6 Minuten Lesezeit 11 Dezember 2019
Frau benutzt digitalen Touch Monitor

„S/4HANA bietet die Chance, die eigenen Geschäftsprozesse neu auszurichten“

Von

Goran Gulis

Leiter des Bereichs Strategische Allianzen | Deutschland, Schweiz, Österreich

Ist Innovationstreiber und Technologie-Enthusiast. Setzt sich leidenschaftlich für das Denken und Handeln in Ökosystemen, die Mehrwerte von Partnerschaften und den Erfolgstreiber "Innovation" ein.

6 Minuten Lesezeit 11 Dezember 2019

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Die Umstellung auf den neuen SAP-Software-Standard für die Kernprozesse des Unternehmens birgt Herausforderungen, aber auch Chancen. 

EY: SAP stellt sein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) für Unternehmen auf S/4HANA um. Warum braucht es aus Ihrer Sicht überhaupt diese vierte Produktgeneration der Unternehmenssoftware?

Goran Gulis: Das Vorgängersystem R/3 wurde in den 1990er Jahren eingeführt. Die meisten Unternehmen haben seitdem angefangen, nicht mehr den SAP-Standard zu nutzen, sondern eigene Workarounds in R/3 entwickelt, um veränderte Prozesse abzubilden. Dadurch gibt es bei vielen Unternehmen eine hochgradig individualisierte und komplizierte R/3-Landschaft.

Mit SAP S/4HANA wird vieles zurück auf den Kern gebracht. Das System wird einfacher und schlanker. Bis spätestens 2025 muss jedes Unternehmen, das SAP nutzt und weiter nutzen möchte, auf SAP S/4HANA migrieren. Der Umzug bietet eine Chance, die eigenen Geschäftsprozesse zu überdenken und auf aktuelle Marktentwicklungen und die Digitalisierung zu reagieren.

Mit SAP S/4HANA wird vieles zurück auf den Kern gebracht. Das System wird einfacher und schlanker. Die Einführung bietet Unternehmen eine höhere Flexibilität, auf Marktveränderungen zu reagieren.

Warum ist das aus unternehmensstrategischer Sicht wichtig?

Es geht um eine tiefgreifende Transformation, die ein großes Innovations- und Verbesserungspotenzial mit sich bringt. Standardprozesse werden nicht einfach nur angepasst oder optimiert, sondern es können ganze Geschäftsmodelle transformiert werden.

SAP S/4HANA unterstützt Innovationen im Unternehmen effektiver als früher – zusammen mit Angeboten wie SAP Leonardo und seiner Integration von Technologien wie Machine Learning, Robotics, Process & Automation sowie Blockchain – und hilft gleichzeitig dabei, die Abläufe und die Produktivität zu verbessern.

Mit Blick unter die Haube: Was genau ist neu an S/4HANA?

Die neue Plattform vereinfacht alte und komplizierte Prozesse, auch in der Darstellung. Das System nutzt die HANA-Technologie, kurz für „High-Performance Analytic Appliance“. Damit können große Datenmengen schnell und in Echtzeit direkt im Arbeitsspeicher verarbeitet werden, ohne dass zunächst auf eine Festplatte zurückgegriffen wird. Software und Hardware sind dabei bezüglich auf die Performance abgestimmt. R/3 funktionierte bisher mit relationalen Datenbanken wie zum Beispiel Microsoft SQL-Server oder Oracle.

Die HANA-Technologie hat Vorteile: Man könnte beispielsweise zu jeder Sekunde seinen aktuellen Finanzstatus abrufen, weil alle Daten in Echtzeit aggregiert und immer vorgehalten werden. Damit weiß das Unternehmen, wo es steht und kann bessere Prognosen abgeben. Außerdem wird das System benutzerfreundlicher. Bisher wurde die Darstellungsform der Daten bei SAP häufig kritisiert. Jetzt ist sie mit derjenigen von Endverbraucher-Apps im Consumerbereich vergleichbar.

Mit SAP S/4HANA haben Unternehmen die Möglichkeit, die eigenen Geschäftsprozesse neu zu gestalten. 

Es gibt also eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten für einen besseren Überblick. Um dort hinzukommen: Welche Ansätze gibt es bei der Überführung der bestehenden Systeme?

Die Migration zu SAP S/4HANA ist kein einfaches Upgrade-Projekt. Sie wirkt sich auf die Wertschöpfungskette des Unternehmens aus, denn die Vereinfachungen beim Datenmodell und die Innovationen bei den Prozessen müssen bei einer Migration berücksichtigt und erst einmal erschlossen werden.

