20 Minuten Lesezeit 21 Mai 2020
Reframe your future boardroom

Kann die Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz Ihnen helfen, Ihre Zukunft neu zu gestalten?

Autoren
Liz Fealy

EY Global and EY Americas PAS Solutions Leader, EY Global PAS Workforce Advisory Leader

Passionate about solving clients’ organization and people issues through innovative Future of Work Solutions and leveraging EY’s proprietary digital accelerators. Employment and labor attorney.

David Storey

EY EMEIA Workforce Advisory Leader

Helps clients transition into the Future World of Work. Frequent speaker. Entrepreneur. Fascinated by politics. Family man.

Stephen Koss

EY Asia-Pacific Workforce Advisory Leader

Passionate about unlocking the potential of people and their organizations. Music lover. Mountain bike rider. Father of two.

20 Minuten Lesezeit 21 Mai 2020

Die erfolgreiche Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz hat Priorität. Aber die COVID-19-Krise macht die Entwicklung neuer Arbeitskonzepte notwendig, um die Zukunft Ihres Unternehmens neu zu gestalten.

In Deutschland eröffnen Autohäuser ihre Austellungsräume. In Bangladeschs Textilfabriken werden die Nähmaschinen neu gestartet. In weiten Teilen der USA öffnen Unternehmen verschiedenster Branchen wieder vorsichtig ihre Türen. Aber wenn der Lockdown in unterschiedlichem Tempo und für verschiedene Gruppen von Arbeitnehmern auf der ganzen Welt aufgehoben wird, ist das alles andere als "Business as usual". Eine effektive physische Rückkehr muss das externe Umfeld (wie den regionalen Gesundheitszustand der Bevölkerung und die Nachfragemuster) mit den internen Fähigkeiten in Einklang bringen, um jederzeit die menschliche Gesundheit in den Mittelpunkt der Rückkehrpläne stellen zu können.

Dieser Artikel enthält einen Fahrplan für die schwierige Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz. Wir schlagen eine zweistufige Vorgehensweise vor: Die erste Stufe konzentriert sich auf die Minderung der Risiken für Mitarbeiter und Kunden, um eine vertrauensvolle Rückkehr zum physischen Betrieb zu ermöglichen; die  zweite Stufe beschäftigt sich mit der Umsetzung zukunftsfähiger Arbeitskonzepte. Denn jetzt besteht die Gelegenheit – und die Herausforderung –, neue Arbeitskonzepte zu entwickeln und ihre technologische Umsetzung so zu planen, dass Kosten eingespart werden und zugleich die Produktivität gesteigert wird.

Übergang: Umgang mit der sich entwickelnden Unsicherheit

Eine Rückkehr an den Arbeitsplatz ist kein einmalige Event, sondern ein Prozess. Einige unverzichtbare Arbeitskräfte haben ihre Arbeitsstätte nie verlassen - sie haben dazu beigetragen, die Lebensmittel- und medizinische Versorgungskette aufrechtzuerhalten, die Regale gefüllt und die Lieferungen durchgeführt, wobei sie oft sich selbst und ihre Familien in Gefahr gebracht haben. Andere haben außergewöhnlich lange im Homeoffice gearbeitet. Schätzungsweise 2,7 Milliarden Menschen 1 (oder 80% der Belegschaften weltweit) sind von COVID-19-bezogenen Sperren betroffen. Ihre sichere Rückkehr ist eine riesige Herausforderung, die mit komplexen Problemen verbunden ist. Um die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren zu lassen, bedarf es einer sorgfältigen Planung und einem forensischen Fokus, der sich auf alle kritischen Einheiten im Büro ausweitet.

Doch über die individuellen Unterschiede zwischen den Arbeitsplätzen hinaus durchlaufen die Unternehmen medizinisch definierte Phasen des Bedarfs und der Nachfrage. Sie müssen sich auf Wellen von Ausbrüchen und Nachbeben vorbereiten und wachsam sein, wie wir es kürzlich in Japan, Singapur und Südkorea gesehen haben. Da eine Therapie oder ein Impfstoff gegen COVID-19 nicht unmittelbar bevorstehen, operieren Unternehmen in einem dynamischen Umfeld, in dem plötzliche Infektionsschübe ein plausibles Risiko darstellen.

Zwischen zwei Stufen wechseln: Übergang und Veränderung

In diesem Umfeld erfolgreich zu sein bedeutet, in zwei Stufen zu arbeiten, die nahtlos nebeneinander bestehen. Stufe 1 sorgt für den vertrauensvollen Übergang zurück an den physischen Arbeitsplatz mit dem Fokus, die Risiken für Mitarbeiter und Kunden zu mindern. Stufe 2 beschäftigt sich mit der Umsetzung zukünftiger Arbeitskonzepte auf der Basis der aus der COVID-19-Krise gezogenen Lehren.

