5 Minuten Lesezeit 22 Juni 2022
Parkdeck

Wie ein wirksames Tax CMS etabliert werden kann

Pascal Raatz
Von Pascal Raatz

Partner, Business Tax Services, EY Tax GmbH Steuerberatungsgesellschaft I Deutschland

Steht für die praktische Umsetzbarkeit von Lösungsansätzen. Lebt mit seiner Familie in Wiesbaden. Ist passionierter Läufer und Mountainbiker.

5 Minuten Lesezeit 22 Juni 2022
Verwandte Themen Tax & Law Magazine Steuerberatung
Gefällt mir

Weitere Materialien

Die steigenden Anforderungen machen einen ganzheitlichen Ansatz notwendig. Mit SAP Signavio gelingt die effiziente Umsetzung im Regelbetrieb.

Die steigenden regulatorischen Anforderungen erhöhen den Druck auf das Management, ein wirksames Tax-Compliance-Management-System (Tax CMS) zu betreiben. Mit dem Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität (FISG) gibt es auch erstmals eine gesetzliche Verpflichtung für kapitalmarktorientierte Unternehmen, ein angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem und Risikomanagementsystem einzurichten – ein Tax CMS ist hierbei als integraler Bestandteil zu verstehen. Allerdings sind laut EY Tax Innovation Survey 66 Prozent der befragten Unternehmen mit der Umsetzung ihrer Kontrollaktivitäten im Regelbetrieb nicht zufrieden. Ursächlich für diese Unzufriedenheit ist häufig, dass die Kontrollaktivitäten nicht ausreichend stark mit den relevanten Prozessschritten verknüpft sind und somit eine effiziente Kontrolldurchführung und Dokumentation im Tagesgeschäft schwerfällt. Hierunter leidet auch die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung des Tax CMS, die für dessen Wirksamkeit unerlässlich ist. 

EY und SAP Signavio

Zur Abbildung, laufenden Überwachung und Verbesserung eines Tax CMS werden am Markt diverse technische Lösungen angeboten. Eine davon ist die Business Process Intelligence Suite (BPI Suite) von SAP. Die Vorteile dieser Business Process Management (BPM)-Lösung bestehen vor allem darin, dass Abteilungssilos aufgebrochen werden. Die steuerrelevanten Unternehmensprozesse werden in ihrer Gesamtheit dokumentiert. Risiken, Kontrollen und Richtlinien werden systematisch mit den relevanten Prozessschritten verknüpft. Auf dieser Basis können Workflows zur Risikobewertung etabliert und die Dokumentation der Kontrolldurchführung effizient durchgeführt werden. Mit SAP Signavio gelingt es, ein ganzheitliches Tax CMS zu errichten. EY ist ein SAP-Alliance-Partner und kann bei der Konzeption und Implementierung des Tax CMS auf BPI-Basis pragmatisch und effizient beraten. Nachfolgend stellen wir die für das Tax CMS wesentlichsten Komponenten vor.

Process Manager

Der SAP Signavio Process Manager bietet die Möglichkeit, die steuerrelevanten Unternehmensprozesse in der führenden Modellierungssprache BPMN 2.0 intuitiv zu dokumentieren. Auch komplexe Prozesse lassen sich durch die Verwendung verschiedener Ebenen, Subprozesse und Verlinkungen übersichtlich darstellen. Damit gehören isolierte steuerliche Risikobetrachtungen der Vergangenheit an. Das Modul bietet zudem die Möglichkeit, weiterführende Informationen zu den einzelnen Prozessschritten zu hinterlegen – sogenannte Attribute. So können Risiken, Kontrollen oder mitgeltende Dokumente (z. B. Checklisten oder Richtlinien) sowie Verweise auf IT-Systeme mit den jeweiligen Prozessschritten verknüpft und visualisiert werden. Es entsteht eine ganzheitliche Tax-CMS-Plattform. Auch sperrige Risiko-Kontroll-Matrizen in Excel gehören so der Vergangenheit an.

SAP Signavio

Process Collaboration Hub

Durch die ganzheitliche Tax CMS-Dokumentation ergibt sich eine zentrale Informationsplattform, auf die über den SAP Signavio Process Collaboration Hub von allen Mitarbeitern zugegriffen werden kann. Die Mitarbeiter haben Klarheit über die steuerlichen Risiken in den für sie relevanten Prozessschritten, können direkt auf die relevanten Informationen (z. B. Checklisten oder Richtlinien) zugreifen und werden effizient durch die erforderlichen Kontrollaktivitäten geleitet. Für ein wirksames Tax CMS ist es erforderlich, dass die Dokumentation an die tatsächlichen Gegebenheiten angepasst wird. Im Process Collaboration Hub können die Mitarbeiter daher Prozesse kommentieren und den erforderlichen Anpassungsbedarf an den Tax Compliance Officer kommunizieren.