Des Weiteren stellt sich die Frage, ob man einen Greenfield- oder Brownfield-Ansatz für die Migration wählt – also Geschäftsprozesse komplett neu aufsetzt oder bestehende Prozesse überführt – und wie man mit den über die Jahre entstandenen Eigenentwicklungen in den SAP-Systemen umgeht.

Welche Auswirkungen hätte denn eine Migration nach dem Brownfield-Ansatz?

Dabei verschiebt ein Unternehmen das bestehende alte System in S/4HANA, sodass bestehende Prozesse nur gering beeinträchtigt werden. Doch das bringt leider oft nicht die erhofften Effizienzsteigerungen, weil die Prozesse dieselben bleiben – ebenso wie die Systemarchitektur. Das ist, als wenn man sich einen neuen Computer kauft und dann alle Dateien, Cookies, Verläufe und ehemaligen Installationen kopiert. Das neue System wird unnötig langsam. Eigentlich braucht man eine neue Zusammenstellung von Lösungen für die aktuellen Probleme.

Welche Vorteile bringt dem gegenüber der Greenfield-Ansatz?

Die S/4HANA-Neuimplementierung wird auch als Greenfield bezeichnet und ermöglicht die komplette Neukonzeption und Prozessvereinfachung. Dabei geht es darum, auf der Basis bestehender Geschäftsmodelle zunächst in eine Designphase zu gehen. Unter anderem mit Design-Thinking-Methoden wird überprüft, welche dieser Geschäftsmodelle weiter besonders relevant sind und wie diese bestmöglich im System gespiegelt werden können: Anforderungen, bestehende Prozesse etc.

Und dann gibt es noch kombinierten Ansätze von Greenfield und Brownfield. Wie können diese aussehen?

Auf Basis bestehender Informationen aus der alten Systemwelt wird eine neue Landschaft aufgebaut. Automatisierte Scans werten Daten der bisherigen Systemlandschaft aus, bereiten sie auf und überführen sie in das neue System.

Drei Ziele gibt es dabei:

  1. Zeitersparnis durch einen agilen Ansatz für Design, Konvertierung und den Test von Aktivitäten
  2. Kostenersparnis, indem eine große Anzahl der Aufgaben, die normalerweise manuell erledigt werden, durch eine intelligente Automatisierung ersetzt oder unterstützt werden 
  3. Geringere Fehleranfälligkeit, weil der Aufwand für Anwender bei den Test- und Validierungsaktivitäten durch Automatisierung erheblich reduziert wird

Unabhängig vom gewählten Ansatz – bei der Bewältigung der Anforderungen rund um die Migration können intelligente digitale Assistenten helfen. Wie funktioniert das?

Die Daten müssen für die Transformation harmonisiert und migriert werden, sodass bestehende benutzerdefinierte Entwicklungen bewertet und eventuell korrigiert werden können. Außerdem sollten die Auswirkungen von Sicherheitsrollen und Prozesskontrollen überprüft werden. All das sind lästige Routinearbeiten, die sich optimieren lassen. Wir arbeiten hierzu mit digitalen Assistenten. Mit ihrer Hilfe kann die Migration schneller geschehen – oft innerhalb von Wochen, maximal in wenigen Monaten.

Intelligente digitale Assistenten unterstützen die SAP S/4HANA-Migration und reduzieren Zeit und Kosten.

Zunächst extrahiert ein „digitaler Leser“ die Daten aus den bestehenden SAP R/3-Instanzen. Ein „digitaler Sprecher“ vergleicht dann, ob Funktionalitäten aus dem alten System auch im neuen System verfügbar sind. Er erstellt Echtzeitstatus-, Leistungs- und Fehlerberichte zu allen Aspekten des Migrations- oder Transformationsprogramms und übergibt Teilprozesse an den „digitalen Denker“. Dieser wiederum bietet den anderen Teammitgliedern begleitend Monitoring und Bewertungsfunktionen zu laufenden Prozessen. Der „digitale Schreiber“ schließlich regelt, wie die Daten in das neue System kommen. Er übernimmt die gesamte Transaktionsverarbeitung, Dateneingabe und Konfigurationserstellung in der neuen S/4HANA-Umgebung.

Fazit

Die Umstellung der alten SAP-Anwendung auf SAP S/4HANA bietet die Gelegenheit, Geschäftsprozesse umfassend auf den Prüfstand zu stellen. Automatisierte Methoden helfen dabei, umständliche Prozesse im Unternehmen aufzuspüren und zu optimieren. Digitale Assistenten begleiten die Migration und können sie beschleunigen sowie Fehler und Kosten reduzieren.

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Goran Gulis

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