Gear model infographic

In naher Zukunft werden Führungskräfte von Unternehmen eine starke Agilität benötigen, um in beiden Stufen zu agieren und sich bei externen Veränderungen im Betriebsumfeld angemessen zwischen ihnen hin und her zu bewegen. Sich innerhalb und zwischen den Stufen zu bewegen erfordert ein feinfühliges Management von Risiken und eine Geschmeidigkeit beim Modellieren, Iterieren und Umschwenken. Szenarienmodelle für die schrittweise physische Rückkehr an den Arbeitsplatz auf der Grundlage von Daten zur öffentlichen Gesundheit, zur Belegschaft und Betriebskapazität sowie zur Geschäftskontinuität bei einer Reihe von externen und internen Bedingungen

  • Modellieren

    Durchführung von Szenariomodellen für die schrittweise physische Rückkehr an den Arbeitsplatz auf der Grundlage von Daten zur öffentlichen Gesundheit, zur Belegschaft und Betriebskapazität sowie zur Geschäftskontinuität bei einer Reihe von externen und internen Bedingungen

  • Iterieren

    Nehmen Sie Anpassungen vor und optimieren Sie die Unternehmensleistung und die Mitarbeiterpräferenzen auf der Grundlage von Echtzeitdaten, Experteneinblicken und Mitarbeiter-Feedback aus dem Betriebsumfeld.

  • Umschwenken

    Seien Sie auf plötzliche Veränderungen im öffentlichen Gesundheitswesen und auf die Notwendigkeit vorbereitet, die strategische Richtung zu ändern, um den Wandel zu beschleunigen

Vertrauen der Arbeitgeber aufbauen

Wir mögen die gegenwärtige Situation in erster Linie als eine Gesundheitskrise wahrnehmen, aber es ist auch eine Vertrauenskrise. Die Pandemie hat die Gesellschaftsverträge nicht nur zwischen Regierungen und ihren Bürgern, sondern auch zwischen Unternehmen und ihren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern grundlegend verändert. Um das Vertrauen wiederherzustellen, wird es für die Wirtschaft entscheidend sein, den Menschen in den Mittelpunkt ihres Aktionsradius zu stellen. Drei Hauptschwerpunkte werden den Fortschritt in beiden Stufen vorantreiben: 1. Gesundheit und Sicherheit, 2. Technologie und 3. physischer Raum.

Die Art und Weise, wie Unternehmen die Lichter in ihren Betrieben wieder einschalten, kann eine neue Unternehmenskultur der Fürsorge und des Vertrauens schaffen, die weitreichende Auswirkungen haben wird, lange nachdem die Pandemie keine existenzielle Bedrohung mehr darstellt.

Die Leiterin von EY Global Health Sciences and Wellness, Pamela Spence, sagt: „In Krisenzeiten wollen die Menschen wissen, dass sie wichtig sind und dass man sich um sie kümmert. Gesundheit und Wohlbefinden stehen dabei im Mittelpunkt. Unternehmen, die sich auf den Menschen konzentrieren und die tiefste [datengesteuerte] persönliche Verbindung sowohl zu den Mitarbeitern als auch zu ihren Kunden haben, werden schneller und stärker aus der Krise hervorgehen.“

Die Unternehmen, die während des Übergangs Vertrauen aufbauen, werden als Gewinner aus dieser Krise hervortreten. Indem sie sich darauf konzentrieren, Vertrauen und Fürsorge über die verschiedenen Interessengruppen hinweg aufzubauen – Mitarbeiter, Kunden, Partner, Lieferanten und die Gesellschaft im Allgemeinen –, werden sie die Gestalter einer neuen Art von Wirtschaft, einer wertebasierten Wirtschaft sein.

Frau mit Maske kauft
Medikamente in der Apotheke
(Chapter breaker)
1

Kapitel 1

Managen der physischen Rückkehr an den Arbeitsplatz (Stufe 1)

Die Bedingungen für eine vertrauensvolle Transition vorantreiben

Den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen bedeutet, dafür zu sorgen , dass es sicher ist, an den physischen Arbeitsplatz zurückzukehren. Mitarbeiter und Kunden müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Sicherheit gewährleistet ist; Unternehmen müssen Vertrauen aufbauen, indem sie Schutzmaßnahmen klar aufzeigen und diese nachdrücklich kommunizieren. Ikea zum Beispiel zählt Menschen, die das Geschäft betreten, um die Zahl der Kunden in den Geschäften zu begrenzen. Das Unternehmen hat Schutzschirme für Mitarbeiter aufgestellt und seine Kinderbetreuungs- und Restaurantbereiche geschlossen. Andere Einzelhändler tun dies ebenfalls, mit strengen Gesundheitsuntersuchungen und physischen Distanzkontrollen zum Schutz des Personals.

