7 Minuten Lesezeit 16 Dezember 2019
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Wie neue Technologien Finanzprozesse optimieren können

Autoren

Sandra Dreier

Partnerin, Financial Accounting Advisory Services | Deutschland

Dabei setzt sie auf über 15 Jahre Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung und Beratung. Ist auf Transformationsprojekte in der Finanzfunktion spezialisiert.

Volker Merkel

Associate Partner im Bereich Financial Accounting Advisory Services | Deutschland, Schweiz, Österreich

ist auf Transformationsprojekte in der Finanzfunktion spezialisiert. Dabei blickt er auf eine über 20jährige Erfahrung in der Optimierung von Finanzorganisationen und –prozessen zurück.

7 Minuten Lesezeit 16 Dezember 2019

Weitere Materialien

Durch Smart Closing & Reporting (SCAR) zieht das Rechnungswesen in die digitale Welt.

Digitaler Wandel und Disruption gehören heute zum Tagesgeschäft und zwingen Unternehmen dazu, ihre Geschäftsmodelle anzupassen. Eigenes operatives Wachstum oder eine Neuausrichtung infolge von M&A-Transaktionen, ein steigender Wettbewerb innerhalb der Branche und das rasante Digitalisierungstempo erfordern in vielen Firmen eine Neuausrichtung des gesamten Rechnungswesens.

Die Digitalisierung hat einen großen Einfluss auf jedes Geschäftsmodell. Diese Entwicklung verlangt nach massiven Veränderungen in Finanzfunktionen und Prozessen. Nur so bleiben Unternehmen wettbewerbsfähig.
Sandra Dreier
Partnerin, Financial Accounting Advisory Services | Deutschland

Hinzu kommt die Einführung neuer ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) wie S/4 HANA von SAP. Mit der Umstellung auf eine neue Systemlandschaft müssen zahlreiche Prozesse in der Buchhaltung und im Berichtswesen neu gestaltet werden. Start-ups wiederum stehen generell vor der Aufgabe, Finanzprozesse von Grund auf neu aufzusetzen.

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Kapitel 1

Warum das Reporting schneller und besser werden sollte

Disruption gehört zum Tagesgeschäft und sollte sich auch in den Finanzprozessen widerspiegeln.

Die Herausforderungen, denen Unternehmen zunehmend begegnen, kommen sowohl von außen als auch von innen auf sie zu:

Um den sich wandelnden regulatorischen und geschäftlichen Anforderungen langfristig gerecht zu werden, sollten Prozesse und Strukturen im Rechnungswesen möglichst ganzheitlich neu ausgerichtet werden. Betroffen ist die gesamte Wertschöpfungskette – von transaktionalen Prozessen, dem Einzelabschluss, der Konsolidierung bis hin zum Reporting und Controlling. Nur so lassen sich Ursachen möglicher Schwachstellen erfolgreich beseitigen und Finanzfunktionen nachhaltig optimieren.

Ein besonderer Handlungsbedarf für viele Firmen besteht in der Standardisierung ihrer Finanzprozesse. Auch in der Erstellung von Abschlüssen können heutzutage zahlreiche Abläufe automatisiert werden. Außerdem erwarten Investoren und Stakeholder zunehmend, dass das Reporting qualitativ besser und schneller wird.

Regulierung und Digitalisierung als Innovationstreiber

Neue Regulierungsvorgaben und der digitale Wandel sollten dabei nicht nur als aufwendig und als zusätzliche Belastung wahrgenommen werden – sie können sich häufig auch als Innovationstreiber in verschiedenen Geschäftsbereichen erweisen:

  • ESEF-Verordnung erhöht die Transparenz

    Nach der sogenannten ESEF-Verordnung (European Single Electronic Format) der EU-Kommission sind alle börsennotierten Unternehmen innerhalb der europäischen Staatengemeinschaft dazu verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse ab dem 1.1.2020 digital in einem einheitlichen elektronischen Berichtsformat als Inline-XBRL-Dokumente (iXBRL) einzureichen. Damit sollen die Zahlenwerke vergleichbarer werden und die Transparenz innerhalb der Unternehmen erhöht werden.

  • SAP S/4 HANA beschleunigt digitale Transformation

    Der Releasewechsel von SAP auf die Systemumgebung S/4 HANA bietet Unternehmen die Chance, ihre Digitalisierung weiter voranzutreiben und neue Technologien zügig in die Kernsysteme zu implementieren. Dadurch können Firmen ihre Prozesse optimieren und ihre Geschäftsmodelle langfristig neu ausrichten. Der Umstieg auf die neue Plattform bis 2025 erfordert allerdings auch zahlreiche Systemanpassungen.

