5 Minuten Lesezeit 1 Juli 2019
Präsentation Kreativbüro mit VR Brille

Transformationsprozess: Vom klassischen Büro zum Digital Workplace

Von

Fabian Schuster

Partner, Real Estate, Transaction Advisory Services | Deutschland

Berät beim Marktführer für Unternehmensimmobilienlösungen. Ist Workplace Transformer, Fahrrad-Fan und Teamplayer.

5 Minuten Lesezeit 1 Juli 2019

Nicht nur in Industrie und Fertigung hält die Digitalisierung Einzug, auch vor unserer Arbeitsumgebung macht sie keinen Halt.

Die Digitalisierung von Büroflächen hat in vielen Unternehmen bereits einen hohen Stellenwert. Moderne Tools in der Arbeitswelt bieten viele Vorteile, zum Beispiel mehr Flexibilität und eine bessere Kommunikation. Bei der Menge an Anwendungen stellt sich allerdings die Frage nach ihrem tatsächlichen Mehrwert: Nicht alles, was möglich ist, ist auch sinnvoll.

Digitale Infrastruktur

Ausgelöst hat den Trend zum Ausbau der digitalen Infrastruktur vor allem der massive Anstieg von Rechenkapazität. Er ermöglicht es, unterschiedliche Komponenten miteinander zu verknüpfen. Dass das Thema immer relevanter wird, zeigt auch die Vielzahl von Gebäudezertifizierungen, die sich ausschließlich auf den Stand der Digitalisierung beziehen.

Die Grundlage für eine Transformation der Arbeitswelt ist eine moderne und flexible Infrastruktur. Faktoren aus den Bereichen Sicherheitstechnik, Gebäudeleittechnik, Internet of Things (IoT) und Arbeitsplatzinfrastruktur spielen dabei eine wichtige Rolle. Abgesehen vom IoT sind sie seit Jahrzehnten in den meisten Büros zu finden. Oft sind sie jedoch noch nicht ausgereift. 

Globalisierung und Digitalisierung setzen die Unternehmen unter Druck, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten.

Die moderne Arbeitswelt wird sich fortlaufend zur digitalen Arbeitswelt weiterentwickeln. Dennoch sind digitale Lösungen, insbesondere Gebäudeleittechniken und Arbeitsplatzinfrastrukturen, stets genau zu prüfen: Die Investitionen sollten in einem vernünftigen Verhältnis zum tatsächlichen Mehrwert stehen.

Operations Management für effizientes Arbeiten

Globalisierung und Digitalisierung setzen die Unternehmen unter Druck, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten. Um dem gerecht zu werden, nutzen viele Unternehmen das sogenannte Operations Management. Dabei werden Daten aus der digitalen Infrastruktur verwendet, um in den Büroräumen neue, datenbasierte Services zu etablieren. Beispiele dafür sind die Erfassung sensorbasierter Auslastungsdaten, um das Immobilienportfolio zu optimieren, sowie die Erstellung von Datenmodellen, um die Instandhaltung der Immobilien durchzuführen.

Operations Management hilft Unternehmen zudem dabei, nachhaltiger zu werden. Basis dafür sind Daten, um das Energiemanagement zu optimieren und den CO2-Ausstoß zu reduzieren. Um zu bewerten, ob solche Maßnahmen sinnvoll sind, sollte insbesondere die Bestandssituation in Bezug zur Real Estate-Strategie betrachtet und mit den avisierten Zielgrößen abgeglichen werden. Unter Berücksichtigung dieser Aspekte bieten viele Tools des Operations Management Vorteile.

Occupant Services: Individuelle Gestaltung der Bürofläche

Mithilfe von Occupant Services können Nutzer über digitale Anwendungen mit der Infrastruktur interagieren. Das Ziel: eine nutzerzentrierte Arbeitsumgebung. Neben der Arbeitsplatzbuchung kann unter anderem die Navigation innerhalb des Gebäudes erleichtert und eine aktuelle, personenbezogene Belegung dargestellt werden. Zudem lassen sich die Umgebungsparameter, wie zum Beispiel Temperatur und Licht, vom Nutzer in Echtzeit mit mobilen Endgeräten im Büro beeinflussen.