Die Überwachung solcher Veränderungen und das Managen von Ungewissheit erfordert die Einrichtung einer funktionsübergreifenden Schaltstelle, die eine agile Entscheidungsfindung erleichtert, sowohl Gefahren als auch Möglichkeiten zur Verbesserung identifiziert und auf veränderte Markt- und Gesundheitsbedingungen reagiert. Eine solche Schaltstelle zwischen den beiden Stufen sorgt für eine vertrauensvolle Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Schaltstelle: Ordnung in die Ungewissheit bringen

Eine Schaltstelle dient als Dreh- und Angelpunkt, um den Übergang zurück zur physischen Arbeit zu bewältigen und auf Veränderungen im internen und externen Betriebsumfeld zu reagieren. Das Team der Schaltstelle bezieht interne und externe Interessengruppen ein, um eine koordinierte Reaktion zu unterstützen, einschließlich der Führungskräfte und des Vorstands, der Belegschaft, der Kunden,  der Partner in der Wertschöpfungskette (Lieferanten, Verkäufer), der Regierung/lokalen Behörden und der Gemeinde. Darüber hinaus überprüft es, ob die Compliance- und Treuepflichten eingehalten werden. Es muss ganzheitlich über betriebliche Kontinuität nachdenken und dabei Technologie, Sicherheit, Produktivität, Wohlbefinden und Engagement berücksichtigen. Und es muss auf der Grundlage des Gelernten eine vorausschauende Sicht etablieren, wie Arbeit für das Unternehmen in Zukunft aussehen wird.

Erstellen von Playbooks für einen vertrauensvollen Übergang

In den Playbooks für die physische Rückführung kann klar dargelegt werden, wie die Kommandozentrale Aktionen innerhalb der Organisation kommuniziert. Diese Playbooks – von der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter über die Sicherheit am Arbeitsplatz und am Standort bis hin zur finanziellen Stabilität und zur Einhaltung von Regierungs- und Gesetzesvorschriften usw. – können Prinzipien dokumentieren und taktische Schritte und Informationen darlegen, um die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs zu erleichtern. Sie müssen ständig aktualisiert werden und ergänzen die bestehenden Business-Continuity-Pläne, indem sie sich auf die spezifischen Verantwortlichkeiten der Funktionsbereiche konzentrieren, die mit der Schaltstelle verbunden sind. Darüber hinaus werden Daten und Analysen eine bedeutende Rolle spielen, indem sie neue operative Einblicke in diese Arbeitsabläufe und so eine rasche Entscheidungsfindung ermöglichen.

Im Folgenden haben wir Überlegungen und Maßnahmen skizziert, die in diesen Playbooks behandelt werden sollten.

  • Regierung, öffentliche Ordnung, Recht

    • Beurteilung der Rückkehrbereitschaft des Landes/der Region
    • Anpassung an die Richtlinien/Gesetze der Länder, Regionen und Kommunalverwaltungen
    • Länder-/Region-Abstimmung mit der Planung der Rückkehr von Unternehmen an den Arbeitsplatz
    • Strategie für Kommunikation und Außenbeziehungen
  • Belastbarkeit der Belegschaft: Gesundheit und Sicherheit

    • Gesunde Rückkehr:
      • Einhaltung der Abstandsregeln nach Raumtyp
      • Eingeschränkte Gruppeninteraktionen
      • Gegebenenfalls Körpertemperaturkontrollen
    • Verwaltung der persönlichen Schutzausrüstung (PSA)
    • Selbst-Attestierungen
    • Nachverfolgung und Überwachung
  • Belastbarkeit der Belegschaft: Sicherheit am Arbeitsplatz/im Werk

    • Gemeinschaftsbereiche, Eintritt und Betrieb
    • Besucher-, Lieferanten- und Kundenprotokolle
    • Kapazitätsplanung
    • Arbeitsplatzgestaltung und Bestuhlungspläne
    • Reinigung, Desinfektion und Sanierung
    • Rekalibrierte Standortschließungsmatrix
    • Durchsetzung von Richtlinien bei Nichteinhaltung von Verhaltensregeln
  • Belastbarkeit der Belegschaft: Arbeitskräfteplan & Richtlinien

    • Arbeitnehmersegmentierung und Szenarioplanung
    • Arbeitszeiten
    • Aktives Zuhören und Veränderungsbereitschaft der Belegschaft
    • Bereitschaft und Ausbildung von Führungskräften
    • Mitarbeiterengagement und Kommunikation
    • Leistungen zur Förderung des Wohls des Mitarbeiter und seiner Familie
  • Operative Kontinuität: Geschäftsbetrieb

    Analyse und Priorisierung der Rückkehr an den Arbeitsplatz auf der Grundlage von:

    • Geschäftsbedürfnissen und Einschränkungen,
    • Unternehmen, Belegschaft, Kundenkritik und Prioritäten,
    • Plänen zur Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs,
    • einem externen Maßstab
  • Kontinuität der Geschäftsabläufe: Technologie, Cybersicherheit und Datenschutz