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Kapitel 2

An welchen Stellen kann das Rechnungswesen smarter werden?

Smart Closing & Reporting (SCAR) definiert fünf Bereiche zur Optimierung und Automatisierung moderner Finanzfunktionen.

Eine Neuausrichtung der Finanzfunktionen sollte in allen wesentlichen Bereichen des Rechnungswesens ansetzen. Dazu zählen:

  1. Transaktionsprozesse, also alle Routineprozesse im Unternehmen wie bspw. der Einkaufs- oder Verkaufsprozess,
  2. die Abschlusserstellung auf Einzelabschlussebene,
  3. die Konsolidierung auf Konzernebene,
  4. die externe Berichterstattung für den Kapitalmarkt, etwa die Veröffentlichung von Geschäftszahlen oder die Publikation der Geschäftsberichte,
  5. das Controlling. Hier sollten vor allem die Planung, Budgetierung und die eigene Prognoseerstellung digitalisiert und neu gestaltet werden.

Der Ansatz für Smart Closing & Reporting (SCAR) ist dabei modular aufgebaut: Zunächst sollten die Prozesse eines Unternehmens analysiert und im Rahmen eines Impact und Benchmarking Assessment beurteilt werden. Dann wird ein nachhaltiger Fahrplan für eine digitale Strategie entwickelt, die eine effektive Transformation der Finanzfunktionen ermöglicht.

Unternehmen müssen sich im Rechnungswesen und Controlling auf komplett neue Arbeitsweisen einstellen. Prozesse sollten möglichst ganzheitlich optimiert werden, damit sie den neuen Anforderungen entsprechen.
Volker Merkel
Associate Partner im Bereich Financial Accounting Advisory Services | Deutschland, Schweiz, Österreich

Lösungen von Kooperationspartnern ermöglichen außerdem eine individuelle Transformation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Über Software-Module lassen sich Geschäftsabläufe agiler gestalten und interne Kontrollmechanismen verbessern. Spezielle Anwendungen ermöglichen Unternehmen, zeitnah und effektiv die Abschlüsse zu erstellen und Anhänge für ihre Geschäftsberichte zu generieren, die allen regulatorischen Anforderungen, etwa dem iXBRL-Format, entsprechen.

Lösungen von Kooperationspartnern ermöglichen außerdem eine individuelle Transformation und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Über Software-Module lassen sich Geschäftsabläufe agiler gestalten und interne Kontrollmechanismen verbessern. Spezielle Anwendungen ermöglichen Unternehmen, zeitnah und effektiv die Abschlüsse zu erstellen und Anhänge für ihre Geschäftsberichte zu generieren, die allen regulatorischen Anforderungen, etwa dem iXBRL-Format, entsprechen.

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Kapitel 3

Welche neuen Technologien sind für Smart Closing & Reporting (SCAR) besonders relevant?

RPA Closing Solutions müssen im Zusammenspiel mit der ERP-Landschaft betrachtet werden.

Herkömmliche Prozesse und Strukturen im Finanzwesen lassen sich mithilfe neuer Technologien wie robotergesteuerter Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation/RPA), Process Mining oder Künstlicher Intelligenz zielgerichtet effektiver ausrichten.

In zahlreichen Unternehmen kommen bereits Innovationen zur Prozessoptimierung und Datenanalyse zum Einsatz. Process Mining hilft dabei, die Vielzahl an Prozessvarianten zu analysieren und zu visualisieren. Dies ist für die Konzeption und Einführung von geeigneten Lösungen (BlackLine, RPA etc.) ein hilfreicher Startpunkt. Moderne Lösungen (RPA, BlackLine) liefern dann die Möglichkeit einer Harmonisierung über Systemgrenzen hinweg (z.B. einheitliche Buchungsmaske, unabhängig vom ERP und einer durchgängigen Automatisierung).

Neben der Automatisierung von regelbasierten Prozessen, etwa durch RPA, gewinnt auch die Auswertung und Verarbeitung unstrukturierter Daten mittels Technologien wie KI an Bedeutung.
Volker Merkel
Associate Partner im Bereich Financial Accounting Advisory Services | Deutschland, Schweiz, Österreich

Digitale Realität oder Science Fiction?

Mithilfe neuer Technologien lassen sich herkömmliche Prozesse im Rechnungswesen zeitnah modernisieren. Die Innovationen können dabei in das bestehende IT-System eines Unternehmens implementiert werden.

