Kann die Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz Ihnen helfen, Ihre Zukunft neu zu gestalten?

Den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen bedeutet, dafür zu sorgen , dass es sicher ist, an den physischen Arbeitsplatz zurückzukehren. Mitarbeiter und Kunden müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Sicherheit gewährleistet ist; Unternehmen müssen Vertrauen aufbauen, indem sie Schutzmaßnahmen klar aufzeigen und diese nachdrücklich kommunizieren. Ikea zum Beispiel zählt Menschen, die das Geschäft betreten, um die Zahl der Kunden in den Geschäften zu begrenzen. Das Unternehmen hat Schutzschirme für Mitarbeiter aufgestellt und seine Kinderbetreuungs- und Restaurantbereiche geschlossen. Andere Einzelhändler tun dies ebenfalls, mit strengen Gesundheitsuntersuchungen und physischen Distanzkontrollen zum Schutz des Personals.

Die Überwachung solcher Veränderungen und das Managen von Ungewissheit erfordert die Einrichtung einer funktionsübergreifenden Schaltstelle, die eine agile Entscheidungsfindung erleichtert, sowohl Gefahren als auch Möglichkeiten zur Verbesserung identifiziert und auf veränderte Markt- und Gesundheitsbedingungen reagiert. Eine solche Schaltstelle zwischen den beiden Stufen sorgt für eine vertrauensvolle Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Schaltstelle: Ordnung in die Ungewissheit bringen

Eine Schaltstelle dient als Dreh- und Angelpunkt, um den Übergang zurück zur physischen Arbeit zu bewältigen und auf Veränderungen im internen und externen Betriebsumfeld zu reagieren. Das Team der Schaltstelle bezieht interne und externe Interessengruppen ein, um eine koordinierte Reaktion zu unterstützen, einschließlich der Führungskräfte und des Vorstands, der Belegschaft, der Kunden,  der Partner in der Wertschöpfungskette (Lieferanten, Verkäufer), der Regierung/lokalen Behörden und der Gemeinde. Darüber hinaus überprüft es, ob die Compliance- und Treuepflichten eingehalten werden. Es muss ganzheitlich über betriebliche Kontinuität nachdenken und dabei Technologie, Sicherheit, Produktivität, Wohlbefinden und Engagement berücksichtigen. Und es muss auf der Grundlage des Gelernten eine vorausschauende Sicht etablieren, wie Arbeit für das Unternehmen in Zukunft aussehen wird.

Erstellen von Playbooks für einen vertrauensvollen Übergang

In den Playbooks für die physische Rückführung kann klar dargelegt werden, wie die Kommandozentrale Aktionen innerhalb der Organisation kommuniziert. Diese Playbooks – von der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter über die Sicherheit am Arbeitsplatz und am Standort bis hin zur finanziellen Stabilität und zur Einhaltung von Regierungs- und Gesetzesvorschriften usw. – können Prinzipien dokumentieren und taktische Schritte und Informationen darlegen, um die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs zu erleichtern. Sie müssen ständig aktualisiert werden und ergänzen die bestehenden Business-Continuity-Pläne, indem sie sich auf die spezifischen Verantwortlichkeiten der Funktionsbereiche konzentrieren, die mit der Schaltstelle verbunden sind. Darüber hinaus werden Daten und Analysen eine bedeutende Rolle spielen, indem sie neue operative Einblicke in diese Arbeitsabläufe und so eine rasche Entscheidungsfindung ermöglichen.

Im Folgenden haben wir Überlegungen und Maßnahmen skizziert, die in diesen Playbooks behandelt werden sollten.

Technologie

Viele Mitarbeiter wurden in kürzester Zeit mit der  Nutzung von Videokonferenzen und Cloud-fähigem File-Sharing vertraut gemacht, um so physische Treffen und traditionelle Arbeitsweisen zu ersetzen. Diese Technologien haben sich oft als effizient und produktiv erwiesen, sodass sie in die Prozesse am Arbeitsplatz eingebettet werden konnten. So sind einige Mitarbeiter nun in der Lage, längerfristig remote zu arbeiten.