    • Transformation und Überwachung der Kerninfrastrukturtechnologie und Dienstleistungen
    • Schutz des Unternehmens vor Cyber- und Technologierisiken
    • Umgang mit den Auswirkungen auf den Datenschutz durch die Erhebung personenbezogener Daten
  • Kommerzielle Belastbarkeit

    • Interaktionsprotokolle
    • Integration der Anlagensicherheit
    • Dienstprotokolle (physisch, virtuell)
    • Kundensupport/Callcenter-Protokolle
    • Protokolle der persönlichen Interaktion
    • Veranstaltung
  • Finanzielle Stabilität

    • Liquidität
    • Wertminderungen/Rückstellungen
    • Entlastung der Regierung
    • Besteuerung
    • Portfolio-Verwaltung

Vor allem in Zeiten der Ungewissheit ist es entscheidend, dass  von vorne geführt wird. Führung muss sichtbar sein: Vertrauen muss aufgebaut, neue Verhaltensweisen vorgelebt und Managern geholfen werden, ihre Teams zu unterstützen.

Gesundheit und Sicherheit

Unternehmen, die die physische Rückkehr eines großen Teils ihrer Belegschaft planen, sehen Rückkehrwellen vor, jeweils in begrenzter Zahl, damit die Abstandsregeln eingehalten werden können. Führungskräfte müssen entscheiden, wer vorrangig an seinen Arbeitsplatz zurückkehren muss, und führen ein gestaffeltes Schichtsystem ein, wobei sich sogenannte blaue und rote Teams abwechseln. Für einige Mitarbeitergruppen werden längerfristige Remote-Lösungen ausprobiert.

Samsung hat eine große Initiative gestartet, um die Ausbreitung des Virus einzudämmen und gleichzeitig Geschäftsunterbrechungen zu minimieren.2 Das Unternehmen hat seine Mitarbeiter ausnahmslos angewiesen, von zu Hause aus zu arbeiten, es sei denn die Anwesenheit an einem Arbeitsplatz ist unerlässlich. Es hat Corona-Virus-Screening-Verfahren in den Chip-Fabriken eingeführt, einschließlich täglicher Gesundheitsscreenings und wöchentlicher Online-Selbstuntersuchungsfragen. Samsung hat auch internationale Reisen auf die wirklich kritischen beschränkt und Task Forces rund um den Globus eingerichtet, um die neuesten Erkenntnisse der Experten zu verfolgen und umzusetzen.

Führungskräfte müssen sich auch an die unterschiedlichen regionalen Vorschriften für die sichere Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz halten und führende Praktiken umsetzen. Zu diesen Maßnahmen gehören die folgenden: gestaffelte Start- und Endzeiten zur Minimierung von Pendlerstaus und Gedränge an den Eingängen; Körpertemperaturtests, häufiges Händewaschen und Zurverfügungstellung von Desinfektionsmitteln; Protokolle für die Reinigung von Oberflächen mit hohem Berührungsgrad; persönliche Schutzausrüstung, wenn diese von Regierungen vorgeschrieben ist, oder für Personen, die einem hohen Risiko ausgesetzt sind; Gesundheitsversorgung auf Abruf und Zugang zu telemedizinischer Unterstützung.

Technologie

Viele Mitarbeiter wurden in kürzester Zeit mit der  Nutzung von Videokonferenzen und Cloud-fähigem File-Sharing vertraut gemacht, um so physische Treffen und traditionelle Arbeitsweisen zu ersetzen. Diese Technologien haben sich oft als effizient und produktiv erwiesen, sodass sie in die Prozesse am Arbeitsplatz eingebettet werden konnten. So sind einige Mitarbeiter nun in der Lage, längerfristig remote zu arbeiten.

Verschiedene Technologien zur Kontaktverfolgung – z. B. Bluetooth-fähige Armbänder und Smartphone-Apps wie etwa die Corona-Warn-App – werden bereits von einigen Regierungen und Unternehmen eingesetzt, um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter im Falle einer bestätigten Infektion zu schützen. Das Vertrauen darauf, dass die erhobenen Daten nur dem persönlichen Schutz dienen – und nicht der umfassenderen Überwachung – ist für eine breite Akzeptanz und Einhaltung der Vorschriften von zentraler Bedeutung. Organisationen werden Daten schützen müssen, um den örtlichen Regularien zu entsprechen.

"Arbeitgeber können es nicht den Regierungen oder einigen wenigen Technologiekonzernen allein überlassen, die Herausforderungen der Pandemie zu lösen”, sagt Jeff Saviano, EY Global Tax Innovation Leader. „Solche Probleme können nur durch eine kluge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen aus dem öffentlichen und privaten Sektor und der Zivilgesellschaft gelöst werden."