Process Governance

Im SAP-Signavio-Process-Governance-Modul kann der Tax Compliance Officer Kontrollaktivitäten und ganze Workflows auf der Basis von No-Coding oder Low-Coding individuell verwalten. Da weitestgehend keine Programmierkenntnisse notwendig sind, kann dies ohne Einbeziehung der IT-Abteilung erfolgen. Mithilfe des Moduls kann der Status der Kontrolldurchführungen überwacht werden. Bei anstehenden Kontrollen oder Fristen werden automatisiert Erinnerungen an die Mitarbeiter gesendet, die für die Kontrolldurchführung zuständig sind. Die Kontrolldurchführung kann durch die Mitarbeiter effizient dokumentiert werden und durch den Upload zusätzlicher Dokumente ergänzt werden. Neben der Überwachung der Kontrolldurchführung bestehen auch diverse Möglichkeiten zur Auswertung der Kontrollergebnisse, was eine kontinuierliche Verbesserung des Tax CMS effizient ermöglicht. 

  • Antragsverfahren zum Erhalt von Prüfungserleichterungen vorgeschlagen

    Die Bundessteuerberaterkammer hat dem Bundesministerium der Finanzen einen Vorschlag für ein freiwilliges Antragsverfahren zum Erhalt von Prüfungserleichterungen in Betriebsprüfungen unterbreitet. Der Vorschlag für eine gesetzliche Regelung des Antragsverfahrens sieht als wesentliche Antragsvoraussetzung die Implementierung eines wirksamen und angemessenen Tax CMS vor. Dieses müsse vor der Antragstellung von einer Person i. S. d. § 3 StBerG erstellt bzw. geprüft worden sein. Voraussetzung dafür sei die Etablierung von Standards, an denen sich die Erstellung der Systeme auszurichten habe. Die Anforderungen müssten dabei so ausgestaltet werden, dass steuerpflichtige Unternehmen aller Größenklassen die Anforderungen realistisch umsetzen und damit von den an die Implementierung eines Tax CMS gekoppelten Rechtsfolgen profitieren könnten. Übergeordnetes Ziel sei es, ein kooperativeres Verfahren zu befördern. Eine derartige Regelung sei nur im Sinne der Unternehmen, um von beschleunigten Betriebsprüfungen profitieren zu können.

    IKS und RMS

    Unabhängig davon gibt es bereits weitreichende Regelungen, die ein Tax CMS bedingen, z. B. das Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität (FISG), das erstmalig eine gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung internen Kontrollsystems (IKS) und eines entsprechenden Risikomanagementsystems (RMS) für börsennotierte Aktiengesellschaften betont. Der Bereich Steuern ist integraler Bestandteil dieser Systeme. Aber auch im Rahmen des immer wichtiger werdenden ESG-Reportings (Environment, Social, Governance) dürfen Steuerthemen nicht mehr stiefmütterlich behandelt werden. Bei ESG-Themen sind Steuerrisiken gleichzeitig Reputationsrisiken, die sich kein Unternehmen mehr leisten kann. Unternehmen müssen in der Lage sein, ihren internen und externen Stakeholdern nachzuweisen, dass die definierten Steuerprozesse und steuerlichen Kontrollen wirksam sind.

Co-Autor: Philipp Pinto Sobral

Fazit

Durch Schaffung einer ganzheitlichen Tax-CMS-Dokumentation, die unternehmensweit zur Verfügung steht, und durch die zentrale Überwachung und Auswertung der Kontrollaktivitäten kann mithilfe von SAP Signavio ein angemessenes und wirksames Tax CMS effizient etabliert werden, das die steigenden regulatorischen Anforderungen bestmöglich erfüllt. Wichtig ist hierbei, dass die steuerrelevanten Geschäftsprozesse ausreichend transparent dokumentiert, die steuerlichen Risiken systematisch in den jeweiligen Prozessen identifiziert und die Kontrollen im Rahmen einer stimmigen Tax CMS Governance eingebettet werden. EY bietet als SAP-Partner einen speziell hierauf angepassten Beratungsansatz, der einen schnellen Einstieg und eine effiziente Projektdurchführung ermöglicht.

Über diesen Artikel

Pascal Raatz
Von Pascal Raatz

Partner, Business Tax Services, EY Tax GmbH Steuerberatungsgesellschaft I Deutschland

Steht für die praktische Umsetzbarkeit von Lösungsansätzen. Lebt mit seiner Familie in Wiesbaden. Ist passionierter Läufer und Mountainbiker.

Verwandte Themen Tax & Law Magazine Steuerberatung
Gefällt mir