Verschiedene Technologien zur Kontaktverfolgung – z. B. Bluetooth-fähige Armbänder und Smartphone-Apps wie etwa die Corona-Warn-App – werden bereits von einigen Regierungen und Unternehmen eingesetzt, um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter im Falle einer bestätigten Infektion zu schützen. Das Vertrauen darauf, dass die erhobenen Daten nur dem persönlichen Schutz dienen – und nicht der umfassenderen Überwachung – ist für eine breite Akzeptanz und Einhaltung der Vorschriften von zentraler Bedeutung. Organisationen werden Daten schützen müssen, um den örtlichen Regularien zu entsprechen.

"Arbeitgeber können es nicht den Regierungen oder einigen wenigen Technologiekonzernen allein überlassen, die Herausforderungen der Pandemie zu lösen”, sagt Jeff Saviano, EY Global Tax Innovation Leader. „Solche Probleme können nur durch eine kluge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen aus dem öffentlichen und privaten Sektor und der Zivilgesellschaft gelöst werden."

Unternehmen, die Mitarbeitern wieder den Zugang ins Unternehmen gewähren, überlegen, wie sie berührungsintensive Gegenstände ersetzen oder Technologien zur Risikominimierung einsetzen können, um die Sicherheit der Mitarbeiter und die Sauberkeit der Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Darüber hinaus werden  fortschrittliche Technologien erprobt, von Wärmebildkameras bis hin zu sprachaktivierten Steuerungen für Aufzüge und Türen. Im Ford-Werk in Plymouth, Michigan testen die Arbeiter zum Beispiel eine Smartwatch, die mit Bluetooth-Kurzwellentechnologie arbeitet, um den Abstand zwischen den Arbeitern zu erkennen. Bei Unterschreitung vibriert sie und die Vorgesetzten werden alarmiert.3

Darüber hinaus setzen Unternehmen KI und Datenanalysen ein, um Szenarien zu erstellen, Hypothesen zu testen und Was-wäre-wenn-Bedingungen zu skizzieren, die die Grundlage für Notfallpläne bilden. Diese könnten dann im Falle eines lokalisierten Ausbruchs sofort umgesetzt werden. Kurz gesagt: modellieren, iterieren und umschwenken.

Physischer Raum

Jedes Unternehmen, das nach einem Lockdown wiedereröffnet, muss seine Arbeitsräume so umgestalten, dass die physische Distanz gewahrt bleibt. Zu den Maßnahmen gehören die folgenden: Ausrichtung der Mitarbeiter Rücken an Rücken statt von Angesicht zu Angesicht; Abstand zwischen den Mitarbeitern an den Fließbändern oder ausgewiesene Sitzgelegenheiten in den Büros anstelle von „Hot Desking”; eingeschränkte Nutzung von Aufzügen; Anbringung von Beschilderungen zur Wahrung des Abstands in Gemeinschaftseinrichtungen wie Cafés und Toiletten; vorübergehende Schließung von Treffpunkten wie Kantinen und informellen Breakout-Bereichen.

Eine Risikominderung bei stark frequentierten und berührungsintensiven Oberflächen kann auch ohne Technologie erzielt werden. Ein australisches Technologieunternehmen hat z. B. Türgriffe durch Fußgriffe aus Wandhalterungen ersetzt, um zu verhindern, dass Türen von allen Mitarbeitern berührt werden.4 Diese Modifikationen sind nur kurzfristige Anpassungen, bevor weitreichende Veränderungen des physischen Raumes infolge der COVID-19-Pandemie umgesetzt werden müssen.

Unternehmen werden ihre Immobilienflächen und ihren physischen Raumbedarf neu bewerten müssen. Dies schließt die Frage ein, wer sich an einem Bürostandort wie oft in der Arbeitswoche befinden muss. Und die Mitarbeiter, die weiterhin in den Büros des Unternehmens arbeiten, werden mehr Platz haben. Während die durchschnittliche Immobilienfläche pro Mitarbeiter seit dem Finanzcrash 2008 rückläufig ist,5 wird die COVID-19-Pandemie diesen Trend wahrscheinlich umkehren. Für diejenigen Mitarbeiter, die ins Büro zurückkehren, signalisieren Abstandsregeln das Ende der Großraumbüros.