Unternehmen, die Mitarbeitern wieder den Zugang ins Unternehmen gewähren, überlegen, wie sie berührungsintensive Gegenstände ersetzen oder Technologien zur Risikominimierung einsetzen können, um die Sicherheit der Mitarbeiter und die Sauberkeit der Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Darüber hinaus werden  fortschrittliche Technologien erprobt, von Wärmebildkameras bis hin zu sprachaktivierten Steuerungen für Aufzüge und Türen. Im Ford-Werk in Plymouth, Michigan testen die Arbeiter zum Beispiel eine Smartwatch, die mit Bluetooth-Kurzwellentechnologie arbeitet, um den Abstand zwischen den Arbeitern zu erkennen. Bei Unterschreitung vibriert sie und die Vorgesetzten werden alarmiert.3

Darüber hinaus setzen Unternehmen KI und Datenanalysen ein, um Szenarien zu erstellen, Hypothesen zu testen und Was-wäre-wenn-Bedingungen zu skizzieren, die die Grundlage für Notfallpläne bilden. Diese könnten dann im Falle eines lokalisierten Ausbruchs sofort umgesetzt werden. Kurz gesagt: modellieren, iterieren und umschwenken.

Physischer Raum

Jedes Unternehmen, das nach einem Lockdown wiedereröffnet, muss seine Arbeitsräume so umgestalten, dass die physische Distanz gewahrt bleibt. Zu den Maßnahmen gehören die folgenden: Ausrichtung der Mitarbeiter Rücken an Rücken statt von Angesicht zu Angesicht; Abstand zwischen den Mitarbeitern an den Fließbändern oder ausgewiesene Sitzgelegenheiten in den Büros anstelle von „Hot Desking”; eingeschränkte Nutzung von Aufzügen; Anbringung von Beschilderungen zur Wahrung des Abstands in Gemeinschaftseinrichtungen wie Cafés und Toiletten; vorübergehende Schließung von Treffpunkten wie Kantinen und informellen Breakout-Bereichen.

Eine Risikominderung bei stark frequentierten und berührungsintensiven Oberflächen kann auch ohne Technologie erzielt werden. Ein australisches Technologieunternehmen hat z. B. Türgriffe durch Fußgriffe aus Wandhalterungen ersetzt, um zu verhindern, dass Türen von allen Mitarbeitern berührt werden.4 Diese Modifikationen sind nur kurzfristige Anpassungen, bevor weitreichende Veränderungen des physischen Raumes infolge der COVID-19-Pandemie umgesetzt werden müssen.

Unternehmen werden ihre Immobilienflächen und ihren physischen Raumbedarf neu bewerten müssen. Dies schließt die Frage ein, wer sich an einem Bürostandort wie oft in der Arbeitswoche befinden muss. Und die Mitarbeiter, die weiterhin in den Büros des Unternehmens arbeiten, werden mehr Platz haben. Während die durchschnittliche Immobilienfläche pro Mitarbeiter seit dem Finanzcrash 2008 rückläufig ist,5 wird die COVID-19-Pandemie diesen Trend wahrscheinlich umkehren. Für diejenigen Mitarbeiter, die ins Büro zurückkehren, signalisieren Abstandsregeln das Ende der Großraumbüros.

Mark Grinis, EY Global Real Estate, Hospitality and Construction Leader, fasst zusammen, was zu erwarten ist: „Die Zukunft von Geschäftsimmobilien ist nach der COVID-19-Krise eine andere. Unsere Erfahrungen mit virtuelleren Lebensstilen haben die Wahrnehmung dessen, was möglich ist, verändert, was wiederum die Rolle der physischen Umgebung infrage stellen wird. Es besteht ein dringender Bedarf sowohl nach einer sofortigen Anpassung der physischen Arbeitsumgebung, um Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz zu schützen, als auch nach einer Planung längerfristiger Anpassungen, abgestimmt auf die Art und Weise, wie Menschen am liebsten arbeiten, einkaufen, lernen und sich unterhalten lassen.”

Stufe 1 sieht sofortige, umsetzbare Schritte vor, um den Menschen in den Mittelpunkt der sicheren Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz zu stellen. Die folgenden Fragen werden Ihnen dabei helfen, Ihre Vorbereitungen voranzutreiben.

Der Mensch im Mittelpunkt – Stufe 1: Überlegungen zu einem vertrauensvollen Übergang

 

Mitarbeiterin

Kunde

Lieferant/Partner

Bürger

Gesundheit und Wohlbefinden

Wie priorisieren Sie die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter sowohl bei der physischen Rückkehr an den Arbeitsplatz als auch bei der Arbeit von zu Hause aus?

Was sind Ihre Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit Ihrer Kunden?

Wie gestalten Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Lieferantennetzwerk und Ihren Partnern?

Wie wirken sich Ihre Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen auf die Öffentlichkeit aus und wie priorisieren Sie diese?

Physischer Raum

Was unternehmen Sie, damit sich Ihre Mitarbeiter bei der physischen Rückkehr ins Büro sicher und bei der fortgesetzten Arbeit von zu Hause aus produktiv fühlen?

Wie gestalten Sie Ihre physische Arbeitsumgebung, um sich den neuen Gegebenheiten anzupassen und Ihre Kunden zu schützen?

