Warum Outsourcing als strategische Alternative genutzt werden sollte

Outsourcing spielt bei der Gestaltung des zukünftigen Target Operating Model eine wichtige Rolle.

Wenn eigene Ressourcen zur Prozess- oder Programmentwicklung, zur Standardisierung und Automatisierung fehlen oder sich deren Aufbau als zu kostspielig oder zeitintensiv darstellt, ist Outsourcing für die Steuerabteilung ein wichtiger Baustein in der Zukunftsplanung. Oft ist es zielführender, für ausgewählte Aktivitäten mit externen Beratern zu kooperieren, um von bereits vorhandenen Prozessen, Technologien und Expertisen zu profitieren. Das EY-Angebot kann sich auf einzelne Steuerarten, Regionen und Aufgabengebiete beziehen. Derweil behält die Steuerabteilung weiterhin die Oberhoheit und kann ihre Ressourcen für strategische Aufgaben bündeln. Im Folgenden finden sich Beispiele für den Einsatz von Managed Services. Allen ist gemein, dass mit ihnen steuerliche Fachinhalte mit Technologie verschmelzen. Nur so können steuerliche Daten schnell gesammelt, verarbeitet, aufbereitet und weitergeleitet werden. Mit Blick auf die sich rasant weiterentwickelnden regulatorischen und technologischen Anforderungen sind steuerliche Risiken zu groß, um den Status quo zu bewahren.

Viele Unternehmen kommen daher zu dem Ergebnis, für ausgewählte Aktivitäten mit externen Beratern zu kooperieren und Aktivitäten oder ganze Bereiche auszulagern, um dadurch die beträchtlichen Investitionen in Technologie, Mitarbeiter und Prozesse auf mehrere Schultern zu verteilen. Ebenfalls in Anlehnung an vergleichbare IT-Projekte wird dadurch der Aufwand für Standardisierung und Automatisierung aus dem operativen Geschäft ausgelagert.

Andere Länder, andere (Steuer-)Regeln

Schon mit den Steuergesetzen eines Landes Schritt zu halten ist eine Herausforderung. Die Aufgabe wächst exponentiell mit der Zahl der involvierten Länder. Hier bietet es sich an, auf die bereits optimierten Prozesse eines Serviceanbieters für Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuerklärungen und Tax Reportings zurückzugreifen.

Anzeigepflichten

Seit Juli 2020 sind grenzüberschreitende Steuergestaltungen zu melden. Doch von einer einheitlichen Umsetzung sind die EU-Staaten weit entfernt. Detailabweichungen haben jedoch unmittelbare Konsequenzen, weil von jeder meldepflichtigen grenzüberschreitenden Steuergestaltung immer mindestens zwei Staaten betroffen sind. Es ist daher ratsam, sich zumindest mit einer Tool-Lösung (z. B. MDR Web von EY) zu befassen und sich zwischenzeitlich Know-how an Bord zu holen – oder gleich den kompletten Meldeprozess auszulagern.

Mobile Mitarbeiter

Mit Mobile Talent Operate (MTO) erschafft EY gerade gemeinsam mit verschiedenen Kunden ein technologiegestütztes Mobilitätsprogramm, das den neuen Anforderungen an Mitarbeiterbewegungen gerecht wird und auf die zunehmende Flexibilisierung der Arbeit reagiert. Die HR- und die Steuerverantwortung erhalten im Gegenzug transparente Daten innerhalb eines Managed Ecosystem zu sämtlichen hier relevanten Bereichen: Global Immigration, Payroll, Assignment Services, Insurance/Relocation-Services und vielen mehr. Das reduziert nicht nur den eigenen Zeit- und Kostenaufwand, sondern verschafft der Steuerabteilung auch die notwendige Option, in Spitzenzeiten zu skalieren.

Betriebsprüfung

Betriebsprüfungen sind oft langwierige und personalintensive Prozesse, von der Prüfungskoordinierung und Risikoeinschätzung bis zur Begleitung von Joint Audits und Verständigungsverfahren. Daher kann es sinnvoll sein, zumindest die organisatorische und inhaltliche Koordinierung von Betriebsprüfungen auszulagern. EY bietet Tax Audit and Controversy als Managed Service an: ein standardisiertes Reporting und Tracking von Steuerkontroversen, ein zentrales Repository der laufenden und abgeschlossenen Steuerprüfungen eines Unternehmens sowie maßgeschneiderte Dashboards, die Prüfungsrisiken aufzeigen. Echtzeitanalysen zeigen Prüfungsfortschritte, Fälligkeitstermine und Feststellungen.

