Es ist wie beim Fußball: Es gibt Werte wie fair und unfair. Aber erst die Spielregeln bilden den genau definierten Rahmen, der festlegt, wie das Spiel gespielt werden soll. Solche Compliance-Regeln braucht auch jedes Unternehmen. Zusammen mit dem „Fair Play“ bilden sie ein homogenes System.
Was bedeutet Compliance genau? Und was versteckt sich hinter einem mittelstandsgerechten Compliance-System?
Compliance bedeutet, dass ein Unternehmen einen organisatorischen Rahmen besitzt, der sicherstellt, dass eigene und gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden und es regelkonform handelt. Ein Compliance-System gibt den Mitarbeitern klare, nachvollziehbare und pragmatische Richtlinien, wie sie sich in Konfliktsituationen adäquat verhalten. Damit schützt es vor Fehlverhalten und Risiken.
Ein mittelstandsgerechtes Compliance-System ist wie ein maßgeschneiderter Handwerkskoffer, der Regeln und Maßnahmen enthält, die den Mitarbeitern und der Geschäftsführung in kritischen Situationen helfen, sich angemessen zu verhalten. Das geht vom Datendiebstahl und Bilanzfälschungen über unangemessene Geschenke und Einladungen bis hin zu verbotenen Absprachen.
Welche weiteren Vorteile – außer dem Einhalten von Regeln – bietet ein Compliance-System?
Es schützt! Wenn die Geschäftsführung und die Mitarbeiter wissen, wo die Stolperfallen liegen, können sie sich davor in Acht nehmen – und damit eventuell hohe Strafzahlungen oder Marktverbote vermeiden, die für einen Mittelständler im Ernstfall den Knock-out bedeuten können. Nur Mitarbeiter, die wissen, was in Ordnung ist und was nicht, können saubere und vertretbare Geschäfte machen.
Bei vielen Ausschreibungen werden Compliance-Systeme und Verhaltenskodizes eingefordert. Besitzt das Unternehmen kein entsprechendes System, gerät es sofort ins Hintertreffen.
Umgekehrt stärkt ein gutes Compliance-System aber auch das Image, die Performance und die Wettbewerbsfähigkeit. Bei vielen Ausschreibungen werden Compliance-Systeme und Verhaltenskodizes eingefordert. Besitzt das Unternehmen kein entsprechendes System, gerät es sofort ins Hintertreffen.
Warum tun sich viele mittelständische Unternehmen mit dem Aufbau eines eigenen Systems immer noch schwer?
Zum Compliance-Management gibt es viele Gerüchte, die aber nicht unbedingt stimmen. So scheuen viele Mittelständler einen zu großen administrativen Aufwand. Sie glauben, dass sie mit einem Compliance-System ihre Flexibilität verlieren, weil alles reguliert wird. Ebenso fürchten sie die Kosten, was zum Teil stimmt. Denn Compliance-Manager sind sehr gefragt und können damit teuer werden. Beides zusammen führt zu einer Abwehrhaltung.
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Welchen Tipp haben Sie für einen Mittelständler, der ein Compliance-System aufbauen will?
Wie gesagt: Viele Mittelständler scheuen wegen der erwarteten hohen Kosten und der Administration den Aufbau eines Komplettsystems. Die Alternative besteht darin zu überlegen, welche Compliance-Bestandteile wirklich notwendig sind und wie diese ausgestaltet sein müssen, um dann ein maßgeschneidertes System zu entwickeln, das die definierten Aufgaben genau erfüllt. Das spart Zeit und Kosten und stellt sicher, dass es zu keiner Bürokratisierung kommt. Gleichzeitig kommt der Mittelständler aber in den Genuss aller Vorteile eines Compliance-Systems.
Fazit
Andreas Pyrcek ist Partner bei EY und leitet den Compliance-Bereich der Forensic & Integrity Services. Zusammen mit seinem Team unterstützt er insbesondere mittelständische Unternehmen dabei, maßgeschneiderte Compliance- und Integritätssysteme aufzubauen und Unternehmensdelikten vorzubeugen oder – falls es solche gab – sie aufzudecken. Entsprechend der internationalen Ausrichtung des deutschen Mittelstands arbeitet er Hand in Hand mit seinen Kolleginnen und Kollegen vom internationalen EY-Netzwerk.