Wie gewährleisten Sie Gesundheit und Geschäftskontinuität mit Lieferanten und Partnern bei der Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz?

Wie zeigen Sie sich bei der Umgestaltung Ihres physischen Arbeitsraums vorausschauend und verantwortlich gegenüber lokalen und globalen Gemeinschaften?

Technologie

Rüsten Sie Ihre Mitarbeiter mit Tools und Technologien aus, damit sie sich sicher fühlen und produktiv und vernetzt arbeiten können?

Wie setzen Sie berührungslose digitale Technologien ein, um Liefermodelle an Kundenbedürfnisse anzupassen?

Welche integrierte Analytik wird die Zusammenarbeit und Kontinuität mit Lieferanten und Partnern aufrechterhalten?

Wie können Sie mit Crowdsourcing-Ideen aus der Öffentlichkeit arbeiten, um die Veränderungsansätze gemeinsam zu gestalten und transparent Maßnahmen zu teilen?

 

Unternehmer hält eine Präsentation
über Konferenzschaltung aus dem Homeoffice
(Chapter breaker)
2

Kapitel 2

Arbeit neu erfinden, schnell und effizient (Stufe 2)

Anpassungen und Transformation für eine andere Arbeitswelt vorantreiben

Wir alle müssen Futuristen werden – nicht nur um potenzielle oder plausible Zukunftsszenarien zu modellieren, sondern auch um sie neu zu erfinden und zu gestalten. Die Art und Weise, wie Arbeit gehandhabt wird, ist immer noch weitgehend an die Produktionslinien des frühen 20. Jahrhunderts angelehnt. Es ist jetzt dringend erforderlich, Technologien und die Form der Arbeit mit den Bedürfnissen des 21. Jahrhunderts in Einklang zu bringen.

In vielen Unternehmen ist die Arbeit noch immer in definierten Rollen innerhalb einer Befehls- und Kontrollstruktur und einer hierarchischen Kultur organisiert. Viele Führungskräfte fördern ein Anwesenheitsethos, das eher physische Stunden an einem Standort als Produktivität belohnt. Das ist nicht die beste Art, sein Unternehmen zu organisieren: Der Arbeitsplatz der Zukunft sollte viel digitaler, viel flexibler und viel weniger hierarchisch sein.

Führungskräfte müssen weiterhin die Art und Weise, wie gearbeitet wird, im Hinblick auf Effizienz und Produktivität optimieren. Aber sie müssen sich mehr auf die Erfahrung der Mitarbeiter konzentrieren. Die Kultur des virtuellen Arbeitens wird gerade neu geschrieben, da Organisationen die Lehren, die wir aus der COVID-19-Pandemie ziehen, längerfristig anwenden werden. Die Fähigkeit, die besten Talente für sich zu gewinnen, wird wesentlich von der Flexibilität des Arbeitsmodells abhängen, die Ihr Unternehmen bieten kann. Entscheidend dafür wird Ihre Unternehmenskultur sein und das gemeinsame Handeln für ein definiertes Ziel, das sie antreibt.

Gesundheit und Sicherheit

Zuerst sind wir Menschen, dann die Mitarbeiter. Unternehmen, die in dieser neuen Wirtschaft gewinnen, werden diejenigen sein, die sich um das gesamte Wohlbefinden der Mitarbeiter (körperliche, geistige und finanzielle Gesundheit) kümmern und den Menschen in den Mittelpunkt stellen.

Der unmittelbare Fokus auf Hygiene hat den Einsatz berührungsloser Systeme und sprachaktivierter Bedienelemente beschleunigt; der neue Hygienefokus – sowohl was das Händewaschen als auch was die Oberflächenreinigung angeht – ist nun so sehr Teil unserer täglichen Routine, dass wir davon ausgehen können, dass diese Maßnahmen von Dauer sind. In China zum Beispiel werden durch COVID-19 zunehmend sprachaktivierte Aufzüge6 eingesetzt. Und Unternehmen wie Microsoft haben neue, „lärmbeständige” automatische Spracherkennungstechnologien entwickelt, die Hintergrundgeräusche herausfiltern können.

Mike Bertolino, EY Global People Advisory Services Leader, sagt: „Durch das Prisma der ‚Menschen, die am meisten zählen’, sollten Unternehmen zuallererst fragen: Wie sorge ich für die Sicherheit meiner Mitarbeiter? Wie bleibe ich mit meinen Kunden im Austausch? Wie kann mein Unternehmen der Gesellschaft helfen? Unternehmen, die ihren Purpose durch COVID-19 leben, werden langfristig Werte schaffen, die sich noch lange nach der Krise auszahlen werden.”

Diese Kultur der Fürsorge wird in alles einfließen, was ein Unternehmen tut, wenn es die aus der Pandemie gezogenen Lehren auf den neuen Geschäftszyklus anwendet, der sich mehr durch Werte als durch Wachstum definiert.