Occupant Services können helfen, den Austausch und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu optimieren, um neue Konzepte wie aktivitätsbezogenes Arbeiten („activity­based working“) nutzergerecht zu gestalten.

Diese Lösung wird für Unternehmen immer wichtiger. Sie kann zum Beispiel helfen, den Austausch und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu optimieren, um neue Konzepte wie aktivitätsbezogenes Arbeiten („activitybased working“) nutzergerecht zu gestalten. Da diese Lösung sich je nach Umsetzung als wirtschaftlicher Mehrwert oder Fehlinvestition erweisen kann, sollte ermittelt werden, ob und in welchem Umfang sie eingeführt werden soll.

Employee Engagement Tools: Das System optimiert die Arbeitsumgebung

Während bei den Occupant Services der Nutzer die Arbeitsumgebung bestimmt, können Employee Engagement Tools die Arbeitsumgebung weiterentwickeln und sie individuell für den Nutzer optimieren.

Dies gelingt durch KI-gestützte Auswertungsmechanismen der vorhandenen Daten. Die Arbeitswelt erreicht hier das Stadium der digitalen Exzellenz. Beispiele für eine personenbezogene Optimierung sind lernende Systeme, die auf Basis von Erfahrungswerten zum Beispiel eine optimale Arbeitsplatzbelegung ermitteln. Dabei werden sowohl persönliche als auch teaminterne und -übergreifende Verhaltensmuster einbezogen.

Darauf aufbauend kann das System jeden Einzelnen persönlich ansprechen, indem es die Präferenzen des Nutzers, aber auch Basisdaten wie Abteilung und Geburtstage, in die Interaktion einbindet. Diese Technologie wird bereits heute in Unternehmen eingesetzt. Ihr Evaluierungsbedarf ist besonders hoch, da sie sich aufgrund ihres nicht primär wirtschaftlichen Einsatzzwecks nur qualitativ bewerten lässt. 

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Piloting als Bewertungsmöglichkeit

Bevor digitale Tools implementiert werden, ist es notwendig, ihren Nutzen abzuwägen. Der Mehrwert, der bei der Entscheidung für oder gegen ein Tool maßgeblich ist, kann zum Beispiel durch Piloting ermittelt werden.

In diesem Bewertungsprozess wird im ersten Schritt eine strategische Zielgröße oder eine vorhandene Problemstellung festgelegt, um einen konkreten Anwendungsfall zu definieren. Dieser bildet die Grundlage für die Anforderungsanalyse und ermöglicht einen Abgleich mit existierenden Lösungen. Anschließend wird untersucht, ob es möglich ist, das System in die existierende Infrastruktur zu integrieren. Bei Bedarf werden individuelle Anpassungen durchgeführt.

Auf kurzfristiger und eher experimenteller Basis werden zudem potenzielle Lösungen auf ihre Anwendungsfähigkeit und ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüft. Diese Bewertung bildet die Grundlage für unternehmensspezifische Entscheidungsprozesse hinsichtlich einer großflächigen Implementierung.

Piloting stellt nur ein Beispiel dar, mit dem digitale Anwendungen bewertet werden können. Je nach Ziel oder Problemstellung sollte das passende Bewertungsinstrument angewendet werden, um den Umfang der geplanten Digitalisierung der Büroimmobilie optimal zu ermitteln. 

Fazit

Viele Lösungen der digitalen Infrastruktur sind aus der modernen Arbeitswelt kaum noch wegzudenken. Grundsätzlich bieten Lösungen im Bereich des Operation Managements und der Occupant Services einen Mehrwert. Allerdings ist der Umfang der Tools und Hilfestellungen im Einzelfall zu bewerten. Dabei sollten Unternehmen auf eine Balance zwischen der Erhebung und Verwertung von Daten und dem Eingriff in die Privatsphäre achten. Gerade KI-gestützte Systeme können zudem bisher nur eingeschränkt genutzt werden, weil die Endnutzer sie noch wenig akzeptieren. Die Entwicklung schreitet aber voran.

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Fabian Schuster

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