  • BlackLine

    CFOs sind kontinuierlich mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Die Erstellung von Finanzabschlüssen ist vielfach noch von manuellen Tätigkeiten bestimmt. Diese zeit- und fehleranfälligen Tätigkeiten blockieren Zeit, um wertschöpfungsorientiertere Themen zu bearbeiten. Es ist daher erforderlich, die relevanten Themen zu strukturieren, zu harmonisieren und zu automatisieren – über ERP- und Organisationsgrenzen hinweg.

  • Disclosure Management

    Berichte (Geschäftsabschlüsse, Aufsichtsratspräsentationen usw.) beinhalten viele Informationen, die auf mehreren Seiten dargestellt werden. Änderungen an den Zahlen erfordern dann häufig manuelle Prüfungen und Anpassungen, die sehr zeitaufwändig sind. Dies kann durch „Disclosure Management“ gelöst werden. Darüber hinaus verlangen regulatorische Anforderungen (ESEF), Berichte auch in elektronischer Form zu veröffentlichen. Hierfür sind entsprechende Lösungen, die auch zertifiziert sind, erforderlich. 

  • Process Mining

    Mithilfe von Process Mining lassen sich Transaktionen in ERP-Systemen (Enterprise Ressource Planning) lückenlos nachvollziehen. Diese Technologie kann Prozesse akkurat rekonstruieren und abbilden – und damit auch mögliche Schwachstellen und Systemstörungen aufspüren. So lassen sich Risiken eingrenzen und Abläufe verbessern.

  • Robotics

    Robotic Process Automation (RPA) hilft, Routinetätigkeiten zu automatisieren. Die wachsenden Datenmengen im Berichtswesen eines Unternehmens quer durch alle Abteilungen zeitnah zu sammeln und aufzubereiten, ist manuell kaum mehr realisierbar.

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Kapitel 4

Wie moderne Finanzfunktionen Vertrauen schaffen können

Smart Closing & Reporting hilft CFOs dabei, eine Vielzahl neuer Erwartungen zu erfüllen.

Nicht nur das Rechnungswesen befindet sich im Umbruch – auch auf CFOs kommen nun eine Vielzahl neuer Wünsche zu:

  • Im Sinne des Vorstands gilt es, den Shareholder Value zu erhöhen und Geschäftsrisiken zu minimieren.
  • Das Management möchte jederzeit verfügbare Finanzinformationen erhalten, agile Planungszyklen basierend auf Datenanalysen durchführen und effektive Kontrollmechanismen implementieren.
  • Kunden erwarten reduzierte Transaktionskosten und neue Anreize für ihre Geschäftstätigkeit.
  • Investoren und Analysten fordern ein aussagekräftiges und qualitativ hochwertiges Reporting sowie ein nachhaltiges und absehbares Geschäftswachstum.
  • Die Compliance-Anforderungen von Regulatoren und dem Steuergesetzgeber müssen zeitnah und umfassend umgesetzt und erfüllt werden.
  • Mitarbeiter wünschen sich mehr Transparenz und neue Berufsperspektiven.

Diese Herausforderungen lassen sich nur schrittweise meistern. Letztendlich aber werden moderne, neuausgerichtete Finanzfunktionen aufgrund ihrer schnellen Verfügbarkeit, hohen Zuverlässigkeit und Vollständigkeit zu mehr Transparenz innerhalb der Unternehmen führen und damit das Vertrauen intern ebenso wie an den Kapitalmärkten stärken. 

Fazit

Das Zeitalter der Digitalisierung hat längst begonnen. Doch viele Prozesse im Finanzwesen laufen noch langsam und manuell ab – und sind häufig sehr fehleranfällig. Dabei wachsen nicht nur die Compliance-Anforderungen an börsennotierte und kapitalmarktorientierte Unternehmen. Auch fordern Investoren und Stakeholder zunehmend schnelle, jederzeit verfügbare und qualitativ hochwertig aufbereitete Finanzinformationen. Smart Closing & Reporting (SCAR) beschleunigt traditionelle Finanzfunktionen durch den Einsatz moderner Technologien und hilft, Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. 

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Partnerin, Financial Accounting Advisory Services | Deutschland

Dabei setzt sie auf über 15 Jahre Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung und Beratung. Ist auf Transformationsprojekte in der Finanzfunktion spezialisiert.

Volker Merkel

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ist auf Transformationsprojekte in der Finanzfunktion spezialisiert. Dabei blickt er auf eine über 20jährige Erfahrung in der Optimierung von Finanzorganisationen und –prozessen zurück.