Technologie

„Die aktuelle Krise wird führende Unternehmen motivieren, sich neu auszurichten“, sagt Dan Higgins, EY Global Advisory Technology Consulting Leader. „Die Umgestaltung von Unternehmen wird unter einem neuen Blickwinkel erfolgen und es werden andere Werttreiber betrachtet: den Menschen in den Mittelpunkt der Ziele stellen, Innovationen in großem Maßstab durch Ökosysteme von Partnerschaften und Allianzen durchführen und Technologien rasch einsetzen.“

Die Automatisierung von Routineprozessen entlastet viele Arbeitsbereiche und schafft Raum für kreativere und anspruchsvollere Aufgaben.

Da Unternehmen um Talente konkurrieren, müssen sie den persönlichen Präferenzen der Mitarbeiter mehr entsprechen. So können flexiblere Arbeitsmodelle und digitale Kommunikationsanwendungen die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben verbessern. Eine Kultur des lebenslangen Lernens, in der niemand zurückbleibt, wenn neue Technologien in die Geschäftsprozesse eingebettet werden, ist ein weiteres entscheidendes Element. So hat LinkedIn beispielsweise zahlreiche Schulungen entwickelt, die sich mit dem Führen und Arbeiten in virtuellen Teams beschäftigen, einschließlich der Frage, wie man die Präsenz einer Führungskraft virtuell aufrechterhalten kann.

Da der Einsatz von Technologien in Geschäftsvorgängen mehr und mehr zunimmt, sind eine Cloud-Strategie und eine Skalierbarkeit ebenso unerlässlich wie Cybersicherheitskontrollen. Der Einsatz digitaler Zwillinge wird für die strategische Planung von entscheidender Bedeutung sein, da sie dabei helfen, jeden Geschäftsbetrieb zu modellieren und Möglichkeiten zu seiner Verbesserung aufzudecken, vom Lieferkettenmanagement über Produktionsprozesse und Logistik bis hin zum Kundenzugang.

Bayer Crop Science setzt beispielsweise digitale Zwillinge ein, die jeden von neun Maissaatgut-Produktionsstandorten in Nordamerika modellieren.7 Durch den Einsatz von KI erstellen diese virtuellen Fabriken langfristige Geschäftspläne und führen Was-wäre-wenn-Analysen durch, um Prozesse zu verbessern und neue Ansätze zu identifizieren.

Physischer Raum

Nicht alle künftigen Jobs werden einen festen physischen Standort haben. In einigen Sektoren kann fast alles aus dem Homeoffice erledigt werden, was den Immobilienbedarf stark reduziert. Einige Unternehmen beweisen, dass sie auch ohne einen Immobilienfußabdruck arbeiten können, wobei das Büro im Wesentlichen als Flaggschiff-Konferenzzentrum und nicht als Arbeitsplatz dient. Ein landesweiter Versicherer z. B. hat 98 Prozent seiner Belegschaft während der COVID-19-Pandemie außerhalb der Unternehmensräumlichkeiten arbeiten lassen.8 Das Unternehmen hat bereits eine dauerhafte Umstellung auf ein hybrides Personalmodell angekündigt, bei dem die Arbeit vom Büro aus auf vier Standorte des Unternehmens beschränkt ist und an den meisten anderen Standorten von zu Hause aus gearbeitet wird.

Wenn Unternehmen auf eine flexible Belegschaft achten, kann es zu einer Zunahme von Arbeit kommen, die von externen Auftragnehmern oder Leiharbeitern geleistet wird. Die Pandemie hat aber auch gezeigt, dass Auftragnehmer besonders gefährdet sind. Daher sollte über Maßnahmen nachgedacht werden, um externen Arbeitnehmern Beschäftigungssicherheit und ähnliche Vorteile zu bieten, die auch feste Mitarbeiter haben.

Wenn die Arbeit einen festen physischen Standort benötigt, werden sich die Unternehmen darauf konzentrieren, diesen Standort flexibler zu gestalten (z. B. durch modulare Büroräume) und sich an neue Produktionsprozesse, neue Technologien und neue Produktionsweisen anzupassen. Die Verflechtung von physischem Standort und Technologie wird zunehmen.

In der zweiten Stufe geht es darum, sich für die „neue” Normalität zu rüsten, damit Belegschaften besser in der Lage sind, für sich selbst, Kunden, Lieferanten und Bürger langfristige Werte zu schaffen. Anbei einige Fragen, die Ihnen helfen, die Zukunft der Arbeit in Ihrer Organisation zu überdenken.

Der Mensch im Mittelpunkt – Stufe 2: Arbeit/Dienstleistung neu gedacht

Mitarbeiterin

Kunde

Lieferant/Partner

Bürger

Gesundheit und Wohlbefinden

Wie werden Sie chronische und akute Probleme Ihrer Interessengruppen (physisch, finanziell, sozial und emotional) in einem Transformationsfahrplan angehen?