Mark Grinis, EY Global Real Estate, Hospitality and Construction Leader, fasst zusammen, was zu erwarten ist: „Die Zukunft von Geschäftsimmobilien ist nach der COVID-19-Krise eine andere. Unsere Erfahrungen mit virtuelleren Lebensstilen haben die Wahrnehmung dessen, was möglich ist, verändert, was wiederum die Rolle der physischen Umgebung infrage stellen wird. Es besteht ein dringender Bedarf sowohl nach einer sofortigen Anpassung der physischen Arbeitsumgebung, um Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz zu schützen, als auch nach einer Planung längerfristiger Anpassungen, abgestimmt auf die Art und Weise, wie Menschen am liebsten arbeiten, einkaufen, lernen und sich unterhalten lassen.”

Stufe 1 sieht sofortige, umsetzbare Schritte vor, um den Menschen in den Mittelpunkt der sicheren Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz zu stellen. Die folgenden Fragen werden Ihnen dabei helfen, Ihre Vorbereitungen voranzutreiben.

Wir alle müssen Futuristen werden – nicht nur um potenzielle oder plausible Zukunftsszenarien zu modellieren, sondern auch um sie neu zu erfinden und zu gestalten. Die Art und Weise, wie Arbeit gehandhabt wird, ist immer noch weitgehend an die Produktionslinien des frühen 20. Jahrhunderts angelehnt. Es ist jetzt dringend erforderlich, Technologien und die Form der Arbeit mit den Bedürfnissen des 21. Jahrhunderts in Einklang zu bringen.

In vielen Unternehmen ist die Arbeit noch immer in definierten Rollen innerhalb einer Befehls- und Kontrollstruktur und einer hierarchischen Kultur organisiert. Viele Führungskräfte fördern ein Anwesenheitsethos, das eher physische Stunden an einem Standort als Produktivität belohnt. Das ist nicht die beste Art, sein Unternehmen zu organisieren: Der Arbeitsplatz der Zukunft sollte viel digitaler, viel flexibler und viel weniger hierarchisch sein.

Führungskräfte müssen weiterhin die Art und Weise, wie gearbeitet wird, im Hinblick auf Effizienz und Produktivität optimieren. Aber sie müssen sich mehr auf die Erfahrung der Mitarbeiter konzentrieren. Die Kultur des virtuellen Arbeitens wird gerade neu geschrieben, da Organisationen die Lehren, die wir aus der COVID-19-Pandemie ziehen, längerfristig anwenden werden. Die Fähigkeit, die besten Talente für sich zu gewinnen, wird wesentlich von der Flexibilität des Arbeitsmodells abhängen, die Ihr Unternehmen bieten kann. Entscheidend dafür wird Ihre Unternehmenskultur sein und das gemeinsame Handeln für ein definiertes Ziel, das sie antreibt.

Gesundheit und Sicherheit

Zuerst sind wir Menschen, dann die Mitarbeiter. Unternehmen, die in dieser neuen Wirtschaft gewinnen, werden diejenigen sein, die sich um das gesamte Wohlbefinden der Mitarbeiter (körperliche, geistige und finanzielle Gesundheit) kümmern und den Menschen in den Mittelpunkt stellen.

Der unmittelbare Fokus auf Hygiene hat den Einsatz berührungsloser Systeme und sprachaktivierter Bedienelemente beschleunigt; der neue Hygienefokus – sowohl was das Händewaschen als auch was die Oberflächenreinigung angeht – ist nun so sehr Teil unserer täglichen Routine, dass wir davon ausgehen können, dass diese Maßnahmen von Dauer sind. In China zum Beispiel werden durch COVID-19 zunehmend sprachaktivierte Aufzüge⁶ eingesetzt. Und Unternehmen wie Microsoft haben neue, „lärmbeständige” automatische Spracherkennungstechnologien entwickelt, die Hintergrundgeräusche herausfiltern können.

Mike Bertolino, EY Global People Advisory Services Leader, sagt: „Durch das Prisma der ‚Menschen, die am meisten zählen’, sollten Unternehmen zuallererst fragen: Wie sorge ich für die Sicherheit meiner Mitarbeiter? Wie bleibe ich mit meinen Kunden im Austausch? Wie kann mein Unternehmen der Gesellschaft helfen? Unternehmen, die ihren Purpose durch COVID-19 leben, werden langfristig Werte schaffen, die sich noch lange nach der Krise auszahlen werden.”

Diese Kultur der Fürsorge wird in alles einfließen, was ein Unternehmen tut, wenn es die aus der Pandemie gezogenen Lehren auf den neuen Geschäftszyklus anwendet, der sich mehr durch Werte als durch Wachstum definiert.

