4 Minuten Lesezeit 16 November 2017
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Robotik in der Finanzfunktion: Ein Erfolgsmodell?

Detmar Ordemann
Von

Detmar Ordemann

EY Global Financial Accounting Advisory Services Innovation Leader

Global innovation leader in finance. Passionate about addressing digital disruption. Trusted advisor to CFOs. Leading, developing and driving the technology of the future for EY clients.

4 Minuten Lesezeit 16 November 2017
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Die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung sollte zuerst für einfache, sich wiederholende Aufgaben eingesetzt werden.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) bezeichnet die Verwendung von Software, die mithilfe von Kernsystemen sowie Web- und Desktop-Anwendungen menschliche Interaktion nachahmt und so Prozesse ausführt. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) kann zu erheblichen Kosten- und Zeitersparnissen führen. Sie ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes digitalen Transformationsprozesses, der Geschäftsprozesse optimieren, die Profitabilität erhöhen und den Wettbewerbsvorteil stärken soll.

Am besten lassen sich Aufgaben automatisieren, die:

  • auf Regeln basieren, um Entscheidungsabläufe dynamisch zu verändern, immer wiederkehrende Schritte erfordern,
  • auf Formularen basieren, bei denen Daten in festgelegte Felder eingetragen werden.
  • Nichtinvasive Technologie kann problemlos auf existierende Systeme aufgesetzt und in vorhandene Daten integriert werden.

Die nichtinvasive Technologie kann auf bestehende Systeme aufgesetzt und in vorhandene Datenmengen eingebunden werden. Die bestehende IT-Strategie und -Architektur wird nur minimal verändert. Die RPA-Technologie sollte zunächst für einfache, regelbasierte Aufgaben eingesetzt werden. Mit fortschreitender Digitalisierung des Unternehmens kann sie auch für anspruchsvollere Algorithmen und Funktionen im Bereich maschinelles Lernen genutzt werden.

Was sind die konkreten Vorteile von RPA?

  • Genauigkeit: RPA liefert exakte Ergebnisse auf Basis präziser Entscheidungen und Kalkulationen.
  • Auditierung: Sie bietet eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge und erfüllt damit Compliance-Anforderungen.
  • Kostensenkung: Sie kann die FTE-Kosten um 20 bis 60 Prozent reduzieren.
  • Zuverlässigkeit: RPA arbeitet verlässlich 365 Tage im Jahr.
  • Return on Investment (ROI): Typische RPA-Projekte werden meist in neun bis zwölf Monaten abgeschlossen. Sie liefern einen ROI binnen Jahresfrist.
  • Geografische Unabhängigkeit: Da RPA geografisch unabhängig ist, reduziert sie den Offshore-Bedarf.   
  • Produktivität: RPA setzt menschliche Arbeitskraft für wertschöpfendere Tätigkeiten frei.
  • Branchenvernetzung: Die standardisierten Abläufe sorgen für branchenübergreifend kompatible Prozesse.    

Automatisierung in der Finanzabteilung

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann Finanzaufgaben übernehmen, die repetitiv sind und sonst mühsam von Hand ausgeführt werden müssten. Dazu gehören etwa:

  • Kontenabgleich

    • automatischer Login in unterschiedliche Bankkonten  
    • automatischer Login ins ERP-System (Enterprise Resource Planning)
    • Extraktion relevanter Hauptbücher
    • Querverweise von Salden aus dem Kontoauszug in den Hauptbüchern
    • Vorbereitung eines Bankauszugsabgleichs im vordefinierten Format

  • Bestellungen und Rechnungslegung

    • automatischer Eintrag von Kaufanfragen
    • Anlegen neuer Kundendaten
    • Auslösen von Lieferprozessen und Update der Inventarlisten
    • Vorbereiten von Rechnungsdaten aus Bestellungen
    • Eintrag des Zahlungseingangs ins System

  • Fixed Asset Management

    • Einholen von Angeboten von definierten Lieferanten
    • automatische Vorbereitung von Reports zum Angebotsvergleich
    • Vorbereitung von Fixed-Asset-Budgets
    • Vorbereitung von Zugangs- und Entsorgungsnachweisen
    • Abgleich des Anlagenregisters

  • Finanzielles und externes Reporting

    • finanzielles Reporting
    • Aufsichtsrechtliches Reporting
    • gesetzlich vorgeschriebenes Reporting
    • weitere Berichte

  • Inventarmanagement

    • Verifizierung von Bestandszugängen und Performance
    • Kalkulation von Preis- und Mengenabweichungen
    • Reporting in unterschiedlichen Formaten
    • automatisierte Versandprozesse
    • Kalkulation und Buchung der Jahresendanpassung