Wie werden Sie kulturelle und allgemeine Verhaltensänderungen Ihrer Kunden annehmen und fördern?

Wie bauen Sie Ihre eigene Widerstandsfähigkeit auf und wie gewährleisten Sie ein sicheres Lieferantennetzwerk?

Wie werden Sie Gesundheit und Wohlbefinden in den Purpose und den langfristigen Wert Ihres Unternehmens integrieren?

Physischer Raum

Spiegeln Ihre physische Arbeitsumgebung und Ihre Homeoffice-Politik die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter inklusive Wahlmöglichkeiten und ein neues Mitarbeitermodell wider?

Wie werden Sie den physischen Kundenkontakt in Ihrem Unternehmen gestalten, um diese Erfahrung auch für Ihre Kunden wertvoll zu machen?

Sind  Ihre physische Arbeitsumgebung und Ihr Betriebsmodell flexibel genug, um externe Schocks aufzufangen?

Welche Schritte werden Sie unternehmen, um Ihren physischen Arbeitsplatz so umzugestalten, dass er den führenden Standards der Umwelt- und Gebäude-Gesundheitspraxis entspricht?

Technologie

Wie setzen Sie Technologien ein, um Menschen, die Zusammenarbeit, das Lernen und neue Arbeitsweisen zu fördern?

Wie gestalten Sie Ihre Geschäfts- und Liefermodelle, um die Kundenerfahrung zu verbessern?

Wie können Sie Ihre Technologieplattform neu definieren, um die Zusammenarbeit zu erweitern und so Ihr Innovations-Ökosystem zu optimieren?

Wie wird eine menschenzentrierte Technologie den Wert, den Sie der Öffentlichkeit durch die Schaffung lokaler Arbeitsplätze bieten, neu gestalten?

Sich mit dem beschäftigen, was Sie denken und tun

Die COVID-19-Pandemie hat unsere Welt auf den Kopf gestellt. Sie hat auch die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit verstärkt. Mit diesem Report starten wir eine Umfrage und ein „Jam-Portal“ auf unserer MillionYou-Plattform, um von allen Teilen der globalen Gemeinschaft zu hören. Wir möchten wissen, wie Sie mit der Krise umgehen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ausgewirkt hat und wie sich Ihrer Meinung nach die Arbeit neu gestalten wird. Wir werden Echtzeitdaten austauschen, um Perspektiven und führende Praktiken aus einer Reihe von Ländern, Sektoren und Menschen aufzuzeigen.

Erkenntnisse

Nach einem Lockdown müssen Führungskräfte das Umfeld, in dem ihre Unternehmen tätig sind, neu überdenken. Der 2-Stufen-Ansatz gibt Hilfestellung, um in dieser unsicheren Zeit erfolgreich zu sein. Dabei greifen beide Stufen ineinander und verstärken sich gegenseitig durch Modellieren, Iterieren und Umschwenken. Während sich Stufe 1 auf einen vertrauensvollen Übergang zurück zum physischen Betrieb konzentriert, betrachtet Stufe 2 die Umsetzung zukunftsweisender Arbeitskonzepte. Stufe 1 konzentriert sich auf Risiken, während Stufe 2 Chancen aufzeigt. Doch sie sind miteinander verbunden und voneinander abhängig, was bedeutet, dass ein schlecht ausgeführt Übergang den Weg zur Veränderung blockiert.

Im Mittelpunkt dieser Bemühungen steht immer der Mensch. Den Code des nächsten Konjunkturzyklus zu knacken bedeutet, den Übergang von der Wachstumswirtschaft zu einer wertebasierten Wirtschaft zu meistern. In dieser aufstrebenden Welt werden die Unternehmen gewinnen, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen und seine Bedürfnisse am besten erfüllen, seien es Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner oder die Gesellschaft insgesamt.

COVID-19: Unterstützung in unsicheren Zeiten

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Fazit

Da die COVID-19-Lockdowns weltweit mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten gefahren werden, müssen Unternehmen für eine erfolgreiche Rückkehr in den physischen Arbeitsraum in zwei Stufen arbeiten, die nahtlos ineinander übergreifen. Stufe 1 sorgt für eine vertrauensvolle Rückkehr zum physischen Arbeitsplatz mit dem Fokus, die Risiken für Mitarbeiter und Kunden zu minimieren. Stufe 2 treibt die Veränderung auf der Grundlage der aus der COVID-19-Krise gezogenen Lehren hin zu einer Neukonzeption der Arbeit für die Zukunft voran. Das Hin- und Herwechseln zwischen den Stufen als Reaktion auf externe Umweltveränderungen erfordert ein feinfühliges Risikomanagement und die Fähigkeit, ständig zu modellieren, zu iterieren und zu schwenken.

Über diesen Artikel

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Stephen Koss

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Passionate about unlocking the potential of people and their organizations. Music lover. Mountain bike rider. Father of two.