversum im Griff zu behalten – so kommen nun noch externe Faktoren dazu, die von Unternehmen verlangen, dass sie jederzeit in der Lage sind, die exakten Daten zu jedem Vorgang hervorzuholen. Das ist zum Beispiel bei Rechtsstreitigkeiten der Fall – oder eben bei der DSGVO. Da kommt einem die Geschichte von der Nadel im Heuhaufen in den Sinn.

Und hier kommt auch die FDA ins Spiel: Mit ihr kann man Abfragen starten und damit sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten analysieren. So hilft sie dabei, Datenmuster zu erkennen. Und sie spürt Daten auf, die aus verschiedenen Quellen stammen und daher genauer kontrolliert werden müssen, um Risiken auszuschließen. Das spielt zum Beispiel beim Compliance-Monitoring eine Rolle. Fortschrittliche FDA-Technologien ermöglichen es auch, schnell den gesamten Datenbestand zu scannen, damit man sich nicht nur auf Stichproben verlassen muss, die nicht immer alle Informationen enthalten.

Wenn zum Beispiel ein Unternehmen den Verdacht hat, dass es ein Opfer von insider-Sabotage sein könnte, so kann es FDA-Tools einsetzen, die mehrere Datengruppen auswerten, etwa Netzwerk-Zugriffsprotokolle. Ergibt die Analyse dann verdächtige Muster, kann das Management rasch Untersuchungsverfahren einleiten.

FDA kann umfangreiche Datenmengen durchforsten wie mit einem Sieb. So können sich Manager genau die Daten beschaffen, die sie benötigen, um ihre Jobs gut zu machen.

Wie kann FDA bei der DSGVO helfen?

Bei der DSGVO geht es überwiegend um die Sicherheit und den Schutz lokal gespeicherter Daten. Deshalb ist die Einhaltung der DSGVO eine Frage der Data Governance, im Kern also ein Governance-Tool. Es ist daher wesentlich, zu wissen, wo sich gespeicherte Daten befinden, wer darauf zugreifen kann, wie sie geschützt und wie sie genutzt werden, denn sonst können Compliance-Maßnahmen nicht umgesetzt werden. Die FDA unterstützt die Unternehmenssteuerung dabei. Andere wichtige Ziele und fragen beim Datenschutz sind: Woher stammen die Daten ursprünglich, wie lange müssen sie aufbewahrt werden, wie dürfen sie genutzt werden und wann oder wie sie zu löschen? Auch das wird leichter, wenn man FDA anwendet.

Die Studie von EY ergab immerhin, dass Firmen dieses Thema zunehmend ernstnehmen: 42 Prozent der Befragten glauben, Datenschutz und Datensicherheit habe künftig einen maßgeblichen Einfluss darauf wie forensische Datenanalyse genutzt werde oder welche Funktionsweisen sie habe. Über die Hälfte der Befragten (52 Prozent) sagten, sie prüften, welche FDA-Tools sie für die Compliance einsetzen könnten.

Leider muss man auch sagen, dass der Geltungsbereich der DSGVO so weitreichend ist, dass auch der Einsatz forensischer Datenanalysen einen Verstoß gegen das Datenschutzrecht darstellen könnte  – wenn er nicht richtig durchgeführt wird. Hier wird deutlich, wie wichtig es ist, eine Strategie für Datenmanagement und Data Governance zu haben, um tatsächlich Compliance-Vorgaben einzuhalten.

Bevor also eine FDA-Strategie angewendet wird, um ein Businessproblem zu lösen, sollten Unternehmen eine Datenschutz-Risikobewertung vornehmen. Nur so können sie sicherstellen, dass sie keine Compliance-Risiken eingehen oder dass sie Risiken angemessen eindämmen - damit aus einem Wettbewerbsvorteil nicht am Ende noch ein Haftungsverpflichtung entsteht.