  • Forderungsmanagement

    • automatische Überwachung von Forderungen
    • Versand von Zahlungserinnerungen an Kunden bei offenen Rechnungen
    • Kalkulation zusätzlicher Rückstellungen für zweifelhafte Forderungen, orientiert an der Unternehmenspolitik
    • Buchungseinträge von Zahlungen und Rückstellungen

  • Kreditorenmanagement

    • Abgleich von Dokumenten zum Verifizieren von Zahlungen
    • Anlegen von Kreditorenlisten
    • Überwachung offener Salden
    • Vorbereitung und Buchung des Jahresendausgleichs

  • Jahresabschluss

    • Aktualisieren von Vergleichswerten für die Jahresabschlüsse
    • Kalkulation und Buchung von Bewertungen zu Kursgewinnen oder -verlusten
    • Buchung regulärer und repetitiver Abschlussbuchungen, z. B. Rückstellungen
    • Zeitwertanpassungen und -sätze
    • Zusammenstellen spezifischer Informationen für spezielle Offenlegungen
    • Bilanzanalyse und Jahresabschlüsse

  • Steuerplanung und Buchhaltung

    • Steuerbuchhaltung und Steuerdatenmanagement
    • Steuerbuchhaltung und Analyse
    • Steuerbuchhaltung, Vorbereitung und Review-Verfahren
    • Steuer-Compliance

Robotik im Finanzwesen

Vorteile von RPA auf einen Blick

Manuelle Durchführung mit geringem subjektivem Ermessensspielraum (z. B. Eintragungen ins Hauptbuch zur Konsolidierung des Reporting-Pakets)

Umverteilung und Einsparpotenziale durch FTE

Dateneingabe

Datenextraktion aus E-Mails, Dateien, Ordnern und weiteren Anwendungen


60 bis 80 %

Datenausgabe

Datenversand in einem vorgegebenen Format über unterschiedliche Kanäle (E-Mail, Dateiübertragung, webbasierter Transfer usw.)


50 bis 70 %

Abgleich

Verstehen und Kombinieren von Daten aus verschiedenen Segmenten   (Liquiditätsabgleich, Gewinn-und-Verlustrechnung usw.)


40 bis 60 %

Datenqualitätsmanagement

Messen der Datenqualität und Konsistenzprüfung (Erreichbarkeitsprüfung, Integritätsprüfung, Batch Monitoring usw.)

 Verbesserung der Kontrollqualität um
60 % bis 80 %

Berichtswesen und Dashboard

Implementieren von Dashboards und Reporting


30 bis 60 %

Geschäftsregeln

Anwenden von Geschäftsregeln (wie Buchhaltungsstandards, Abschreibungsregeln oder Kostenreallokationsvorgaben) auf Basis formalisierter Prinzipien und Guidelines


20 bis 40 %

           

Weitere Vorteile

  • Automatisierte RPA-Lösungen arbeiten 24/7.
  • Sie verursachen nur ein Drittel der Kosten eines Offshore-FTE.
  • Sie senken die Fehlerquote im zweistelligen Bereich.
  • Sie können nahtlos in eine existierende IT-Landschaft integriert werden.
  • Roboter können von Spezialisten fortlaufend trainiert werden.
  • Die Kosten für die Dateneingabe sinken um bis zu 70 Prozent.

Was bietet Ihnen EY bei der robotergestützten Prozessautomatisierung?

  • Bewährte Methoden
    Wir setzen auf eine vielfach erprobte Methodik zur Entwicklung und Umsetzung Ihrer RPA-Strategie.
  • Erfahrene Spezialisten im Bereich wegweisender RPA-Instrumente 
    Wir pflegen enge Partnerschaften zu führenden Anbietern von RPA-Technologie und besitzen die notwendige Beratungserfahrung, um Ihnen maßgeschneiderte Leistungen zu bieten.
  • Zukunft und Vision
    Smart Robotics sind längst keine ferne Zukunftsmusik mehr.
  • Mitarbeiterkompetenz
    Unsere Teams bestehen aus erfahrenen Spezialisten, die alle Bereiche der RPA-Strategie kennen und Projekte erfolgreich mit unterschiedlichen Instrumenten umgesetzt haben.

Fazit

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) kann zu erheblichen Kosten- und Zeitersparnissen führen. Sie ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes digitalen Transformationsprozesses, der Geschäftsprozesse optimieren, die Profitabilität erhöhen und den Wettbewerbsvorteil stärken soll.

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