Nicht nur Tax, auch für Law: Vertragsmanagement

Welche Risiken bestehen in unseren Verträgen? Haben wir direkten und schnellen Zugriff auf unsere Verträge, um solche Analysen durchzuführen? Legal Services unterstützen Rechtsabteilungen im Vertragsmanagement bei der Vertrags- und Prozessstandardisierung, um die Flut von Verträgen zu bewältigen. Dazu gehören u. a. eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten von Verträgen, der schnelle und jederzeitige Zugriff auf alle Verträge, die Vermeidung von Vertragsrisiken und Vertragsstrafen, die Einhaltung von Obligationen und der Erhalt des kompletten Vertragsinhalts und -werts.

Exportkontrollaufgaben

Bei der Ausfuhr müssen Unternehmen viele Vorschriften beachten. Die korrekte Einstufung von Waren, Software und Technologie ist die Basis einer zuverlässigen Exportkontrollorganisation. Auch sind alle Geschäftspartner regelmäßig gegen anwendbare Sanktionslisten abzugleichen. Das ist angesichts von hohen Datenvolumina, Kapazitäts- und Ressourcenengpässen und komplexen technischen Fragestellungen in der Unternehmenspraxis nicht einfach. Zu den Vorteilen einer Auslagerung von Exportkontrollaufgaben zählen einheitliche Standards, Geschwindigkeit und Effizienz, Nutzung von Synergien, Unabhängigkeit vom Ausfall oder von einem Wechsel interner Know-how-Träger, Minimierung von Strafbarkeits- und Bußgeldrisiken, Nutzung von Datenanalysen und vor allem Kapazitätsgewinn für wesentliche, strategische Themen. Gerade im Bereich der indirekten Steuern gibt es vielfältige Entwicklungen, hochadministrative Prozesse zwischenzeitlich oder gänzlich in standardisierbare und dann eben auch automatisierbare Prozesse zu überführen.

Wenn Technologie auf Expertise trifft

Beteiligungsmanagement

Bei Beteiligungen sind Gesellschaftsbeschlüsse zu überwachen und zu dokumentieren. Häufig ist das Beteiligungsmanagement noch nicht als zentrale Unternehmensaufgabe erkannt, und so werden Teilaufgaben unkoordiniert von verschiedenen Abteilungen wahrgenommen. Es muss nicht gleich eine vierstellige Zahl von Tochtergesellschaften in über 100 Ländern sein, um das Beteiligungsmanagement zur Qual zu machen. Neben der bloßen Verwaltung von Anteilen und damit verbundener Aufgaben eignen sich für ein Outsourcing auch Aufgaben wie die Berechnung von Wertbeiträgen einzelner Tochterunternehmen bis hin zum Management von Gewinnabführungsverträgen, gewährten Darlehen oder Kosten bei Akquisitionen.

Die CBAM

Mit der geplanten CO2-Grenzausgleichsabgabe (kurz CBAM für Carbon Border Adjustment Mechanism, EU Green Deal) wird von den Unternehmen eine enorme Expertise abverlangt. Schon jetzt geht es darum, die Grundlagen für eine Messung des CO2-Fußabdrucks auf allen Produktionsstufen zu schaffen, damit rechtzeitig Reporting-Know-how aufgebaut werden kann. Dieses Wissen ist in vielen Unternehmen nicht vorhanden. Gleichzeitig bietet es sich an, dies im Einklang mit der grünen Transformation des Gesamtunternehmens zu forcieren. Es zeichnen sich bereits klare Linien ab, die eine frühe Vorbereitung auf das Thema CBAM erfordern. Zeitnah ist mit einem legislativen Vorschlag zur konkreten Ausgestaltung der Maßnahmen seitens der EU-Kommission zu rechnen. Unternehmen sollten sich bemühen, ihren CO2-Fußabdruck zu ermitteln und eine solide interne CO2-Kostenrechnung aufzusetzen. Die CO2-Intensität wird mittelfristig in vielen Branchen nicht nur eine Frage der Nachhaltigkeitsphilosophie, sondern aufgrund höherer Bau- und Produktionsstandards, höherer Abgaben (wie CBAM) und des Zertifikatehandels zu einem harten finanziellen Wettbewerbskriterium.

Grundsteuer

Im Zuge der Grundsteuerreform sind mehr als 35 Millionen Grundstücke neu zu bewerten und zu veranlagen. Teilweise nutzen Bundesländer eine Öffnungsklausel und legen eigene Regeln fest. Steuerpflichtige sollten jetzt bereits mit den Vorbereitungen zur Datenaufbereitung beginnen, damit die Daten dann in strukturierter Form vorliegen und sie ggf. ihre wirtschaftlichen Einheiten unter steuerlichen Gesichtspunkten neu justieren können. Die Auswahl eines geeigneten Tools (z. B. PropEY) und die Anbindung an existierende Systeme und Prozesse stehen im Vordergrund.