Wenn die Maschine besser und schneller bucht

Nur wenige Finanzabteilungen setzen bislang auf Künstliche Intelligenz. Doch der Beruf des Finanzbuchhalters wird sich stark verändern.

In Industrieunternehmen, die mit der Zeit gehen, sind digitale Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) längst angekommen: Smarte Sensoren überwachen Produktionsabläufe, Roboter setzen komplexe Produkte in Sekundenschnelle zusammen, Warenlager organisieren sich selbständig ohne menschliches Zutun. Durch die Produktionshallen weht ein Hauch von Zukunft.

Im Verwaltungsgebäude nebenan ist das oft noch nicht der Fall. Innerhalb der Verwaltung werden die Finanzabteilungen als Vorreiter gesehen, aber in Sachen Automatisierung hinken sie im Vergleich zu den Operations oft Jahre hinterher. Und gerade im mittelständischen Rechnungswesen wird noch vieles von Hand gemacht, was ebenso gut eine Maschine erledigen könnte.

Der Einsatz von KI im Rechnungswesen wird zur Notwendigkeit

Der Fachkräftemangel und höhere Anforderungen seitens der Finanzbehörden, Investoren und der Öffentlichkeit setzen die Buchhaltung von Konzernen und Mittelständlern unter Druck, in Zukunft schneller, genauer und effizienter zu werden. Der vielleicht größte Treiber der Automatisierung ist die immer stärker wachsende Menge an Finanzdaten. Zugleich nimmt die Komplexität der Datenhaltung und der Daten an sich zu.

Lange werden sich vor allem die mittelständischen Unternehmen dem Wandel nicht mehr verschließen können, wenn sie nicht riskieren wollen, im Wettbewerb abgehängt zu werden. Und so wie sich die Berufsprofile vieler Mitarbeiter in der Produktion durch Digitalisierung bereits geändert haben, wird sich auch das Berufsbild des Finanzbuchhalters verändern – und buchhalterische Tätigkeiten werden sich vom Menschen zur Maschine verlagern. 

Ein typisches Beispiel für einfache, sogenannte transaktionale Tätigkeiten in der Buchhaltung ist das, was Kreditorenbuchhalter tagtäglich tun: Sie verbuchen Eingangsrechnungen auf entsprechende Konten und buchen zugleich die Verbindlichkeit gegenüber den Kreditoren sowie natürlich die Steuern ein. Vermeintlich einfach, wenn man die Komplexität im internationalen Umfeld bedenkt oder aber in der Flut von Rechnungen diejenigen identifizieren muss, die einer besonderen buchhalterischen Behandlung bedürfen, zum Beispiel Leasing oder Anlagen im Bau, oder die schlichtweg falsch sind. Eine KI-basierte Lösung kann das heute schon deutlich schneller, effizienter und weniger fehleranfällig.

Wie der Einsatz von KI die Produktivität steigert

EY hat eine Software entwickelt, die diesen Prozess von Anfang bis Ende automatisiert. Ein Rechenbeispiel: Ein erfahrener Buchhalter, der 220 Tage im Jahr arbeitet und bis zu zwei Minuten braucht, um eine einfache Eingangsrechnung zu verbuchen, schafft rund 30.000 Rechnungen im Jahr. Sind die Fälle etwas komplexer gelagert, bearbeitet er die Rechnung in vielleicht vier Minuten – das wären immer noch gut 15.000 Rechnungen im Arbeitsjahr.