Physischer Raum

Nicht alle künftigen Jobs werden einen festen physischen Standort haben. In einigen Sektoren kann fast alles aus dem Homeoffice erledigt werden, was den Immobilienbedarf stark reduziert. Einige Unternehmen beweisen, dass sie auch ohne einen Immobilienfußabdruck arbeiten können, wobei das Büro im Wesentlichen als Flaggschiff-Konferenzzentrum und nicht als Arbeitsplatz dient. Ein landesweiter Versicherer z. B. hat 98 Prozent seiner Belegschaft während der COVID-19-Pandemie außerhalb der Unternehmensräumlichkeiten arbeiten lassen.⁸ Das Unternehmen hat bereits eine dauerhafte Umstellung auf ein hybrides Personalmodell angekündigt, bei dem die Arbeit vom Büro aus auf vier Standorte des Unternehmens beschränkt ist und an den meisten anderen Standorten von zu Hause aus gearbeitet wird.

Wenn Unternehmen auf eine flexible Belegschaft achten, kann es zu einer Zunahme von Arbeit kommen, die von externen Auftragnehmern oder Leiharbeitern geleistet wird. Die Pandemie hat aber auch gezeigt, dass Auftragnehmer besonders gefährdet sind. Daher sollte über Maßnahmen nachgedacht werden, um externen Arbeitnehmern Beschäftigungssicherheit und ähnliche Vorteile zu bieten, die auch feste Mitarbeiter haben.

Wenn die Arbeit einen festen physischen Standort benötigt, werden sich die Unternehmen darauf konzentrieren, diesen Standort flexibler zu gestalten (z. B. durch modulare Büroräume) und sich an neue Produktionsprozesse, neue Technologien und neue Produktionsweisen anzupassen. Die Verflechtung von physischem Standort und Technologie wird zunehmen.

In der zweiten Stufe geht es darum, sich für die „neue” Normalität zu rüsten, damit Belegschaften besser in der Lage sind, für sich selbst, Kunden, Lieferanten und Bürger langfristige Werte zu schaffen. Anbei einige Fragen, die Ihnen helfen, die Zukunft der Arbeit in Ihrer Organisation zu überdenken.

Sich mit dem beschäftigen, was Sie denken und tun

Die COVID-19-Pandemie hat unsere Welt auf den Kopf gestellt. Sie hat auch die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit verstärkt. Mit diesem Report starten wir eine Umfrage und ein „Jam-Portal“ auf unserer MillionYou-Plattform, um von allen Teilen der globalen Gemeinschaft zu hören. Wir möchten wissen, wie Sie mit der Krise umgehen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ausgewirkt hat und wie sich Ihrer Meinung nach die Arbeit neu gestalten wird. Wir werden Echtzeitdaten austauschen, um Perspektiven und führende Praktiken aus einer Reihe von Ländern, Sektoren und Menschen aufzuzeigen.

Erkenntnisse

Nach einem Lockdown müssen Führungskräfte das Umfeld, in dem ihre Unternehmen tätig sind, neu überdenken. Der 2-Stufen-Ansatz gibt Hilfestellung, um in dieser unsicheren Zeit erfolgreich zu sein. Dabei greifen beide Stufen ineinander und verstärken sich gegenseitig durch Modellieren, Iterieren und Umschwenken. Während sich Stufe 1 auf einen vertrauensvollen Übergang zurück zum physischen Betrieb konzentriert, betrachtet Stufe 2 die Umsetzung zukunftsweisender Arbeitskonzepte. Stufe 1 konzentriert sich auf Risiken, während Stufe 2 Chancen aufzeigt. Doch sie sind miteinander verbunden und voneinander abhängig, was bedeutet, dass ein schlecht ausgeführt Übergang den Weg zur Veränderung blockiert.

Im Mittelpunkt dieser Bemühungen steht immer der Mensch. Den Code des nächsten Konjunkturzyklus zu knacken bedeutet, den Übergang von der Wachstumswirtschaft zu einer wertebasierten Wirtschaft zu meistern. In dieser aufstrebenden Welt werden die Unternehmen gewinnen, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen und seine Bedürfnisse am besten erfüllen, seien es Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner oder die Gesellschaft insgesamt.